Déclaration de confidentialité

Qui sommes-nous ?

Alphabet Belgium Long Term Rental NV est établi à Ingberthoeveweg 6, 2630 Aartselaar, Belgique. Alphabet Belgium fait partie du groupe BMW et la société BMW AG est cotée à la bourse de Francfort (Allemagne).

Objectif, conditions et procédure pour le traitement des données à caractère personnel

Pour éviter toute ambiguïté, nous rappelons que les prescriptions internes et légales en matière de confidentialité concernent uniquement les personnes physiques, y compris les partenaires de personnes autres que des personnes morales, mais ne s'appliquent pas aux personnes morales (entreprises) ni à celles qui agissent au nom de ces personnes morales en relation avec Alphabet Belgium.

Alphabet Belgium ne recueille vos données à caractère personnel que dans la mesure où nous en avons besoin pour pouvoir assurer nos services de manière optimale et pour répondre à nos obligations légales. La fourniture de vos données à caractère personnel est importante pour assurer la qualité de nos services mais elle n'est pas obligatoire.

Les données à caractère personnel nous sont fournies par vous-même ou par une tierce partie avec laquelle nous avons conclu un accord, par exemple votre employeur. En outre, nous disposons de données à caractère personnel qui sont générées du fait de l'utilisation de nos services. Ainsi pouvons-nous obtenir des données en relation avec l'utilisation de la voiture et des cartes de carburant ou cartes de mobilité mises à disposition. Les données obtenues de cette façon sont détaillées et comprennent notamment le lieu, la date, l'heure, le prix et d'autres renseignements concernant nos services ou ceux de tiers.

Vos données à caractère personnel sont utilisées pour la conclusion et l'exécution de contrats de leasing, ainsi que pour la conclusion éventuelle d'autres accords étroitement associés. Dans ce cadre, les données à caractère personnel traitées par nos soins sont également partagées avec des entreprises et tierces parties associées. Les principaux prestataires de services auxquels certaines données peuvent être fournies sont les :

  • Assureurs
  • Fournisseurs de services d'entretien de voitures
  • Fournisseurs d'applications
  • Sociétés du groupe dans le cadre d'une gestion d'applications

Toutes les entreprises associées à notre société appliquent une politique de confidentialité compatible avec la nôtre. Vos données ne sont pas diffusées en dehors de l'Union Européenne.

Vos données à caractère personnel peuvent également être fournies à la police et à la justice si elles nous présentent une demande justifiée en ce sens. Ceci concerne uniquement les données qui relèvent du cadre de cette demande.

  • Les principaux objectifs de l'usage de vos données à caractère personnel sont les suivants :
  • Fourniture et reprise de la voiture ou de tout autre moyen de mobilité
  • Fourniture et information sur les services liés à l'utilisation de la voiture ou de tout autre moyen de mobilité. Ceci englobe notamment le changement de pneus, l'entretien, le dépannage, l'assurance, le règlement d'un sinistre, la carte de carburant ou le budget de mobilité.
  • Fourniture de rapports à nos clients concernant l'utilisation de la voiture ou tout autre moyen de mobilité et de nos services
  • Attribution d'une limite de crédit
  • Identification et vérification des clients
  • Facturation et encaissement

Par ailleurs, vos données à caractère personnel sont utilisées pour empêcher et combattre des agissements frauduleux mais aussi à des fins de marketing direct pour élargir notre portefeuille de clients.

En toutes circonstances, nous traitons des données à caractère personnel uniquement lorsque cela s'avère nécessaire dans un contexte spécifique. Nous ne traiterons par conséquent que des données à caractère personnel qui sont appropriées, utiles et non excessives dans un cadre donné, qu'il s'agisse par exemple de l'exécution d'un contrat ou de la prévention d'une fraude. Nous veillons à apporter tout le soin nécessaire au traitement de vos données à caractère personnel en respectant les prescriptions internes et légales en vigueur en matière de confidentialité.

Nous vous rappelons que nous pouvons également traiter vos données à caractère personnel à des fins statistiques et scientifiques ou pour améliorer la qualité de nos produits et services. Ce traitement s'effectue de manière anonyme et ne se réduit pas à des personnes individuelles.

Protection de données à caractère personnel

Alphabet Belgium met tout en œuvre pour garantir au mieux la protection de votre confidentialité dans le traitement de vos données à caractère personnel. A cet effet, nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre un traitement accidentel, non justifié ou non compétent. Les principales mesures prises dans ce cadre sont les suivantes :

  • Contrôle d'accès physique à nos bâtiments
  • Contrôle d'accès et identification dans nos applications
  • Formation de nos collaborateurs en matière de confidentialité
  • Conclusion d'accords avec les sous-traitants de données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont conservées dans votre dossier personnel. Le caractère confidentiel de ces données est protégé par un nom d'utilisateur et un mot de passe. Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées au-delà du temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été obtenues. Vos données à caractère personnel sont supprimées à l'expiration des délais légaux ou contractuels de conservation de ces données.

Cookies

Pour pouvoir vous reconnaître lorsque vous visitez notre site web, Alphabet Belgium a recours à des « cookies », une pratique largement utilisée sur les sites web. Un cookie est un petit code de texte qui est stocké par votre navigateur sur le disque dur de votre ordinateur. Nos cookies ne contiennent aucune information permettant d'identifier des personnes individuelles.

La plupart des navigateurs web acceptent automatiquement les cookies mais pour empêcher cela, il est généralement possible de modifier le paramétrage du navigateur. Pour certains composants de notre site web, telles que les informations personnelles et les données de clients, il est indispensable que les cookies soient activés. Si vous le souhaitez, vous pouvez paramétrer sur votre navigateur la préférence de traitement des cookies si vous utilisez ces composants et ensuite les désactiver à nouveau lorsque vous visitez d'autres sites web.

Modification de la politique de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité est susceptible de faire ponctuellement l'objet de modifications sans préavis afin de satisfaire à la législation en vigueur ou dans le cadre d'une évolution de nos activités. Vous êtes invité à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications.

Droit de consultation et de rectification de vos données

Toutes les personnes peuvent demander d'avoir accès aux données à caractère personnel qui sont conservées à leur sujet par Alphabet Belgium. L'intéressé peut demander une copie des informations qui la concernent.

Toutes les personnes ont droit à la rectification des données inexactes qui les concernent. Par ailleurs, vous pouvez demander de mettre fin au traitement des données à caractère personnel si vous estimez que celui-ci :

  • concerne le marketing direct ;
  • ne se fonde pas sur les exigences légales en matière de traitement.

Cette demande d'accès, de rectification et d'interruption du traitement doit être adressée par écrit en envoyant un courriel à contact.privacy@alphabet.be accompagné d'une preuve de l'identité de la personne concernée et indiquant sur quelles données à caractère personnel, quel traitement ou objectif du traitement porte la demande. Pour pouvoir traiter votre demande de manière optimale, nous vous demandons d'utiliser le format tel que repris dans ce document (voir l'annexe). Alphabet Belgium traitera votre demande dans un délai raisonnable, celui-ci ne pouvant en aucun cas être supérieur au délai prescrit par la loi.