Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych - co warto wiedzieć?

Pracownicy poruszający się samochodami służbowymi to m.in. osoby pracujące w sektorze handlowym, przedstawiciele handlowi czy kierownicy regionalni, ale także managerowie i pracownicy wyższego szczebla. Osoby te mają często możliwość wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. To niewątpliwie duża zaleta. Z czym wiąże się jednak takie rozwiązanie? Co trzeba wiedzieć, będąc pracodawcą lub osobą używającą pojazdu służbowego do celów prywatnych? Sprawdź koniecznie!

Czym jest samochód służbowy?

Auto służbowe jest środkiem transportu należącym do przedsiębiorstwa i przeznaczonym do wykorzystywania w celach służbowych. Coraz częściej jednak przedsiębiorcy wyrażają zgodę na używanie samochodów służbowych do celów prywatnych. Firmowe pojazdy używane nieodpłatnie poza godzinami pracy traktuje się jako dodatkowy bonus do umowy.

Zalety wynikające z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych

Możliwość używania samochodu firmowego poza godzinami pracy daje pracownikowi wiele korzyści. Może on bez problemu dojeżdżać i wracać z miejsca pracy bez konieczności posiadania własnego pojazdu, a po drodze nawet zrobić zakupy czy odebrać dzieci ze szkoły lub poruszać się po mieście w innym celu. Dzięki osobom zarządzającym flotą w firmach, pracownicy nie muszą też martwić się takimi zadaniami jak wymiana opon, naprawy czy dbanie o ciągłość polis.

Niekiedy mamy też możliwość użytkowania takich pojazdów podczas urlopów w kraju i za jego granicami. Wówczas w zależności od wytycznych przedsiębiorstwa, musimy zadbać dodatkowo o paliwo przed podróżą samochodem udostępnionym przez firmę oraz o ubezpieczenia na czas naszych wakacji.

Wykorzystywanie samochodów służbowych do celów prywatnych a podatek

Jeżeli nasz pracodawca udostępnia nam pojazd firmowy na użytek własny, a my, jako pracownik, nie ponosimy kosztów użytkowania samochodu, to wtedy uzyskujemy przychód z tytułu stosunku pracy. 

Warto wiedzieć więc, że przychodem pracownika są nie tylko wypłaty pieniężne, ale i wartość innych świadczeń i ekwiwalentów. Jeżeli samochód służbowy używany jest do celów prywatnych, należy do świadczeń nieodpłatnych i podlega opodatkowaniu z tytułu podatku dochodowego.

Samochód służbowy w celach prywatnych a Nowy Ład

Jeszcze do niedawna wartość przychodu z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do prywatnych celów była ustalana na podstawie pojemności silnika. To oznaczało, że jeżeli poza godzinami pracy wykorzystywaliśmy auto, którego pojemność silnika wynosiła powyżej 1 600 cm3, było ono traktowane jako nasz dodatek do pensji (w wysokości 400 zł) i od tego dodatku mieliśmy odprowadzić podatek dochodowy.

Obecnie jednak przepisy uległy zmianie. Ryczałt teraz będzie uzależniony od mocy silnika, a nie jego pojemności jak dotychczas. Oznacza to więc, że od 2022 roku niższy ryczałt (250 zł) doliczany jest tym pracownikom, którzy używają samochodów firmowych o mocy silnika do 60 kW lub mają pojazd napędzany wodorem. Dotyczy to również aut elektrycznych, gdyż pojemność silnika auta elektrycznego mieści się w przedziale do 1,6 l. Wyższy ryczałt (400 zł) dotyczy pozostałych aut, czyli wszystkich tych, których moc sięga powyżej 60 kW.

Obecnie, bardzo dużo firm posiada samochody, które mają mocniejsze jednostki napędowe. Wzrośnie więc liczba pracowników, dla których obowiązująca od tej pory stawka deklarowanego przychodu miesięcznego będzie wynosiła nie 250 zł, a 400 zł. Te osoby zapłacą więc wyższy podatek dochodowy. Ponadto, poza podstawą opodatkowania, ryczałt zwiększy też podstawę wyliczania składek ZUS.

Wykorzystywanie auta służbowego na potrzeby prywatne przez niecały miesiąc a ryczałt

Ryczałt za pojazd służbowy do celów prywatnych ustala się też wtedy, gdy samochód wykorzystywany jest przez niepełny miesiąc, czyli np. tylko przez kilka dni. Wówczas do przychodu doliczamy wartość proporcjonalną w wysokości jednej trzydziestej ryczałtu za każdy dzień wykorzystywania samochodu.

W praktyce wygląda to tak, że jeżeli do dyspozycji mamy samochód o mocy powyżej 60 kW przez 10 dni w miesiącu, wartość pieniężna świadczenia wynosi 10/30 z 400 zł, czyli 400: 30 × 10 = 133 zł.

Auto służbowe a składki ZUS

Użytkowanie samochodów służbowych udostępnionych do celów prywatnych jest dla pracowników dodatkowym przychodem, od którego potrącane są składki na ubezpieczenia społeczne, w tym także ubezpieczenie zdrowotne. Podstawą wymiaru składek ZUS jest wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do użytku prywatnego (nieodpłatnego), traktuje się to jako przychód pracownika ze stosunku pracy. Oznacza to, że płatnik składek, czyli pracodawca zobowiązany jest dodać do przychodu całkowitego, wynikającego z pensji miesięcznej określonej w ustawie kwoty pieniężnej (250 lub 400 zł). Składki ZUS powinno się obliczać i przekazywać dopiero od wszystkich składników przychodu. Wartość tego świadczenia powinna być zsumowana wraz z innymi przychodami, które osiągnął pracownik. Łączna suma wszystkich świadczeń jest więc podstawą, dzięki której ustala się wymiar składek ZUS.

Umowa z pracownikiem na wykorzystywanie firmowego samochodu do celów prywatnych

Jeżeli pracodawca jako właściciel samochodu chce udostępnić pracownikowi samochód służbowy do użytku prywatnego, procedura ta powinna odbyć się oficjalnie, wraz z podpisaniem umowy. W dokumencie należy zawrzeć wszelkie zasady użytkowania, zakres odpowiedzialności, sposób rozliczania się z użytkowania pojazdu czy sposób postępowania w przypadku kolizji drogowej.

Co jeszcze warto wiedzieć?

• Z wykorzystaniem samochodu służbowego do celów prywatnych wiąże się także szereg innych obowiązków. Najczęściej jednak to pracodawca pokrywa koszt ubezpieczenia, wymiany opon, a także bieżących napraw i okresowych przeglądów. Zazwyczaj odpowiedzialny jest on również za serwisowanie, w tym wymianę płynów i olejów oraz zużytych części.
• Limity, które zostały wymienione w art. 12 ust. 2a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, uwzględniają koszty zakupu paliwa. To swego czasu było sporem pomiędzy resortem finansów i podatnikami. Jak się okazało jednak, koszty paliwa powinny być zawarte w ryczałcie. Nie obejmuje on z kolei innych zobowiązań, takich jak np. opłaty ponoszone z tytułu przejazdu autostradami.
• Do obowiązków użytkownika związanych z ogólnym użytkowaniem samochodu firmowego może należeć: sprzątanie wnętrza i mycie pojazdu, dbanie o prawidłowy poziom płynów, ekonomiczna i bezpieczna jazda, rozliczanie się za przejechane kilometry (obecnie wiele aut posiada GPS), dbanie o okresowe serwisowanie (jeżeli w firmie nie ma osoby odpowiedzialnej za to zadanie).

Podsumowanie

Użytkowanie służbowego samochodu do celów prywatnych jest przychodem, dlatego podlega opodatkowaniu i jest podstawą do naliczania składek na rzecz ZUS. Wartość przychodu wynikająca z tytułu nieodpłatnego lub częściowo odpłatnego użytkowania pojazdu ustalona jest w zależności od mocy silnika samochodu.

Warto pamiętać też, że jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania auta firmowego do użytku prywatnego jest częściowo odpłatne, to wówczas przychód obliczany jest jako różnica pomiędzy wartością świadczenia, która określona jest na podstawie ryczałtu, a rzeczywistym wydatkiem, jaki poniosła osoba użytkująca auto.

Jeżeli pracodawca udostępnia pojazd służbowy do celów prywatnych swojemu pracownikowi, powinien zapewnić mu również pokrycie kosztów, które wynikają z użytkowania pojazdu. Ponadto warto wiedzieć, że wartość świadczenia określona ryczałtowo (z tytułu udostępniania służbowego pojazdu pracownikowi do celów prywatnych) obejmuje także koszty zakupu paliwa.

Sposoby finansowania samochodu - Podsumowanie

Auto na raty:

• niskie oprocentowanie,
• długi okres finansowania (nawet 10 lat),
• możliwy brak wpłaty własnej,
• możliwość zakupu zarówno nowych, jak i używanych pojazdów
• posiadanie auta na własność,
• konieczność poręczenia i przedstawienia stosownych dokumentów zaświadczających o zdolności kredytowej.

Wynajem długoterminowy:

• niskie raty miesięczne,
• nieskomplikowana procedura i formalności,
• brak wpłaty własnej lub jej niska kwota,
• krótki czas umowy,
• brak konieczności wykupu,
• utrzymanie samochodu i ubezpieczenia po stronie wynajmującego.