Wynajem długoterminowy a wyjazd za granicę - wszystko co trzeba wiedzieć

Często zdarza się, że w związku z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej konieczny jest wyjazd za granicę w celach służbowych. Zwykle bliskie kraje odwiedza się, podróżując samochodem z floty firmowej, a tę zaś mogą tworzyć samochody wynajęte długoterminowo. Czy można więc wyjechać za granicę wypożyczonym samochodem? Jakie dokumenty są niezbędne do zagranicznej podróży i o czym należy pamiętać, planując wyjazd służbowy poza granice kraju?

Na czym polega długoterminowy wynajem auta?

Wynajem długoterminowy to popularny sposób na finansowanie floty firmowej. W jego ramach wypożyczalnia samochodów udostępnia pojazd do użytku przedsiębiorcy lub jego pracowników w zamian za miesięczne stałe opłaty. Raty obejmują zarówno opłatę za użytkowanie samochodu, jak i wybrane usługi dodatkowe, takie jak regularne przeglądy i naprawy, wymiana opon, dostęp do kart paliwowych, ubezpieczenie pojazdu, czy dostarczenie samochodu zastępczego, gdy zajdzie taka potrzeba.

Czas trwania umowy najmu to co najmniej 6 miesięcy. Przy podpisywaniu dokumentów ustalany jest także maksymalny limit kilometrów, jaki może pokonać kierowca w czasie trwania umowy. Co ważne, rata za wypożyczenie auta może zostać wpisana jako koszt uzyskania przychodu, a sama wysokość opłaty jest niezmienna. Gwarantuje to płynność finansową przedsiębiorstwa i umożliwia dokładne zaplanowanie miesięcznych wydatków w firmie.

Jak wynająć samochód do firmy?

Aby skorzystać z usługi wynajmu długoterminowego i powiększyć flotę firmową o nowe pojazdy, należy skontaktować się z dostawcą usług Car Fleet Management. Jeśli poszukujesz firmy zajmującej się wynajmem pojazdów dowolnej marki oraz zapewniającej usługi doradcze i serwisowe przez cały okres trwania umowy, wybierz Alphabet Polska. 

Wyjazd za granicę wynajętym samochodem - czy to możliwe?

Przedsiębiorcy, którzy świadczą swoje usługi na szeroką skalę, często muszą pojawić się w innym kraju na spotkaniu służbowym, szkoleniu lub w celu odebrania ważnych dokumentów. Podobnie jest z pracownikami firmy - niejednokrotnie zdarza się, że wyjazd służbowy poza granice kraju jest nieunikniony i konieczny. W przypadku gdy firma korzysta z usługi wynajmu długoterminowego, podstawowym środkiem transportu za granicę jest właśnie wypożyczony samochód.

Wyjazd do innego kraju wynajętym pojazdem jest dozwolony, jednak każdorazowa podróż za granicę powinna zostać skonsultowana z opiekunem firmowej floty. Ma to związek przede wszystkim z dokumentami ubezpieczeniowymi, które należy mieć przy sobie podczas wyjazdu poza Polskę.

Wypożyczenie samochodu a wyjazd zagraniczny - co należy wiedzieć?

Planując podróż za granicę, konieczne jest dopełnienie kilku formalności i upewnienie się, że pojazd jest dostosowany do dłuższego wyjazdu. O czym więc należy pamiętać?

Dokumenty niezbędne przy podróży

W przypadku podróży za granicę wynajętym autem należy mieć przy sobie upoważnienie od wypożyczalni samochodów, z której pochodzi pojazd. Zwykle można się ubiegać o dokument na około 7 dni przed planowaną podróżą. Ponadto należy zadbać o wyrobienie Zielonej Karty - dokumentu, który potwierdza za granicą, że kierujący posiada w Polsce ważne ubezpieczenie OC. Mapa, na której zaznaczone są kraje wymagające dokumentu, znajduje się na stronie Polskiego Biura Ubezpieczycieli Komunikacyjnych.

Ponadto należy pamiętać o zabraniu ze sobą podstawowych dokumentów, tj. prawa jazdy, dowodu osobistego, czy karty kredytowej, a także osobnego potwierdzenia posiadania ubezpieczenia (w przypadku gdy nie zaistniała potrzeba wyrabiania Zielonej Karty).

Wynajem samochodu a ubezpieczenie za granicą

Podstawowe ubezpieczenie zawarte w racie czynszu za wynajem obowiązuje w ramach krajów Unii Europejskiej. Jeśli użytkownik pojazdu ma zamiar przejeżdżać przez kraje takie jak Białoruś, Rosja, Ukraina, czy Mołdawia, konieczne jest dodatkowe ubezpieczenie AC i OC ze względu na wysokie ryzyko kradzieży pojazdu. Doubezpieczenie jest kalkulowane indywidualnie, a najemca musi wyrazić pisemną (mailową) zgodę na pokrycie kosztów usługi.

Kolizja za granicą wypożyczonym autem

W przypadku zaistnienia szkody lub kolizji poza Polską konieczne jest zgłoszenie się do działu wsparcia w firmie wynajmującej pojazd i omówienie szczegółów zdarzenia. Wszystkie rachunki za świadczenia wykonane za granicą Polski powinny zostać uregulowane przez kierującego (należy zadbać, aby faktura została wystawiona na firmę), a po jego powrocie do kraju następuje rozliczenie maksymalnie do wysokości kosztów, które należałoby ponieść w podobnej sytuacji w Polsce.

Konieczne przeglądy i naprawy

Przy wynajmie samochodu należy także dbać o niezbędne przeglądy pojazdu i naprawianie usterek. Jeśli zbliża się data planowanego przeglądu (+/- 30 dni, +/- 500 km), koszt usługi poniesie firma wynajmująca. Warto jednak zaznaczyć, że jeśli przegląd był wykonywany niedawno, przed długą podróżą można wykonać badanie „na wszelki wypadek”. Wówczas koszt za usługę ponosi użytkownik auta lub firma, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości, za naprawę zapłaci wypożyczalnia pojazdów.

Wynajem samochodów na zagraniczny wyjazd - Podsumowanie

Wyjazd za granicę wynajętym autem służbowym jest możliwy, jednak należy pamiętać o dopełnieniu kilku formalności. Przede wszystkim konieczne jest uzyskanie upoważnienia do użytkowania pojazdu poza granicami kraju, a także wyrobienie Zielonej Karty (gdy jest ona niezbędna) i wzięcie ze sobą potwierdzenia posiadania ważnego ubezpieczenia OC. Warto także zapoznać się z zasadami postępowania w przypadku kolizji za granicą, a w przypadku niejasności warto skontaktować się z Działem Obsługi Klienta wypożyczalni.

W przypadku wyjazdu samochodem poza granice Polski, należy z wyprzedzeniem 7 dni wysłać na adres uslugi@alphabet.pl wniosek o zgodę (upoważnienie) do wyjazdu, podając 

• numer rejestracyjny pojazdu
• dane kierowcy (imię, nazwisko, adres)
• kraje przejazdowe oraz docelowy planowanej podróży. 

Powyższe dane pozwolą przygotować dla Ciebie dokumenty niezbędne do podróży zagranicznej (np. zieloną kartę, ewentualne odpłatne doubezpieczenie samochodu, upoważnienie do użytkowania auta poza granicami Polski).

Rekomendujemy, aby niezbędne przeglądy i naprawy zostały wykonane przed planowaną podróżą zagraniczną. 

Informujemy, że koszty obsługi serwisowej i napraw pojazdu wykonywanych poza granicami Polski muszą zostać uregulowane bezpośrednio przez użytkownika auta. Rozliczenie poniesionych wydatków pomiędzy leasingobiorcą a Alphabet Polska nastąpi maksymalnie do wysokości kosztów adekwatnej obsługi/naprawy w Polsce na podstawie rachunków wystawionych na leasingobiorcę.