Co to jest flota samochodowa w firmie i jakie są jej rodzaje?

Coraz więcej firm odkrywa korzyści z posiadania floty samochodowej. Samochody służbowe dla pracowników i przedstawicieli handlowych są coraz bardziej powszechne, a bez floty pojazdów dostawczych czy do transportu osób ciężko wyobrazić sobie niektóre branże. Tak więc dla wielu przedsiębiorstw flota ma wręcz kluczowe znaczenie, aby mogły one działać prawidłowo. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm inwestuje w rozwój floty i sprawne jej zarządzanie.

Definicja floty samochodowej

Flota samochodowa (z języka angielskiego car fleet) czy też tabor samochodowy, najprościej określić jako grupę samochodów różnego przeznaczenia wykorzystywanych w działalności gospodarczej danej firmy – zarówno przez jej pracowników (auta służbowe), jak i na potrzeby operacyjne (logistyka, dostawy, serwis).

Flota może obejmować:

• samochody osobowe,
• dostawcze,
• ciężarowe,
• motocykle, skutery, (np. w branży kurierskiej),
• specjalistyczne pojazdy (np. chłodnie, dźwigi).

Flotą samochodową przedsiębiorstwa mogą się nawet reklamować, nie wspominając, iż stanowi to też wizytówkę firmy, dlatego bardzo często samochody z floty są oklejone logiem i nazwą firmy.

Przedsiębiorstwo jednak nie musi być faktycznym właścicielem pojazdów. W całej Polsce istnieją firmy świadczące kompleksowe usługi wynajmu samochodów wraz z całą usługą car fleet management, czyli usługą zarządzania flotą. Jedną z nich jest Alphabet Polska.

Flotą samochodową mogą być również pojazdy w leasingu. Wówczas firma, w ramach której samochody są wykorzystywane, jest ich posiadaczem i często sama zajmuje się kwestią zarządzania flotą, natomiast faktycznym właścicielem pojazdów jest firma będąca leasingodawcą. Tego typu rozwiązanie niesie za sobą różne korzyści, jak chociażby podatek VAT, który firma może odliczyć od miesięcznej raty, czy w momencie, gdy flota pojazdów musi ulec zmianie. Przykładem mogą być wypożyczalnie samochodów, dla których jest to wygodne rozwiązanie ze względu na wielkość floty oraz jej regularne odświeżanie.

Rodzaje floty samochodowej

Flota pojazdów w firmie jest wykorzystywana do konkretnych celów, dlatego każde przedsiębiorstwo dostosowuje flotę do swoich potrzeb. Flota samochodowa może być podzielona według przeznaczenia samochodów na:

• flotę samochodów osobowych,
• flotę samochodów dostawczych.

Flota samochodów osobowych może być dalej dzielona, przykładowo na samochody służbowe, którymi podróżują pracownicy firmy, czy taksówek.

W przypadku floty samochodów dostawczych możemy ją dalej podzielić na flotę transportu osób oraz na transport dóbr, którą można podzielić na tabor silnikowy, w którym będą znajdować się samochody ciężarowe, oraz tabor bezsilnikowy z wszelkiego rodzaju naczepami i przyczepami.

Rodzaje floty (ze względu na sposób finansowania)

Flota własna

Pojazdy kupione za gotówkę lub kredyt – firma jest właścicielem.

Flota leasingowana

Pojazdy w leasingu – firma korzysta z nich w zamian za raty leasingowe.

Flota wynajmowana (najem długoterminowy)

Samochody użytkowane w zamian za miesięczny czynsz – bez konieczności wykupu.

Flota mieszana

Połączenie różnych form – często spotykane w większych firmach.

Choć często się zdarza, że flota samochodowa jest jednorodna, co pozwala na budowanie rozpoznawalności, odpowiedniego wizerunku oraz optymalizację kosztów, to jednak zdarzają się floty z różnorodnymi typami pojazdów, jeśli takie są potrzeby firmy. W takim przypadku możemy utworzyć podział ze względu na przeznaczenie całej floty. Przykładami takiego podziału mogą być floty wypożyczalni samochodów, sieci taksówek, czy samochodów użyteczności publicznej.

Samochód flotowy

Jak już było wspomniane, często zdarza się, że firmy decydują się na jeden rodzaj samochodów we flocie do spełniania danej funkcji, na przykład ze względu na odpowiednie parametry techniczne, które musi spełniać lub z powodu specyfikacji pojazdu. Przykładowo samochody ciężarowe muszą posiadać zamontowany tachograf, który pozwala na rejestrację czasu pracy kierowcy, czy też są wybierane ze względu na określone wymiary przestrzeni ładunkowej niezbędne do przewiezienia konkretnego towaru. Natomiast samochody przeznaczone dla kadry kierowniczej muszą mieć pewien prestiż.

Jest to też optymalizacja kosztów dla firmy, gdyż przy zdecydowaniu się na samochód od jednego producenta, posiadający to samo wyposażenie opcjonalne, ten sam kolor, wersję nadwozia otrzymują lepszą cenę. Pozwala to również na budowanie spójnej strategii wizerunkowej, szczególnie w połączeniu z reklamą, jaką stanowią odpowiednio oklejone pojazdy.

Zarządzanie flotą pojazdów

W zależności od liczby pojazdów zarządzanie flotą samochodową może być sporym wyzwaniem. A flota może liczyć od kilku do nawet kilkuset lub więcej pojazdów. Osobą odpowiedzialną w firmie za zarządzanie flotą nazywa się zazwyczaj car fleet managerem. W przypadku większej ilości pojazdów przedsiębiorstwo może zdecydować się na wsparcie w zarządzaniu flotą, korzystając z usług zewnętrznej firmy, która świadczy usługi car fleet management.

Zarządzanie flotą samochodową jest procesem skomplikowanym i złożonym, na który składają się procesy logistyczne dotyczące transportu i rozmieszczenia samochodów, zasobów ludzkich, kontrolowaniem wykorzystania (tzw. utylizacja floty) i stanu samochodów. Trzeba koordynować poszczególne działania związane z wizytami serwisowymi samochodów, wymianą opon w zależności od pory roku, pilnowania okresów ubezpieczenia samochodów, rozliczania kosztów części, paliwa oraz obsługi. Istotna jest też możliwość wprowadzenia zmian we flocie, jak chociażby wymiana samochodów, czy udziału poszczególnych typów lub marek, jak i nawet redukcja lub zwiększenie samej liczby samochodów.

W tym wszystkim menedżerowie flot lub firmy świadczące usługi car fleet management mają do dyspozycji odpowiedni system zarządzania flotą: systemy informatyczne i urządzenia i rozwiązania technologiczne, jak nadajniki GPS, karty paliwowe, aplikacje komputerowe pilnujące przebiegów samochodu. Odpowiednie zarządzanie flotą jest niezbędne, aby minimalizować koszty jej utrzymania, co często wiąże się z bilansem finansowym firm, szczególnie tych zajmujących się transportem.