• E-faktura

W Alphabet staramy się odpowiedzieć na wszystkie Twoje wątpliwości i potrzeby

Poniżej znajdziesz listę najczęściej pojawiających się pytań związanych z e-fakturą. Wszystkie pliki do pobrania związane z e-fakturą znajdują się w zakładce po prawej stronie.

Czym jest e-faktura?

Faktura elektroniczna (e-faktura) zastępuje fakturę papierową. Przesyłana jest na adres ­email — podany w formularzu akceptacji — zamiast przez Pocztę Polską (wysyłka tradycyjna). E-faktura ma postać pliku w formacie PDF, jest podpisana elektronicznie i oznaczona Kwalifikowanym Znacznikiem Czasu. Faktura elektroniczna posiada te same właściwości księgowo-podatkowe, co faktura tradycyjna (papierowa).

Jakie są korzyści z otrzymywania faktur elektronicznych?

E-faktura umożliwia lepsze planowanie wydatków, ponieważ otrzymuje się ją z dużym wyprzedzeniem. Tym samym pozwala ona na wyeliminowanie opóźnienia w płatnościach i przykrych konsekwencji z tym związanych - e-fakturę otrzymuje się zawsze na czas,

Korzystanie z elektronicznej faktury pozwala pozbyć się papierowych dokumentów, które zajmują miejsce biurze (e-fakturę przechowuje się w e-katalogu). Dzięki formie elektronicznej Klient nie naraża siebie, ani swojej firmy na niepożądane ujawnienie danych, ponieważ jest ona wysyłana bezpośrednio na adres e-mailowy wskazanego odbiorcy. Takie rozwiązanie pozwala wiec na odebranie dokumentu w każdym miejscu z dostępem do Internetu. Dodatkowo elektroniczna faktura nie zużywa zasobów naturalnych, więc przyczynia się do dbałości o środowisko naturalne.

Co odróżnia e-fakturę od papierowego dokumentu?

Faktura papierowa i faktura elektroniczna mają takie same wartości prawne. Różnią się jedynie sposobem dostarczania.

Ile będzie kosztować moja firmę e-faktura?

Usługa e-faktura jest bezpłatna.

Jak mogę zrezygnować z e-faktury?

Po dostarczeniu nam Formularza Rezygnacji z otrzymywania faktur elektronicznych, zaprzestaniemy wysyłania e-faktur w kolejnym dniu po otrzymaniu formularza.

Kolejne faktury będą przesyłane w formie papierowej.

Pobierz Formularz Rezygnacji

Jak mogę zamówić fakturę elektroniczną i kiedy dostanę pierwszą fakturę?

Aby otrzymywać faktury drogą elektroniczną, należy przesłać listem poleconym wypełniony Formularz Akceptacji, na podany w nim adres.

Pierwszą eFakturą otrzymają Państwa najwcześniej w nowym miesiącu rozliczeniowym po otrzymaniu akceptacji przez naszą firmę.

Pobierz Formularz Akceptacji

Czy mogę zmienić adres e-mail do otrzymywania elektronicznych faktur?

Aby zmienić/dodać adres e-mail do otrzymywania e-faktur, należy przesłać listem poleconym wypełniony Formularz Zmiany Adresu e-mail na podany w nim adres.

Pobierz Formularz Zmiany Adresu

Co powinienem zrobić w przypadku wykasowania / utraty faktury elektronicznej?

W przypadku utraty e-faktury, należy poinformować nas o tym fakcie, a my prześlemy duplikat.

Jaka data jest datą doręczenia e-faktury?

Za datę doręczenia faktury elektronicznej uznaje się datę wejścia przesyłki elektronicznej na Państwa serwer poczty e-mail.

Czy możliwe jest otrzymywanie faktur elektronicznych i papierowych jednocześnie?

Nie. Faktury mogą być dostarczane tylko w jednej formie.

Jak powinienem przechowywać faktury elektroniczne?

Wszystkie faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej. Nie można więc faktury elektronicznej wydrukować i skasować. E-faktura musi zachować format, w którym została przesłana tak, żeby zagwarantować autentyczność jej pochodzenia i integralność treści oraz, co bardzo ważne, czytelność przez cały okres przechowywania. Nie można takiej faktury zmieniać, dzielić czy poprawiać.

W jakiej formie faktury elektroniczne powinny być dostarczane do Urzędu Skarbowego dla celów kontrolnych?

Na żądanie Urzędu Skarbowego lub innego organu podatkowego, faktury powinny być dostarczone w formie elektronicznej, tak, aby można było odczytać i wydrukować jej treść.

Jak mogę sprawdzić czy faktura została podpisana prawidłowo?

Otrzymany plik e-faktury (PDF) otwieramy w programie weryfikującym e-podpis - SignatureVerificator (program wraz z opisem weryfikacji e-podpisu do pobrania z naszej strony) — następnie sprawdzamy poprawność złożonego podpisu.

Co to jest e-podpis?

E-podpis — czyli podpis elektroniczny — to taki podpis, który został powiązany z dokumentem elektronicznym, umożliwiając identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny.

Co to jest znacznik czasu?

Stosując Kwalifikowany Znacznik Czasu mamy pewność, kiedy powstał dokument oraz że datowanie nie uległo zmianom. Technologie zastosowane do podpisu naszych dokumentów elektronicznych, dają gwarancje poprawności i wiarygodności podpisanego dokumentu.

Czy potrzebuję specjalistycznego oprogramowania do obsługi faktur elektronicznych?

Nie. Aby zweryfikować naszą e-fakturę wystarczy darmowa aplikacja SignatureVerificator, a żeby otworzyć dokument, wystarczy jakakolwiek darmowa aplikacja odczytująca pliki w formacie PDF (np. Acrobat Reader).

Czy aby otrzymywać faktury elektroniczne muszę zakupić podpis elektroniczny?

Nie, do otrzymywania naszych faktur nie jest wymagane posiadanie własnego podpisu elektronicznego.

Czy faktura elektroniczna jest bezpieczna?

Tak. Każda faktura elektroniczna podpisana jest podpisem elektronicznym oraz znacznikiem czasu, weryfikowanym przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego. Dzięki temu odbiorca faktury może sprawdzić czy faktura pochodzi z właściwego miejsca i ma pewność, że jej zawartość nie została zmodyfikowana od momentu wystawienia.

Jakie są podstawy prawne by posługiwać się fakturą elektroniczną?

Ustawa z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Na jakim systemie operacyjnym działa Aplikacja Weryfikująca?

Windows 2000 Service Pack 3; Windows 98; Windows 98 Second Edition; Windows ME; Windows Server 2003; Windows XP Service Pack 2, Windows Vista.

Jaka jest zalecana minimalna konfiguracja sprzętowa dla Aplikacji Weryfikującej?

  • Zgodnie z wymaganiami używanego systemu operacyjnego oraz technologii .NET Framework w wersji 2.0
  • Komputer z procesorem powyżej 800 MHz z rodziny Intel Pentium/Celeron, lub AMD Athlon/Sempron lub inny kompatybilny
  • 10 MB wolnego miejsca na dysku twardym do instalacji programu
  • Minimum 256 MB pamięci RAM, dla Windows Vista minimum 1 GB
  • Minimum karta SVGA (800x600)