Privacy Statement

Wie zijn wij?

Alphabet Belgium Long Term Rental NV is gevestigd te Ingberthoeveweg 6, 2630 Aartselaar, België. Alphabet Belgium maakt deel uit van de BMW Group waarbij BMW AG genoteerd staat op de Duitse Beurs.

Doelstelling, voorwaarden en handelswijze voor de verwerking van persoonsgegevens

Voor alle duidelijkheid merken wij op dat de interne en wettelijke voorschriften op het gebied van privacy alleen betrekking hebben op natuurlijke personen, met inbegrip van de partners van niet-rechtspersonen, maar niet van toepassing zijn op rechtspersonen (ondernemingen) en diegenen die namens deze rechtspersonen handelen met betrekking tot Alphabet Belgium.

Alphabet Belgium verzamelt uw persoonsgegevens alleen voor zover wij die nodig hebben om onze diensten optimaal te kunnen leveren en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. De verstrekking van uw persoonsgegevens is belangrijk voor de kwaliteit van onze dienstverlening maar is niet verplicht.

De persoonsgegevens worden ons verstrekt door uzelf of een derde partij waarmee we een overeenkomst hebben gesloten, zoals bijvoorbeeld uw werkgever. Bovendien beschikken we over persoonsgegevens die worden gegenereerd door het gebruik van onze diensten. Zo verkrijgen we gegevens met betrekking tot het gebruik van de wagen en de ter beschikking gestelde brandstofkaarten of mobiliteitskaarten. De gegevens die zo worden verkregen zijn gedetailleerd en omvatten onder meer de datum, de locatie, het tijdstip, de prijs en verdere details betreffende de door ons of derden geleverde dienst.

Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor het afsluiten en uitvoeren van leaseovereenkomsten, alsook voor het eventueel aangaan van andere, daarmee nauw samenhangende overeenkomsten. In dit kader worden de door ons verwerkte persoonsgegevens ook gedeeld met verbonden ondernemingen en derde partijen. De voornaamste dienstverleners waar geselecteerde gegevens aan kunnen worden verstrekt zijn:

  • Verzekeraars
  • Leveranciers voor onderhoud van de wagen
  • Leveranciers van applicaties
  • Groepsvennootschappen in het kader van applicatiebeheer

Alle aan ons verbonden ondernemingen hanteren een privacy beleid dat overeenkomt met het onze. Uw gegevens worden niet verspreid buiten de Europese Unie.

Uw persoonsgegevens worden ook verstrekt aan de politie en het gerecht indien hiertoe door hen een gerechtvaardigde vraag wordt gesteld. Dit geldt enkel voor die gegevens die binnen het kader van deze vraag vallen.

De voornaamste doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt zijn de volgende:

  • Levering en inname van de wagen of ander mobiliteitsobject
  • Leveren en informeren over de diensten verbonden aan het gebruik van de wagen of een ander mobiliteitsobject. Dit omvat onder andere bandenwissel, onderhoud, wegenhulp, verzekering, schadeafhandeling, brandstofkaart of mobiliteitsbudget.
  • Rapportering aan onze klanten betreffende het gebruik van de wagen of ander mobiliteitsobject en onze diensten
  • Toekennen van een kredietlimiet
  • Uitvoeren van klantenidentificatie en verificatie
  • Facturatie en incasso

Daarnaast worden uw persoonsgegevens gebruikt om frauduleuze handelingen te voorkomen en te bestrijden, maar ook ten behoeve van direct marketing-doeleinden om ons klantenbestand uit te breiden.

Te allen tijde verwerken wij persoonsgegevens alleen dan, als dat vanwege een specifieke aanleiding noodzakelijk is. Wij zullen dan ook alleen persoonsgegevens verwerken die in een bepaald verband afdoende, ter zake dienend en niet buitensporig zijn, ongeacht of het nu bijvoorbeeld gaat om de uitvoering van een overeenkomst of de preventie van fraude. Wij betrachten bij de verwerking van uw persoonsgegevens de nodige zorgvuldigheid, waarbij wij ons houden aan de geldende interne en wettelijke voorschriften op het gebied van privacy.

Wij wijzen u erop dat wij uw persoonsgegevens ook kunnen verwerken ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden of ter verbetering van de kwaliteit van onze producten en diensten. Deze verwerking gebeurt op een anonieme basis en is niet te herleiden naar individuele personen.

Beveiliging van persoonsgegevens

Alphabet Belgium stelt alles in het werk om ervoor te zorgen dat uw privacy bij het verwerken van uw persoonsgegevens zo goed mogelijk wordt beschermd en beveiligd. Om dit mogelijk te maken hanteren wij gepaste administratieve, technische en fysische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen accidentele, onbevoegde of onrechtmatige verwerking. De belangrijkste maatregelen in dit kader zijn:

  • Fysieke toegangscontrole tot onze gebouwen
  • Toegangscontrole en identificatie in onze applicaties
  • Opleiding betreffende privacy voor onze werknemers
  • Afsluiten van overeenkomsten met de verwerkers van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden bewaard in uw persoonsdossier. Het vertrouwelijk karakter van deze gegevens wordt beschermd met een gebruikersnaam en een wachtwoord. Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan nodig is voor de vervulling van de doeleinden waarvoor ze werden bekomen. Uw persoonsgegevens worden verwijderd zodra de wettelijke of contractuele termijnen om deze gegevens te bewaren zijn verstreken.

Cookies

Om u te kunnen herkennen wanneer u onze website bezoekt, maakt Alphabet Belgium gebruik van “cookies”, die veelvuldig worden gebruikt op websites. Een cookie is een kleine tekst, die door uw browser wordt opgeslagen op de harde schijf van uw computer. Onze cookies bevatten geen informatie die terug te leiden is tot individuele personen.

De meeste web browsers accepteren de cookies automatisch, maar om dat te voorkomen kunt u doorgaans de instelling van uw browser aanpassen. Voor sommige onderdelen op onze website, zoals persoonlijke informatie en klantengegevens, is het vereist dat de cookies in werking zijn. Indien u dat wenst, kunt u op uw browser de voorkeur voor cookies instellen indien u gebruik maakt van deze onderdelen en deze weer buiten werking stellen wanneer u andere websites bezoekt.

Wijziging van het Privacybeleid

Zonder voorafgaande kennisgeving kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd worden aangepast om te voldoen aan de van toepassing zijnde wetgeving, of in verband met een wijziging in onze bedrijfsvoering. U wordt verzocht om deze pagina regelmatig te bezoeken om te zien of er wijzigingen zijn.

Recht van inzage in en verbetering van uw gegevens

Alle personen kunnen vragen om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die door Alphabet Belgium over hem of haar worden aangehouden. De betrokkene kan een kopie vragen van de informatie die op hem of haar betrekking heeft.

Alle personen hebben het recht op verbetering van onnauwkeurige gegevens die op hen betrekking hebben. Bovendien kan u vragen om de verwerking van persoonsgegevens stop te zetten indien u acht dat deze:

  • betrekking heeft op directe marketing
  • niet gestoeld is op de wettelijke vereisten voor verwerking

Deze vraag tot toegang, verbetering en stopzetting van verwerking dient schriftelijk te worden gesteld via e-mail aan contact.privacy@alphabet.be met bewijs van identiteit waarin u aangeeft tot welke persoonsgegevens, verwerking of doelstelling van de verwerking de aanvraag betrekking heeft. Om uw vraag zo goed mogelijk te kunnen behandelen, vragen we het formaat zoals hier opgenomen (zie bijlage) te gebruiken. Alphabet Belgium zal uw aanvraag behandelen binnen een redelijke termijn, maar deze zal in geen geval langer zijn dan de termijn vooropgesteld door de wet.