Étape finale du contrat de LLD, la restitution est un moment décisif pour l’entreprise : elle acte la fin de la facturation et le transfert de responsabilité du véhicule. Il s’agit donc bien plus qu’une simple formalité administrative. Alors que plus de 63% des véhicules d’entreprise sont aujourd’hui financés en LLD, gérer la fin des contrats et organiser la restitution des véhicules doivent faire l’objet d’une attention particulière de la part des gestionnaires de flotte. Une restitution réussie permet en effet de limiter les coûts additionnels et de préserver le TCO (coût total de détention).
Pour poser un cadre clair : informez vos conducteurs
La maîtrise des coûts commence dès la remise des clés : dans une logique d’anticipation et de pilotage, il est nécessaire d’informer et responsabiliser les conducteurs sur le soin qu’ils doivent apporter au véhicule qui leur est confié : durée et kilométrage à respecter, opérations d’entretien et réparations à effectuer pendant le déroulement du contrat. L’objectif : restituer le véhicule dans un état standard correspondant à son âge et à son kilométrage, éviter des frais de dépréciation liés à des dommages non réparés ou à une usure anormale.
Principaux points d’attention :
‒ Respect du calendrier des opérations d’entretien,
‒ Restitution du certificat d’immatriculation, du double de clés, des câbles de recharge (le cas échéant) en même temps que le véhicule
‒ Sellerie et garnitures intérieures en bon état, pneumatiques identiques à la monte d’origine et présentant une usure conforme, pare-brise intact.
A noter : incitez vos conducteurs à faire réparer leur pare-brise dès que celui-ci est endommagé : la réparation est entièrement couverte par l’assurance, sans franchise !
Certains dommages (rayures profondes, impacts, tâches permanentes…) génèrent des frais de dépréciation qui impactent le décompte final lorsque le contrat de LLD est clôturé. Pour en connaître le détail et informer vos conducteurs, téléchargez notre Guide de la restitution, disponible dans votre espace client sur le 360 Fleet Portal d’Alphabet.
Pour une restitution sereine : anticipez
Plusieurs semaines avant la date de fin du contrat de LLD, le gestionnaire doit en vérifier la date exacte et la rappeler au conducteur. De son côté, celui-ci doit organiser la restitution de son véhicule et en planifier toutes les étapes :
‒ J-21 : prise de rendez-vous avec l’inspecteur indépendant chargé de l’inspection du véhicule et la concession partenaire où le véhicule sera déposé.
‒ J-2 : nettoyage du véhicule (intérieur et extérieur), dernières vérifications (clés, équipements et documents à restituer), effacement des données personnelles (GPS, profils conducteurs).
Pour progresser en continu : pilotez
Pour les gestionnaires de flotte, il est indispensable d’analyser les frais de dépréciation par récurrence, typologie de dommages, catégorie de véhicules (VP/VU), population, motorisation, etc. L’objectif : définir et de piloter un plan d’action, ajuster la communication vers les conducteurs et faire évoluer la car policy si nécessaire.
Pour aider ses clients dans leur démarche, Alphabet leur propose une solution de reporting assistée par l’IA, offrant un accès direct à l’information en temps réel, une présentation concise des données et la possibilité de personnaliser l’extraction des datas.
La clé d’une restitution réussie reste la sensibilisation des collaborateurs et la gestion au plus près du déroulement des contrats de LLD. Intégrée dans une logique d’anticipation et de pilotage, la restitution des véhicules devient alors un véritable levier d’amélioration continue.
