Fleet manager – filar skutecznego zarządzania flotą samochodową

Fleet management to bardzo złożony i trudny proces, który obejmuje zarządzanie flotą pojazdów w firmie w ramach określonego budżetu. Car fleet management musi zapewnić wysoki poziom mobilności naszych pracowników. W tym artykule przybliżymy kwestie związane z wydajnością floty, profilem zawodowym fleet managera oraz jak wyglądają obowiązki managera floty.

Fleet management – co to jest?

Fleet management to ogół operacji i procesów związanych z szeroko pojętym zarządzaniem flotą samochodów. Za flotę samochodową w firmie uznajemy każdy samochód, który pełni bezpośrednio lub nawet pośrednią rolę narzędzia realizującego zadania biznesowe.

Fleet management polega na analizowaniu, agregowaniu danych, strategicznym podejmowaniu decyzji i planowaniu metoda zarządzania mobilnością floty samochodowej. W ramach car fleet management należy zapewnić, że każdy pracownik, niezależnie od stanowiska, do którego jest przypisany samochód, może bez przeszkód realizować wyznaczone zadania.

Fleet management musi skupiać się również na zagadnieniach budżetowych

Rolą osoby zarządzającej pojazdami, maszynami i zasobami firmowymi jest generowanie oszczędności i dbanie o ład budżetowy floty. Kwestie finansowe są ogromnie ważne – zapewnienie mobilności pracownikom musi odbywać się w określonych ramach finansowych. Zachowanie efektywności i rentowności biznesu w dużej mierze skupia się na umiejętnościach flotowca.

Rozmowy i negocjacje z dostawcami to kolejny ważny element roli fleet managera w organizacji. Zdecydowana większość kontraktów podpisywana jest na 2, 3, a nawet 4+ lata. Jakość umowy, jej zakres oraz warunki cenowe i gwarancyjne determinują finansowy i operacyjny sukces fleet managementu w organizacji.

Fleet management to również ogrom zagadnień administracyjnych

Zarządzanie i aktywne opiekowanie się flotą samochodową wymaga również dbałości o kwestie dokumentacji i komunikacji wewnątrzfirmowej. Tworzenie strategii flotowej, pisanie i aktualizowanie polityki flotowej czy nadzorowanie regulaminu użytkowania auta służbowego. Wymienione dokumenty  to podstawowe elementy administracyjnych zagadnień w ramach car fleet managementu.

Dbanie o archiwizację dokumentacji, aktualność plis ubezpieczeniowych oraz dowodów rejestracyjnych. Kwestie egzekwowania zapisów umów leasingu, serwisu aut oraz wprowadzanie w życie w obrębie floty decyzji właścicieli firmy. Rola fleet managera to ogrom obowiązków i bardzo wszechstronne zadania.

Zarządzanie flotą samochodową – czy potrzebny jest fleet manager?

Zarządzanie środkami transportu w firmie potrzebuje skrupulatności, wiedzy i profesjonalizmu. Zarządzanie eksploatacja pojazdów nie może odbywać się ręcznie, poprzez arkusze kalkulacyjne czy jako jeden z ogromu obowiązków w ramach innych stanowisk pracy. Samochody służbowe wymagają atencji i wiedzy, aby nie stać się kula u nogi przedsiębiorstwa. Obok kosztów osobowych, flota stanowi jeden z największych kosztów w firmie.

Zarządzanie środkami transportu w firmie wymaga nadzoru i koordynacji ze strony profesjonalisty. Wiele firm wyleczyło się z cedowania obowiązków związanych z flotą osobom od administracji czy zakupów. Sylwetkę flotowca kształtuje charakterystyka aut służbowych oraz wyznaczone przez zarząd KPI.

Podstawowe obowiązki managera floty

To zadań menadżera floty należy m.in.; generowanie raportów dotyczących kosztów, skrupulatnych analiz oraz rekomendacji zakupowych. Zakres obowiązków flotowca to często również kwestie administracyjne - rozliczenie samochodu prywatnego do celów służbowych, kształtowanie gospodarki paliwowej, wybór dostawców usług flotowych – w tym dostawców systemu GPS dla flot.

Ile zarabia fleet manager?

Kwestie finansowe zawsze rozpalają wyobraźnie osób, które codziennie zarządzają flotą. Wysokość zarobków zależna jest od:

• poziomu doświadczenia osoby, która zarządza flotą.
• wielkością oraz różnorodnością posiadanej w firmie floty.
• zakresu obowiązków, które w przypadku niektórych firm obejmują również kwestie zarządzania telekomunikacją, nieruchomościami.

Kierownik floty może zarabiać od 6 000 do nawet 20 000 złotych brutto. Na poziom wynagrodzenia ma lokalizacja, wielkość floty – optymalizowanie kosztów nawet wobec kilkuset samochodów i poziom praktycznego doświadczenia. Doświadczony fleet manager może również liczyć na dodatkowe źródła dochodu w roli wykładowcy oraz osoby prowadzącej szkolenia z tematyki car fleet management.

Administrowanie a zarządzanie flotą pojazdów – kluczowa różnica dla Twojej firmy

W czym tkwi różnica pomiędzy administrowaniem a zarządzaniem autami w firmie? Administrowanie to tylko i wyłącznie zbieranie danych i reagowanie na otrzymane informacje. Zarządzanie to również  podejmowanie decyzji, dbanie o dobór wskaźników pomiaru i strategiczne planowanie. Zarządzanie zakłada proaktywną postawę.

To co robi fleet manager jest ściśle powiązane z eksploatacją pojazdów, a to – z mobilnością floty samochodowej i wynikami biznesowymi firmy. Róbmy wszystko zarządzać flotą pojazdów, a nie jedynie nią administrować. Zarządzanie flotą pojazdów jest trudne i wymagające – to zadanie dla profesjonalistów, gdzie nie ma miejsca na przypadek i wysokie ryzyko.

Fleet manager – charakterystyka zawodowa profesjonalisty

Fleet manager stanowi swoisty łącznik pomiędzy zarządzającymi firmą, a interesariuszami; kierowcami, dyrektorami i menadżerami oraz dostawcami. Skuteczny kierownik floty to osoba doskonała pod kątem komunikacji, znająca potrzeby i wymagania wszystkich stron układanki biznesowej.

Sylwetkę flotowca powinna charakteryzować przede wszystkim wiedza z zakresu zakupów flotowych, budżetowania, zarządzania aktywami firmowymi, umiejętności negocjacyjne, kompetencje zarządcze i niezwykła skrupulatność. Nie da się ukryć, że wysokie kompetencje z wielu obszarów muszą charakteryzować osobę na stanowisku specjalisty ds. floty.

Priorytetowym zadaniem, które robi fleet manager, jest dbanie o politykę floty samochodowej – przestrzeganie zapisów tego dokumentu jest najważniejszym elementem jego codziennej pracy. Zarządzanie zespołem kierowców jest trudne i wymaga nie tylko drobiazgowo napisanej polityki flotowej, ale i technologii, która pomaga egzekwować jej zapisy. W tym celu, osoby odpowiedzialne za pojazdy w firmie, coraz częściej sięgają po GPS do samochodów służbowych. Tego typu rozwiązania umożliwiają pełną kontrolę nad statusem oraz parametrami pojazdu, kierowcy i podróży.

Z pewnością fleet manager zajmuje się rocznymi kosztami utrzymania aut w firmie (TCO – total Cost of Ownership). Zarządzanie danymi i kosztami wspierane jest przeważnie przez technologię. Ponownie, w tym aspekcie GPS w samochodzie pomoże osiągnąć zamierzone cele.

Flota pojazdów w firmie pod opieką Alphabet Polska

Fleet management to dynamiczne zjawisko. W ostatnich latach zaczyna dominować trend outsourcingu – przekazywania żmudnych i powtarzalnych zadań do firm zewnętrznych. To pozwala optymalizować koszty i procesy. W tym układzie rolą menadżera floty jest rozliczanie i nadzorowanie firm zewnętrznych. Tego typu zadania stawiają menadżera floty w roli eksperta, który odpowiada za strategię flotową i najważniejsze parametry w ramach car fleet management.

Alphabet Polska Fleet Management od lat dostarcza długoterminowy wynajem samochodów oraz leasing samochodów. Nowoczesne narzędzia finansowe ułatwiają pracę na stanowiskach takich jak dyrektor logistyki, kierownik działu infrastruktury, menadżer floty i każdej osoby, które porządkuje transport w firmie. Posiadamy również usługę kompleksową w postaci Full Service Leasing. Poprzez rozwiązania Alplhabet Polska car fleet management jest prostszy.

Alphabet Polska Fleet Management profesjonalnie doradza i wskazuje najlepsze ścieżki rozwoju i utrzymania pojazdów w firmie. Bez kompromisów, zawsze w sposób praktyczny i dopasowany do biznesowych realiów naszych Klientów.

Jeżeli szukasz stabilnego i nowoczesnego partnera biznesowego, który nie tylko sfinansuje każdy samochód flotowy, ale i kompleksowo traktuje fleet management – skontaktuj się z naszymi doradcami. Wspólnie wypracujemy najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy i floty pojazdów.