Polityka ochrony danych osobowych

Informacja o ochronie danych osobowych

Alphabet Polska Fleet Management 

Oczekiwania naszych potencjalnych i obecnych klientów a także innych użytkowników pojazdów objętych umową z nami co wysokich standardów naszych usług stanowią główną wytyczną naszych działań, których celem jest nawiązanie i utrzymywanie trwałych relacji biznesowych. Jednym z najistotniejszych aspektów tych relacji jest zachowanie poufności i integralności danych osobowych przez nas przetwarzanych. Celem niniejszej klauzuli „Informacja o ochronie danych osobowych” jest opis działań podejmowanych przez nas w zakresie zapewniania zgodności z obowiązującymi normami w zakresie ochrony danych osobowych.

Na potrzeby niniejszej klauzuli, określenia takie jak "dane osobowe", "administrator danych", "przetwarzanie" oraz "administrator" będą miały znaczenie takie jak przyjęte w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; zwanym dalej „RODO")

Zmiany w klauzuli

Alphabet może modyfikować lub aktualizować niniejszą klauzulę w razie potrzeby, aby odzwierciedlić opinie klientów i zmiany w naszych produktach i usługach.  Jeśli wprowadzimy zmiany, zaktualizujemy także datę "ostatniej aktualizacji" na górze tej strony. W przypadku istotnych zmian w klauzuli lub w sposobie, w jaki Alphabet Polska wykorzystuje dane osobowe, poinformujemy Cię, publikując powiadomienie o takich zmianach, zanim do nich dojdzie, lub wysyłając bezpośrednio powiadomienie. Zachęcamy do regularnego przeglądania tej strony, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Alphabet Polska używa i chroni dane osobowe.

Z poniższych sekcji, dowiedzą się Państwo, w jaki sposób zbieramy, przetwarzamy i wykorzystujemy dane osobowe naszych klientów i potencjalnych klientów.

Data ostatniej aktualizacji: 21 października 2024 r.

Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych podanych w związku ze współpracą z nami polegającą w szczególności na: korzystaniu z pojazdu objętego naszymi usługami, korzystaniu z naszych stron internetowych lub podanych w formularzu dostępnym na tych stronach jest Alphabet Polska Fleet Management Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wołoskiej 22a, 02-675 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem 0000032610 posiadająca NIP 5262544241, z kapitałem zakładowym 75 189 500,00 zł (zwana dalej: Alphabet Polska).

Klikając w linki zamieszczone na stronie Alphabet Polska może Pani/Pan zostać przekierowana/y do stron internetowych lub serwisów podmiotów trzecich i tym samym znajdującą się poza jakąkolwiek pośrednią lub bezpośrednią kontrolą Alphabet Polska, w których proces przetwarzania, w tym gromadzenia danych osobowych odbywa się zgodnie z zasadami określonymi przez te podmioty np. w polityce ochrony prywatności właściwej dla tych usług lub aplikacji.

Jakie dane osobowe przetwarza i zbiera Alphabet Polska?

Alphabet Polska przetwarza następujące informacje o Pani/Panu:

• które poda Pani/Pan w celu zawarcia umowy z Alphabet Polska, w formularzu na naszej stronie internetowej, w formularzu zgłoszenia szkody lub w odpowiedzi na nasze działania z zakresu marketingu bezpośredniego lub badania satysfakcji z naszych usług: tj. imię, nazwisko, firma, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu, informacje o uprawnieniach do kierowania pojazdami, informacja ze zdarzenia szkodowego, opinia dotycząca naszych usług, treść żądania lub zapytania, a także dane uzyskane od Pani/Pana w wyniku wykonania Pani/Pana żądania lub zapytania
• uzyskane od osób trzecich, którymi są: zakład ubezpieczeń przekazujący informację o sposobie lub zakresie likwidacji szkody, dostawca pojazdu przekazujący informację o miejscu i terminie dostarczenia pojazdu, nasz partner, który realizuje usługę dotyczącą użytkowanego pojazdu objętego umową z nami, warsztat blacharski organizujący naprawę pojazdu po jego uszkodzeniu. Podmioty te przekazują nam następujące dane: imię, nazwisko, firma, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu, sposób załatwienia szkody i dokonania naprawy, miejsce i czas odbioru przygotowanego pojazdu, lokalizację pojazdu (o ile został zamontowany system typu GPS) w sytuacji zgłoszenia kradzieży lub konieczności dochodzenia roszczeń, informacje zawarte w treści zapytania lub żądania.

Skąd pochodzą dane osobowe przetwarzane przez Alphabet Polska?

Alphabet Polska przetwarza dane osobowe podane bezpośrednio przez Panią/Pana, podane przez Pani/Pana pracodawcę w związku z realizacją umowy leasingu (lub innej łączącej nas umowy z Pani/Pana pracodawcą) lub likwidacją szkody dotyczącej pojazdu objętego umową, a także otrzymane od osób trzecich takich jak importerzy, dystrybutorzy pojazdów, warsztaty samochodowe, zakłady ubezpieczeń.

Transfery danych do Państw Trzecich (poza EOG) i sposób ich ochrony

Dane mogą zostać przekazane przez podmioty działające na zlecenie Alphabet Polska dalszym podmiotom z siedzibami poza Europejskim Obszarem Gospodarczym w szczególności w Stanach Zjednoczonych Ameryki Północnej. Alphabet Polska danych dołożył należytej staranności, aby zagwarantować odpowiednie zabezpieczenia danych bez względu na miejsce przetwarzania.  Szczegółowych informacji w zakresie transferów danych poza Europejski Obszar Gospodarczy udziela inspektor ochrony danych.

Jak Alphabet Polska przetwarza Pani/Pana dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu komunikacji w związku z przesłaniem: zapytania ofertowego, reklamacji, pytania odnośnie bieżącej obsługi pojazdów objętych umową z nami, zapytania o upoważnienie do wyjazdu zagranicznego, pytania o dostawę lub odbiór pojazdu, zgłoszenia szkody, dla celów wykonania działań na skutek przesłanych pytań, badania satysfakcji użytkownika pojazdu, w celu realizacji łączącej Panią/Pana umowy z Alphabet Polska, w celu marketingu własnych produktów i usług Alphabet Polska (w szczególności w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego, w tradycyjnej formie listowej, jak również drogą e-mailową oraz telefoniczną [pod warunkiem wyrażenia przez Panią/Pana odpowiednich zgód na wykorzystanie adresu mailowego lub telefonu]) oraz w celach analitycznych, statystycznych, archiwalnych, rozliczenia wykonania obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych, dochodzenia lub obrony roszczeń, w oparciu o prawnie uzasadniony interes, a gdzie to konieczne, także o zgodę.

Alphabet Polska korzysta też z usługi Matomo świadczonej przez stworzoną przez InnoCraft Ltd. Matomo korzysta z plików cookie, które mają postać plików tekstowych instalowanych na twardym dysku Pani/Pana urządzenia końcowego, aby umożliwić analizę sposobu posługiwania się tym serwisem internetowym przez użytkowników. Informacje generowane przez tego rodzaju ciasteczka (m.in. adres IP) są gromadzone i przechowywane przez Matomo na serwerach zlokalizowanych w na terenie Unii Europejskiej w celu oceny formy korzystania ze strony. Na podstawie tych danych tworzone są raporty aktywności na potrzeby administratorów serwisu.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z używaniem plików cookie znajdują się w Polityce plików cookie.

Podanie danych jest wymogiem Alphabet Polska wyłącznie w zakresie niezbędnym do umożliwienia Pani/Panu skontaktowania się z Alphabet Polska i złożenia swojego zapytania lub żądania lub zawarcia i wykonania umowy. Jeśli nie poda nam Pani/Pan swoich danych umożliwiających skontaktowanie się z Panią/Panem, Alphabet Polska nie będzie miała możliwości wykonania Pani/Pana prośby lub żądania. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.

 

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe tylko, jeżeli jest to zgodne z obowiązującym prawem. Poniżej przytaczamy cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych, które stanowią jedynie przykładową listę:

• Zgoda (art. 6 par. 1 lit. a) oraz art. 7 RODO) – jedynie gdy wyraziła/ł Pani/Pan swoją zgodę w sposób dobrowolny i poprzez swoje aktywne działanie. Może Pani/Pan odwołać udzieloną zgodę w dowolnym czasie, jednakże to odwołanie nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, które miało miejsce przed jej odwołaniem.
• Wykonanie umowy/podjęcie czynności zmierzających do wykonania umowy (art. 6 par. 1 lit. b) RODO).
• Realizacja obowiązków nałożonych na Alphabet Polska przez obowiązujące prawo (art. 6 par. 1 lit. c) RODO) w szczególności obowiązków wynikających z ustawy z Ordynacja podatkowa, ustawy o rachunkowości, przepisów dotyczących sankcji.
• Realizacja uzasadnionych interesów Alphabet Polska (art. 6 par. 1 lit. f) – w szczególności w celu udzielenia odpowiedzi na Pani/Pana zapytanie, poprawy jakości świadczonych usług, marketingu własnych produktów i usług Alphabet Polska, wykrywania oszustw, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, dochodzenia roszczeń, egzekwowania praw przysługujących Alphabet Polska. Przetwarzanie na tej podstawie odbywa się po rozważeniu interesów i podstawowych praw i wolności przysługujących Pani/Panu w każdym indywidulanym przypadku.

Komu Alphabet Polska udostępnia Pani/Pana dane osobowe?

• Alphabet Polska może przekazywać Pani/Pana dane osobowe podmiotom realizującym zadania własne lub związane z wykonywaniem umów zawartych przez Alphabet Polska, tj. warsztatom samochodowym, firmom prowadzącym place depozytowe, firmom logistycznym, zakładom ubezpieczeń, agentom ubezpieczeniowym, dostawcom usług IT, dostawcom usług marketingowych oraz dealerom samochodowym współpracującym z Alphabet Polska, którymi Alphabet Polska posługuje się przy wykonywaniu umów, na podstawie odrębnych umów zawartych na piśmie, a ponadto podmiotom z Grupy BMW w wewnętrznych celach administracyjnych Grupy BMW. W każdym przypadku Alphabet Polska udostępnia dane podmiotom trzecim wyłącznie, gdy mają one podstawę prawną do ich przetwarzania, np. w związku z ubezpieczeniem pojazdów w danym zakładzie ubezpieczeń.
• Alphabet Polska może przekazać Pani/Pana dane osobowe także podmiotom realizującym zadania publiczne (w zakresie wykonywania przez nie tych zadań), w tych sytuacjach, gdy obowiązek taki będzie wynikał z przepisów prawa.
• Za uprzednią zgodą Pani/Pana, Alphabet Polska będzie także mógł udostępnić dane osobowe podmiotom z Grupy BMW w celach marketingowych tych podmiotów, w tym prezentowania produktów i usług oferowanych przez te podmioty.

Jakie uprawnienia przysługują Pani/Panu wobec przetwarzania danych przez Alphabet Polska?

Na gruncie RODO przysługują Pani/Panu następujące prawa: 

• prawo dostępu do danych (art. 15 RODO),
• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
• prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO),
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO), 
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO), 
• prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych (art. 7 ust. 3 RODO).

Uprawnienia te może Pani/Pan wykonać, gdy:

• w odniesieniu do żądania sprostowania danych: dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
• w odniesieniu do żądania usunięcia danych: dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez Alphabet Polska; cofnie Pani/Pan swoją zgodę na przetwarzanie danych; zgłosi Pani/Pan uprzednio sprzeciw wobec przetwarzania tych danych; dane są przetwarzane niezgodnie z prawem; dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
• w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: dane są nieprawidłowe – na okres pozwalający Alphabet Polska sprawdzić prawidłowość Pani/Pana danych; dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ale Pani/Pan nie będzie chciał/a, aby zostały usunięte; Pani/Pana dane nie są już potrzebne Alphabet Polska, ale mogą być potrzebne Pani/Panu do obrony lub dochodzenia roszczeń; lub Pani/Pan wniesie sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
• w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: przetwarzanie danych odbywa się na podstawie Pani/Pana zgody lub umowy zawartej z Panią/Panem oraz przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych przez Administratora narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie (00-193) przy ul. Stawki 2.

Skąd pochodzą dane osobowe przetwarzane przez Alphabet Polska?

Alphabet Polska przetwarza dane osobowe podane bezpośrednio przez Panią/Pana, podane przez Pani/Pana pracodawcę w związku z realizacją umowy leasingu (lub innej łączącej nas umowy) lub likwidacją szkody dotyczącej pojazdu objętego umową, a także otrzymane od osób trzecich takich jak importerzy, dystrybutorzy pojazdów, warsztaty samochodowe, zakłady ubezpieczeń w zakresie wskazanym w sekcji „Jakie dane osobowe przetwarza i zbiera Alphabet Polska?” powyżej.

Jak Alphabet Polska chroni Pana/Pani dane osobowe?

Alphabet Polska korzysta z różnych narzędzi w celu zapewnienia bezpieczeństwa Pani/Pana danych osobowych takich jak szyfrowanie czy narzędzia weryfikacji zgodne z obecnym stanem techniki, aby chronić i utrzymywać bezpieczeństwo, integralność i dostęp do danych.

Nie możemy zagwarantować 100% ochrony przeciwko nieautoryzowanemu dostępowi w przypadku transferu danych przez Internet i w obrębie strony internetowej, ale możemy zapewnić, że my, jak i nasi partnerzy oraz dostawcy usług, dokładają najwyższych starań, aby chronić Pani/Pana dane osobowe, w zgodzie obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych, za pomocą środków fizycznych, elektronicznych oraz innych środków bezpieczeństwa przetwarzania, jakie wynikają z obecnego stanu techniki. Między innymi, używamy:

• autoryzacji dostępu do Pani/Pana danych, zgodnie z zasadą „need-to-know” (tj. dostępu w oparciu o zasadę wiedzy koniecznej,
• system ochrony IT Firewall, aby zapewnić ochronę przeciwko nieautoryzowanemu dostępowi, na przykład przez hakerów,
• stałego monitorowania dostępu do systemów IT, w celu wykrycia i zapobiegania niewłaściwemu użyciu danych osobowych.

Jeśli otrzymał/a Pani/Pan od nas hasło i uzyskał/a Pani/Pan dostęp do określonych obszarów naszej strony internetowej lub innych portali, aplikacji, usług, którymi dysponujemy, jest Pani/Pan odpowiedzialna/y za zachowanie tajemnicy swojego hasła oraz jego zgodności ze wszystkimi procedurami bezpieczeństwa, z którymi został/a Pani/Pan przez nas zapoznana/y. W szczególności prosimy Panią/Pana o nieprzekazywanie hasła osobom trzecim.

Jak długo Alphabet Polska będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane tak długo jak pomiędzy Alphabet Polska a Panią/Panem lub Alphabet a podmiotem, od którego dostał on Pani/Pana dane osobowe (w szczególności pracodawcy lub zleceniodawcy) będzie istniał stosunek prawny. 

Po ustaniu tego stosunku, Alphabet Polska będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe tak długo jak będą na to pozwalały odpowiednie przepisy prawa, w szczególności nakładające obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej i księgowej oraz w zakresie przedawnienia roszczeń.

Przy ustaleniu okresu przetwarzania danych Alphabet Polska będzie brał także pod uwagę oczekiwania właściwego organu ds. ochrony danych osobowych.

Jak może się Pani/Pan skontaktować z Alphabet Polska?

Alphabet Polska wyznaczył Inspektora Ochrony Danych - Aleksandra Chrzanowska, adres e-mail: daneosobowe@alphabet.pl 

Administrator powołał również zastępcę Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod tym samym adresem e-mail. W celu realizacji praw przysługujących Pani/Panu zgodnie z powyższą informacją, w tym wycofania udzielonych zgód na przetwarzanie danych osobowych, oraz w jakichkolwiek innych sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy o kontakt z Alphabet Polska pod numerem telefonu +48 22 820 55 55 lub adres e-mail: kontakt@alphabet.pl lub z Inspektorem Ochrony Danych pod numerem telefonu +48 22 820 56 01 lub adres e-mail: daneosobowe@alphabet.pl