Dokumenty i raporty

Dokumenty i raporty

  • Przegląd
  • BOK
  • Dokumenty pojazdu
  • Raporty flotowe
  • Monitoring kontraktów
  • Mandaty i kary
  • Podróże zagraniczne
  • e-faktura
Skontaktuj się z namiobraz przedstawiający contact
Kontakt

Zaloguj się do Portalu Dokumentów e-BOK

obraz przedstawiający thumb

Biuro Obsługi Klienta

Zapraszamy do kontaktu z naszym BOK w przypadku pytań w zakresie Państwa kontraktów - mailowo bok@alphabet.pl lub telefonicznie: +48 22 820 56 80

Jest to portal, na którym, po zalogowaniu się, klient ma dostęp do wszystkich wystawionych faktur i załączników w formie elektronicznej.

Zaloguj się!Zaloguj się!

Aby uzyskać dostęp do portalu, należy wypełnić dokument "Akceptacja e-faktury" dostępny w zakładce e-faktury i przesłać go na adres s.support@alphabet.pl

Tak, wszystkie dokumenty można pobrać w zależności od potrzeb: pojedynczo lub zbiorczo.

Dokumenty pojazdu

Dokumenty pojazdu

O utracie dokumentów lub tablic kierowca powinien natychmiast powiadomić Alphabet Polska za pośrednictwem formularza kontaktu lub pod nr. tel. +48 22 820 55 55

Użytkownik powinien także pamiętać o niezwłocznym powiadomieniu Policji o tym fakcie.

Wyrobienie duplikatu książki serwisowej wiąże się z przeniesieniem kosztów takiej operacji na Twoją firmę. W takiej sytuacji prosimy o przesłanie do Alphabet Polska drogą e-mailową wniosku o wyrobienie duplikatu, wraz z potwierdzeniem akceptacji kosztów. Informacja powinna zostać przesłana na adres: serwis@alphabet.pl

Należy zgłosić mailowo o takim zdarzeniu na adres ubezpieczenia@alphabet.pl.Kierowca otrzymuję skan polisy na wskazany adres mailowy.

Od 01 października 2018 r. obowiązuje nowelizacja ustawy Prawo o ruchu drogowym, która znosi karę za użytkowanie pojazdu i brak posiadania przy sobie dowodu rejestracyjnego oraz potwierdzenia zawarcia polisy OC.  W przypadku kontroli drogowej ważność dowodu rejestracyjnego oraz polisy OC zostanie zweryfikowana przez Policję w bazie CEPIK.

Wykonaj badanie techniczne, a następnie skontaktuj się z Działem Logistyki i Realizacji Usług, tel. : 22 820 55 40, adres e-mail: uslugi@alphabet.pl

Oryginał zaświadczenia z policji i badania technicznego prosimy przesłać pod adres Alphabet Polska, ul. Wołoska 22a, 02-675 Warszawa (nr rej. WI/WE), ul. Chorzowska 50, 40-086 Katowice (nr rej. SK/SM) Dokumenty zostaną przesłane do Ciebie kurierem.

– po zamontowaniu haka holowniczego należy udać się na stację kontroli pojazdów zgłosić modyfikację konstrukcji pojazdu i wykonać badanie techniczne stwierdzające poprawność montażu (niektóre serwisy dysponują stacją kontroli i wykonują takie badanie we własnym zakresie koszt doliczając do ogólnego rachunku),

– dowód rejestracyjny wraz z zaświadczeniem z badania technicznego należy dostarczy do biura Alphabet, które my następnie dostarczymy do wydziału komunikacji. Takie zmiany należy odnotować w dowodzie rejestracyjnym i karcie pojazdu. Uzupełniony dowód odeślemy pod wskazany adres.

Raporty flotowe

Zarządzaj swoją mobilnością w przejrzysty sposób i miej stały dostęp do wszystkich danych swojej floty dzięki naszym wygodnym narzędziom do raportowania. Ulepszona platforma Alphabet View przenosi zarządzanie flotą na nowy poziom dzięki zupełnie nowemu wyglądowi, ulepszonej obsłudze użytkownika i nowym wskaźnikom KPI.

Poznaj Alphabet View
fleet-reporting-keyvisual

Monitoring kontraktów

Proces monitoringu kontraktów

Jego celem jest jak najwcześniejsze dostarczenie Państwu informacji o możliwości przekroczenia założonego limitu kilometrów przez użytkowany samochód, a co za tym idzie uniknięcie opłaty z tego tytułu na koniec kontraktu.
Mandaty i kary

Mandaty i kary

Biorąc pod uwagę, że wszystkie pojazdy naszych Klientów są rejestrowane na Alphabet Polska, mandaty są przysyłane bezpośrednio do nas. W takim przypadku przekazujemy dane firmy, w której użytkowaniu znajduje się dany pojazd, do odpowiednich organów. Mandat zostanie skierowany więc bezpośrednio do Twojej firmy.

Opłacenie wszystkich mandatów nałożonych z powodu złamania przepisów ruchu drogowego jest obowiązkiem użytkownika samochodu .

Wszystkie nieopłacone mandaty i kary, wraz z kosztami za dokonanie powyższej operacji, zostaną refakturowane na Twoją firmę.

Podróże zagraniczne

Podróże zagraniczne

W przypadku wyjazdu za granicę, prosimy o kontakt poprzez formularz kontaktowy na 7 dni przed planowaną podróżą, w celu zapewnienia na czas wyjazdu niezbędnych dokumentów (zielona karta oraz upoważnienie do użytkowania pojazdu za granicą). 

Warto również zapoznać się z listą krajów, w których obowiązuje zielona karta.

W przypadku wyjazdu na terytorium Białorusi, Mołdawii, Ukrainy i Rosji, zachodzi konieczność doubezpieczenia samochodu ze względu na podwyższone ryzyko kradzieży. 

Na koszty doubezpieczenia Klient musi wyrazić pisemną zgodę gdyż koszty takiego doubezpieczenia są refakturowane na Klienta. W tym celu opiekun floty po stronie leasingobiorcypowinien wysłać dane samochodu i Kierowcy z zapytaniem o wyliczenie kwoty doubezpieczenia na adres uslugi@alphabet.pl

W przypadku awarii lub szkody za granicą każdy kierowca może skontaktować się z Alphabet Assistance. Rachunki za świadczenia wykonane poza granicami Polski regulowane są przez kierowcę (faktura powinna zostać wystawiona na firmę pracownika). Rozliczenie poniesionych wydatków pomiędzy Twoją firmą, a Alphabet Polska nastąpi maksymalnie do wysokości kosztów, które zostałyby poniesione w Polsce w podobnej sytuacji.

Prosimy pamiętać, że wszelkie niezbędne przeglądy i naprawy powinny być dokonane przed planowaną podróżą zagraniczną.

Tak, ubezpieczenie Alphabet obowiązuje w ramach krajów Unii Europejskiej. Jeśli jednak planujesz przejazd przez lub wyjazd do takich krajów jak: Rosja, Białoruś, Ukraina, czy Mołdawia, potrzebne jest dodatkowe ubezpieczenie. W tym celu prosimy o kontakt z opiekunem floty w Twojej firmie.

W związku z nieprzewidywalnością dalszego rozwoju sytuacji i bezpieczeństwa na części terytorium Ukrainy oraz odnotowanymi odmowami Ubezpieczycieli do rozszerzenia zakresu terytorialnego ubezpieczenia Auto Casco na terytorium krajów byłego WNP ( Ukraina, Rosja, Białoruś, Mołdawia), Alphabet Polska nie rekomenduje podróży na terytorium Ukrainy.

Jeśli przebieg lub data planowanego przeglądu technicznego jest już bliska (+/- 500 km lub +/- 30 dni), można wykonać przegląd przed wyjazdem. Przegląd "na wszelki wypadek" może być wykonany na koszt użytkownika lub firmy. Jeśli podczas przeglądu wykryte zostaną nieprawidłowości, koszty naprawy poniesie Alphabet.

Ogólne Warunki Ubezpieczenia możesz pobrać w zakładce Ubezpieczenie i assistance (sekcja Pobierz OWU)

e-faktura

e-faktura

Kontakt: faktury@alphabet.pl

___

Korzystanie z elektronicznej faktury pozwala pozbyć się papierowych dokumentów, więc przyczynia się do dbałości o środowisko naturalne. Dzięki formie elektronicznej Klient nie naraża siebie, ani swojej firmy na niepożądane ujawnienie danych, ponieważ jest ona wysyłana bezpośrednio na adres e-mailowy wskazanego odbiorcy i przechowywana w e-katalogu. Takie rozwiązanie pozwala wiec na odebranie dokumentu w każdym miejscu z dostępem do Internetu. 

Faktura elektroniczna (e-faktura) zastępuje fakturę papierową. Przesyłana jest na adres ­email — podany w formularzu akceptacji — zamiast przez Pocztę Polską (wysyłka tradycyjna). E-faktura ma postać pliku w formacie PDF, jest podpisana elektronicznie i oznaczona Kwalifikowanym Znacznikiem Czasu. Faktura elektroniczna posiada te same właściwości księgowo-podatkowe, co faktura tradycyjna (papierowa).

Faktura papierowa i faktura elektroniczna mają takie same wartości prawne. Różnią się jedynie sposobem dostarczania.

Aby otrzymywać faktury drogą elektroniczną, należy przesłać listem poleconym wypełniony Formularz Akceptacji, na podany w nim adres.

Pierwszą e-fakturą otrzymają Państwa najwcześniej w nowym miesiącu rozliczeniowym po otrzymaniu akceptacji przez naszą firmę.

Aby zmienić/dodać adres e-mail do otrzymywania e-faktur, należy przesłać listem poleconym wypełniony Formularz Zmiany Adresu e-mail na podany w nim adres.

Wszystkie faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej. Nie można więc faktury elektronicznej wydrukować i skasować. E-faktura musi zachować format, w którym została przesłana tak, żeby zagwarantować autentyczność jej pochodzenia i integralność treści oraz, co bardzo ważne, czytelność przez cały okres przechowywania. Nie można takiej faktury zmieniać, dzielić czy poprawiać.

Otrzymany plik e-faktury (PDF) otwieramy w programie weryfikującym e-podpis - SignatureVerificator (program wraz z opisem weryfikacji e-podpisu do pobrania z naszej strony) — następnie sprawdzamy poprawność złożonego podpisu. E-podpis — czyli podpis elektroniczny — to taki podpis, który został powiązany z dokumentem elektronicznym, umożliwiając identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny. Do otrzymywania naszych faktur nie jest wymagane posiadanie własnego podpisu elektronicznego.

Program do weryfikacji podpisuProgram do weryfikacji podpisu
obraz przedstawiający register

Akceptacja e-faktury

Pobierz (172,01 KB)pobierz
obraz przedstawiający mail

Zmiana adresu e-mail do e-faktury

Pobierz (177,5 KB)pobierz
obraz przedstawiający laptop

Wycofanie akceptacji e-faktur

Pobierz (288,28 KB)pobierz