La restitution, un moment-clé du contrat… à anticiper  !

Dernière étape avant la clôture du contrat de location longue durée, la restitution est une étape majeure de son déroulement : elle détermine et certifie la date de fin du contrat ainsi que le transfert juridique de la garde du véhicule. C‘est aussi le moment où l’inspection du véhicule met à jour les éventuels frais de dépréciation à la charge du locataire.   

Si les gestionnaires de flotte sont largement sensibilisés sur ce sujet, ils ont un travail de pédagogie important à mettre en œuvre auprès de leurs conducteurs car bien souvent, il est possible d’en réduire le montant. La clé ? Anticipation, communication et organisation !  

En France, chaque année et selon les statistiques de SesamLLD, (Syndicat des Entreprises des Services Automobiles en LLD et des Mobilités), 400 000 véhicules arrivent en fin de contrat de LLD. Leur restitution au loueur suit un processus très structuré qui s’appuie sur l’expertise d’un prestataire extérieur indépendant dans le garage où le véhicule est déposé par son conducteur. 

Au moment de sa restitution, le véhicule doit être en bon état et avec tous ses accessoires. Le SesamLLD définit un « état standard » mais chaque loueur est libre de fixer sa propre appréciation de l’état du véhicule au moment de sa restitution. Chez Alphabet, une grille d’abattement des frais de dépréciation est appliquée aux véhicules en fonction de leur âge et de leur kilométrage au moment de la restitution (tous ces éléments sont à retrouver dans notre « Guide de la restitution »). 

En moyenne, l’inspection des véhicules permet de constater 11 dommages sur les véhicules utilitaires et 9 dommages sur les véhicules particuliers, répartis comme suit :  

• Carrosserie : 44% 

• Intérieur (véhicule non nettoyé, sellerie ou revêtements abîmés) : 19% 

• Documents manquants : 11,5% 

• Dommage sur les pare-chocs : 11% 

• Jantes abîmées : 11% 

• Dommage sur le vitrage : 3,5 % 

La plupart de ces dommages pourraient être évités et les frais de dépréciation réduits en effectuant les opérations nécessaires en amont de la restitution. 

Quelques conseils pour vous… Et pour vos conducteurs !

Équipement et entretien du véhicule : 

• Ne lésinez pas sur les équipements : pour éviter les impacts sur la carrosserie et les pare-chocs, pensez à équiper les véhicules de votre flotte de radars et si possible de caméras à l’avant et à l’arrière, qui simplifieront les manœuvres et préviendront les « petits » chocs… 
   
• Sensibilisez vos conducteurs à l’importance de bien entretenir leur véhicule pendant tout le déroulement de leur contrat :  
  Sur le plan mécanique : les opérations de maintenance doivent être réalisées en temps et en heure dans les réseaux agréés ; si nécessaire, le contrôle technique du véhicule doit également être réalisé conformément à la réglementation.  
  Au quotidien : prendre soin de la sellerie, des garnitures intérieures, des moquettes. Si le véhicule n’est pas équipé de tapis de sol, pensez à en faire équiper les véhicules de votre flotte. 

Avant la restitution : 

• Demandez à vos conducteurs de faire effectuer les travaux de remise en état de la carrosserie et/ou du vitrage en amont de la restitution : ces interventions peuvent être prises en charge par la couverture sinistres souscrite pour les véhicules de votre flotte.  

• Rappelez à vos conducteurs que leur véhicule doit être restitué nettoyé (intérieur et extérieur) et accompagné de tous les documents et éléments nécessaires (certificat d’immatriculation, double de clés, carte carburant, …) 

• Les pneus doivent être identiques à ceux de la monte d’origine. Demandez à votre conducteur de vérifier l’éventuel quota de pneus disponible pour son véhicule. Le cas échéant il devra effectuer la permutation pneus hiver / pneus été avant de rendre son véhicule. Attention : en cas d’usure supérieure à 60%, le remplacement des pneus doit être effectué. 

Planning d’une restitution réussie 

La date de fin de contrat approche… Pensez à informer vos conducteurs des différentes étapes à respecter pour que la restitution se déroule dans les meilleures conditions. 

J-30 :  

• Prévoir les éventuelles remises en état du véhicule et s’assurer de la validité du contrôle technique 

• Récupérer si besoin des pneumatiques identiques à ceux de la monte d’origine 

J-15 : 

• Fixer un « rendez-vous restitution » avec l’inspecteur et prendre rendez-vous avec la concession où le véhicule sera restitué. 

J-2 : 

• S’assurer que le véhicule est propre (intérieur et extérieur) 

J-1 :  

• Effacer toutes les données personnelles enregistrées à bord du véhicule (GPS, multimédia, ordinateur de bord…) 

• Préparer tous les documents et éléments qui devront être remis à l’inspecteur 

JJ : 

• Se présenter au rendez-vous restitution : l’inspecteur indépendant procédera à l’inspection du véhicule, identifiera les éventuels dommages et établira un « procès-verbal de restitution » que le conducteur devra signer.  

On l’aura compris, pour une restitution réussie le conducteur est au centre de toute la démarche. Il est donc indispensable pour le responsable de la flotte de le sensibiliser aux enjeux que représente le soin qu’il apportera à cette étape importante de son contrat de LLD.  

Chez Alphabet, nos conseillers sont à votre écoute et peuvent vous accompagner chacune des étapes du processus. N’hésitez pas à nous solliciter !