blog-deusing-oo-canvas-keyvisual

Polityka ochrony danych osobowych

Informacja o ochronie danych osobowych

Alphabet Polska Fleet Management 

Oczekiwania naszych potencjalnych i obecnych klientów a także innych użytkowników pojazdów objętych umową z nami co wysokich standardów naszych usług stanowią główną wytyczną naszych działań, których celem jest nawiązanie i utrzymywanie trwałych relacji biznesowych. Jednym z najistotniejszych aspektów tych relacji jest zachowanie poufności i integralności danych osobowych przez nas przetwarzanych. Celem niniejszej klauzuli „Informacja o ochronie danych osobowych” jest opis działań podejmowanych przez nas w zakresie zapewniania zgodności z obowiązującymi normami w zakresie ochrony danych osobowych.

Na potrzeby niniejszej klauzuli, określenia takie jak "dane osobowe", "administrator danych", "przetwarzanie" oraz "administrator" będą miały znaczenie takie jak przyjęte w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; zwanym dalej „RODO")

Zmiany w klauzuli

Alphabet może modyfikować lub aktualizować niniejszą klauzulę w razie potrzeby, aby odzwierciedlić opinie klientów i zmiany w naszych produktach i usługach.  Jeśli wprowadzimy zmiany, zaktualizujemy także datę "ostatniej aktualizacji" na górze tej strony. W przypadku istotnych zmian w klauzuli lub w sposobie, w jaki Alphabet Polska wykorzystuje dane osobowe, poinformujemy Cię, publikując powiadomienie o takich zmianach, zanim do nich dojdzie, lub wysyłając bezpośrednio powiadomienie. Zachęcamy do regularnego przeglądania tej strony, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Alphabet Polska używa i chroni dane osobowe.

Z poniższych sekcji, dowiedzą się Państwo, w jaki sposób zbieramy, przetwarzamy i wykorzystujemy dane osobowe naszych klientów i potencjalnych klientów.

Data ostatniej aktualizacji: 1 grudnia 2023 r.

Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych podanych w związku ze współpracą z nami polegającą w szczególności na: korzystaniu z pojazdu objętego naszymi usługami, korzystaniu z naszych stron internetowych lub podanych w formularzu dostępnym na tych stronach jest Alphabet Polska Fleet Management Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wołoskiej 22a, 02-675 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem 0000032610 posiadająca NIP 5262544241, z kapitałem zakładowym 75 189 500,00 zł (zwana dalej: Alphabet Polska).

Jeżeli wyrazi Pani/Pan zgodę dane osobowe mogą zostać udostępnione do BMW Vertriebs GmbH sp. z o.o. Oddział w Polsce z siedzibą przy ul. Wołoskiej 22A, 02-675 Warszawa wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem 0000363068 posiadająca NIP 1070016886, która w takim przypadku będzie administratorem Pani/Pana danych osobowych wykorzystywanych w celach marketingowych.

Klikając w linki zamieszczone na stronie Alphabet Polska może Pani/Pan zostać przekierowana/y do stron internetowych lub serwisów podmiotów trzecich i tym samym znajdującą się poza jakąkolwiek pośrednią lub bezpośrednią kontrolą Alphabet Polska, w których proces przetwarzania, w tym gromadzenia danych osobowych odbywa się zgodnie z zasadami określonymi przez te podmioty np. w polityce ochrony prywatności właściwej dla tych usług lub aplikacji.

Jakie dane osobowe przetwarza i zbiera Alphabet Polska?

Alphabet Polska przetwarza następujące informacje o Pani/Panu:

  • które poda Pani/Pan w formularzu na naszej stronie internetowej, w formularzu zgłoszenia szkody lub w odpowiedzi na nasze działania z zakresu marketingu bezpośredniego lub badania satysfakcji z naszych usług: tj. imię, nazwisko, firma, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu, informacje o uprawnieniach do kierowania pojazdami, informacja ze zdarzenia szkodowego, opinia dotycząca naszych usług, treść żądania lub zapytania, a także dane uzyskane od Pani/Pana w wyniku wykonania Pani/Pana żądania lub zapytania
  • uzyskane od osób trzecich, którymi są: zakład ubezpieczeń przekazujący informację o sposobie lub zakresie likwidacji szkody, dostawca pojazdu przekazujący informację o miejscu i terminie dostarczenia pojazdu, nasz partner, który realizuje usługę dotyczącą użytkowanego pojazdu objętego umową z nami, warsztat blacharski organizujący naprawę pojazdu po jego uszkodzeniu. Podmioty te przekazują nam następujące dane: imię, nazwisko, firma, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu, sposób załatwienia szkody i dokonania naprawy, miejsce i czas odbioru przygotowanego pojazdu, lokalizację pojazdu (o ile został zamontowany system typu GPS) w sytuacji zgłoszenia kradzieży lub konieczności dochodzenia roszczeńinformacje zawarte w treści zapytania lub żądania.

Skąd pochodzą dane osobowe przetwarzane przez Alphabet Polska?

Alphabet Polska przetwarza dane osobowe podane bezpośrednio przez Panią/Pana, podane przez Pani/Pana pracodawcę w związku z realizacją umowy leasingu (lub innej łączącej nas umowy z Pani/Pana pracodawcą) lub likwidacją szkody dotyczącej pojazdu objętego umową, a także otrzymane od osób trzecich takich jak importerzy, dystrybutorzy pojazdów, warsztaty samochodowe, zakłady ubezpieczeń w zakresie wskazanym w pkt II powyżej.

Jak Alphabet Polska przetwarza Pani/Pana dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu komunikacji w związku z przesłaniem: zapytania ofertowego, reklamacji, pytania odnośnie bieżącej obsługi pojazdów objętych umową z nami, zapytania o upoważnienie do wyjazdu zagranicznego, pytania o dostawę lub odbiór pojazdu, zgłoszenia szkody, dla celów wykonania działań na skutek przesłanych pytań, badania satysfakcji użytkownika pojazdu, w celu realizacji łączącej Panią/Pana umowy z Alphabet Polska, w celu marketingu własnych produktów i usług Alphabet Polska (w szczególności w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego, w tradycyjnej formie listowej, jak również drogą e-mailową oraz telefoniczną [pod warunkiem wyrażenia przez Panią/Pana odpowiednich zgód na wykorzystanie adresu mailowego lub telefonu]) oraz w celach analitycznych, statystycznych, archiwalnych, rozliczenia wykonania obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych, dochodzenia lub obrony roszczeń, w oparciu o prawnie uzasadniony interes, a gdzie to konieczne, także o zgodę.

Alphabet Polska korzysta też z usługi Matomo świadczonej przez stworzoną przez InnoCraft Ltd. Matomo korzysta z plików cookie, które mają postać plików tekstowych instalowanych na twardym dysku Pani/Pana urządzenia końcowego, aby umożliwić analizę sposobu posługiwania się tym serwisem internetowym przez użytkowników. Informacje generowane przez tego rodzaju ciasteczka (m.in. adres IP) są gromadzone i przechowywane przez Matomo na serwerach zlokalizowanych w na terenie Unii Europejskiej w celu oceny formy korzystania ze strony. Na podstawie tych danych tworzone są raporty aktywności na potrzeby administratorów serwisu.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z używaniem plików cookie znajdują się w Polityce plików cookie.

Podanie danych jest wymogiem Alphabet Polska wyłącznie w zakresie niezbędnym do umożliwienia Pani/Panu skontaktowania się z Alphabet Polska i złożenia swojego zapytania lub żądania lub zawarcia i wykonania umowy. Jeśli nie poda nam Pani/Pan swoich danych umożliwiających skontaktowanie się z Panią/Panem, Alphabet Polska nie będzie miała możliwości wykonania Pani/Pana prośby lub żądania. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.

 

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe tylko, jeżeli jest to zgodne z obowiązującym prawem. Poniżej przytaczamy cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych, które stanowią jedynie przykładową listę:

  • Zgoda (art. 6 par. 1 lit. a) oraz art. 7 RODO) – jedynie gdy wyraziła/ł Pani/Pan swoją zgodę w sposób dobrowolny i poprzez swoje aktywne działanie. Może Pani/Pan odwołać udzieloną zgodę w dowolnym czasie, jednakże to odwołanie nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, które miało miejsce przed jej odwołaniem.
  • Wykonanie umowy/podjęcie czynności zmierzających do wykonania umowy (art. 6 par. 1 lit. b) RODO).
  • Realizacja obowiązków nałożonych na Alphabet Polska przez obowiązujące prawo (art. 6 par. 1 lit. c) RODO) w szczególności obowiązków wynikających z ustawy z Ordynacja podatkowa, ustawy o rachunkowości..
  • Realizacja uzasadnionych interesów Alphabet Polska (art. 6 par. 1 lit. f) – w szczególności w celu udzielenia odpowiedzi na Pani/Pana zapytanie, poprawy jakości świadczonych usług, marketingu własnych produktów i usług Alphabet Polska, wykrywania oszustw, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, dochodzenia roszczeń, egzekwowania praw przysługujących Alphabet Polska. Przetwarzanie na tej podstawie odbywa się po rozważeniu interesów i podstawowych praw i wolności przysługujących Pani/Panu w każdym indywidulanym przypadku.

Komu Alphabet Polska udostępnia Pani/Pana dane osobowe?

  • Alphabet Polska może przekazywać Pani/Pana dane osobowe podmiotom realizującym zadania własne lub związane z wykonywaniem umów zawartych przez Alphabet Polska, tj. warsztatom samochodowym, firmom prowadzącym place depozytowe, firmom logistycznym, zakładom ubezpieczeń, agentom ubezpieczeniowym, dostawcom usług IT, dostawcom usług marketingowych oraz dealerom samochodowym współpracującym z Alphabet Polska, którymi Alphabet Polska posługuje się przy wykonywaniu umów, na podstawie odrębnych umów zawartych na piśmie, a ponadto podmiotom z Grupy BMW w wewnętrznych celach administracyjnych Grupy BMW. W każdym przypadku Alphabet Polska udostępnia dane podmiotom trzecim wyłącznie, gdy mają one podstawę prawną do ich przetwarzania, np. w związku z ubezpieczeniem pojazdów w danym zakładzie ubezpieczeń.
  • Alphabet Polska może przekazać Pani/Pana dane osobowe także podmiotom realizującym zadania publiczne (w zakresie wykonywania przez nie tych zadań), w tych sytuacjach, gdy obowiązek taki będzie wynikał z przepisów prawa.
  • Za uprzednią zgodą Pani/Pana, Alphabet Polska będzie także mógł udostępnić dane osobowe podmiotom z Grupy BMW w celach marketingowych tych podmiotów, w tym prezentowania produktów i usług oferowanych przez te podmioty.

Jakie uprawnienia przysługują Pani/Panu wobec przetwarzania danych przez Alphabet Polska?

Na gruncie RODO przysługują Pani/Panu następujące prawa: 

  • prawo dostępu do danych (art. 15 RODO),
  • prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
  • prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO),
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
  • prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO), 
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO), 
  • prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych (art. 7 ust. 3 RODO).

Uprawnienia te może Pani/Pan wykonać, gdy:

  • w odniesieniu do żądania sprostowania danych: dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
  • w odniesieniu do żądania usunięcia danych: dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez Alphabet Polska; cofnie Pani/Pan swoją zgodę na przetwarzanie danych; zgłosi Pani/Pan uprzednio sprzeciw wobec przetwarzania tych danych; dane są przetwarzane niezgodnie z prawem; dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
  • w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: dane są nieprawidłowe – na okres pozwalający Alphabet Polska sprawdzić prawidłowość Pani/Pana danych; dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ale Pani/Pan nie będzie chciał/a, aby zostały usunięte; Pani/Pana dane nie są już potrzebne Alphabet Polska, ale mogą być potrzebne Pani/Panu do obrony lub dochodzenia roszczeń; lub Pani/Pan wniesie sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
  • w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: przetwarzanie danych odbywa się na podstawie Pani/Pana zgody lub umowy zawartej z Panią/Panem oraz przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych przez Administratora narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie (00-193) przy ul. Stawki 2.

Where do the personal data processed by Alphabet Polska come from?

Alphabet Polska processes the personal data provided directly by you, provided by your employer in connection with the execution of a lease agreement (or other agreement connecting us) or elimination of damage relating to the vehicle covered by the contract, as well as received from third parties such as importers, vehicle distributors, car repair shops, insurance companies in the scope specified in the section “What personal data does Alphabet Polska process and collect?” above.

Skąd pochodzą dane osobowe przetwarzane przez Alphabet Polska?

Alphabet Polska przetwarza dane osobowe podane bezpośrednio przez Panią/Pana, podane przez Pani/Pana pracodawcę w związku z realizacją umowy leasingu (lub innej łączącej nas umowy) lub likwidacją szkody dotyczącej pojazdu objętego umową, a także otrzymane od osób trzecich takich jak importerzy, dystrybutorzy pojazdów, warsztaty samochodowe, zakłady ubezpieczeń w zakresie wskazanym w sekcji „Jakie dane osobowe przetwarza i zbiera Alphabet Polska?” powyżej.

Jak Alphabet Polska chroni Pana/Pani dane osobowe?

Alphabet Polska korzysta z różnych narzędzi w celu zapewnienia bezpieczeństwa Pani/Pana danych osobowych takich jak szyfrowanie czy narzędzia weryfikacji zgodne z obecnym stanem techniki, aby chronić i utrzymywać bezpieczeństwo, integralność i dostęp do danych.

Nie możemy zagwarantować 100% ochrony przeciwko nieautoryzowanemu dostępowi w przypadku transferu danych przez Internet i w obrębie strony internetowej, ale możemy zapewnić, że my, jak i nasi partnerzy oraz dostawcy usług, dokładają najwyższych starań, aby chronić Pani/Pana dane osobowe, w zgodzie obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych, za pomocą środków fizycznych, elektronicznych oraz innych środków bezpieczeństwa przetwarzania, jakie wynikają z obecnego stanu techniki. Między innymi, używamy:

  • autoryzacji dostępu do Pani/Pana danych, zgodnie z zasadą „need-to-know” (tj. dostępu w oparciu o zasadę wiedzy koniecznej,
  • system ochrony IT Firewall, aby zapewnić ochronę przeciwko nieautoryzowanemu dostępowi, na przykład przez hakerów,
  • stałego monitorowania dostępu do systemów IT, w celu wykrycia i zapobiegania niewłaściwemu użyciu danych osobowych.

Jeśli otrzymał/a Pani/Pan od nas hasło i uzyskał/a Pani/Pan dostęp do określonych obszarów naszej strony internetowej lub innych portali, aplikacji, usług, którymi dysponujemy, jest Pani/Pan odpowiedzialna/y za zachowanie tajemnicy swojego hasła oraz jego zgodności ze wszystkimi procedurami bezpieczeństwa, z którymi został/a Pani/Pan przez nas zapoznana/y. W szczególności prosimy Panią/Pana o nieprzekazywanie hasła osobom trzecim.

Jak długo Alphabet Polska będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane tak długo jak pomiędzy Alphabet Polska a Panią/Panem lub Alphabet a podmiotem, od którego dostał on Pani/Pana dane osobowe (w szczególności pracodawcy lub zleceniodawcy) będzie istniał stosunek prawny. 

Po ustaniu tego stosunku, Alphabet Polska będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe tak długo jak będą na to pozwalały odpowiednie przepisy prawa, w szczególności nakładające obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej i księgowej oraz w zakresie przedawnienia roszczeń.

Przy ustaleniu okresu przetwarzania danych Alphabet Polska będzie brał także pod uwagę oczekiwania właściwego organu ds. ochrony danych osobowych.

Jak może się Pani/Pan skontaktować z Alphabet Polska?

Alphabet Polska wyznaczył Inspektora Ochrony Danych - Aleksandra Chrzanowska, adres e-mail: daneosobowe@alphabet.pl 
Administrator powołał również zastępcę Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod tym samym adresem e-mail. W celu realizacji praw przysługujących Pani/Panu zgodnie z powyższą informacją, w tym wycofania udzielonych zgód na przetwarzanie danych osobowych, oraz w jakichkolwiek innych sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy o kontakt z Alphabet Polska pod numerem telefonu +48 22 820 55 55 lub adres e-mail: kontakt@alphabet.pl lub z Inspektorem Ochrony Danych pod numerem telefonu +48 22 820 56 01 lub adres e-mail: daneosobowe@alphabet.pl

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w kanałach social media

obraz przedstawiający downloadgeneral

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych - Facebook

Pobierz (105,59 KB)pobierz
obraz przedstawiający downloadgeneral

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych - LinkedIn

Pobierz (104,33 KB)pobierz
obraz przedstawiający downloadgeneral

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych - Vimeo

Pobierz (149,7 KB)pobierz