Les utilisateurs de l’outil Fleet Agent partagent leur avis

« Fleet Agent est facile à utiliser et complet, aussi pour nos collaborateurs. »

La mission des travailleurs du groupe Ter Beke est assez vaste, mais qu’en est-il de la fonction de fleet manager ? Souvent, c’est cette partie qu’ils préfèrent. Surtout quand ils peuvent travailler avec l’outil Fleet Agent d’Alphabet.

Ter Beke est un nom connu dans le domaine de la charcuterie fine et des plats préparés frais, produits et distribués à partir de 12 sites industriels qui se situent en Belgique, aux Pays-Bas, en France, en Pologne et au Royaume Uni. Le groupe Ter Beke emploie environ 2 750 collaborateurs. Depuis 1986, la société est notée à la bourse Euronext Bruxelles. En 2019, la société a réalisé un chiffre d’affaires de 728,1 millions d'euros.

Les voitures de société chez Ter Beke constituent un élément de rémunération - un élément très apprécié d’ailleurs. Et c’est aussi le cas dans d'autres pays que la Belgique, même au Royaume Uni où la voiture de société est pratiquement inconnue.

Entre-temps, la flotte de Ter Beke compte 120 voitures de société en Belgique et près de 190 dans les autres pays. Comme le groupe s’est développé par le rachat d’autres sociétés, il existait des différences historiques en matière de car policy, ainsi que des différences nationales en fiscalité etc.

« Harmoniser les règles pour tous les pays. Voilà notre objectif, en tout cas le plus possible. Pour tous les pays, nous sommes dès lors passés à Alphabet. Ici en Belgique, nous travaillons avec Alphabet depuis... 1994, à l’époque sous le nom de CW Lease. C’était l’année où Ter Beke a commencé son activité des plats préparés, le début de la croissance. »

 

Ter Beke vise-t’il des objectifs spécifiques pour la gestion de flotte ?

« On peut toujours viser certains objectifs. Maîtriser le plus possible les coûts, par exemple, c’est une évidence. Les marges dans notre secteur ne sont pas si importantes. Mais en même temps il faut tenir compte de certains facteurs. La voiture de société est surtout un outil de RH. Allez-vous veiller à ce que les collaborateurs soient satisfaits (et le restent), ou allez-vous réduire les émissions de CO2, ou souhaitez-vous surtout la perfection en matière de fiscalité ? Il faut peser le pour et le contre des différentes options. »

 

La conduite électrique chez Ter Beke est-elle proposée ?

« En principe, elle est possible. Dans le budget attribué, un travailleur peut opter pour une voiture électrique. Mais notre groupe est composé de nombreux sites qui sont très éloignés les uns des autres. Dans la plupart des cas, la portée d’une voiture électrique n’est pas encore assez grande pour aller de la Belgique à notre site français à quelques 550 km. Et on ne dispose pas non plus de suffisamment de temps pour recharger la voiture. Mais à terme, cela pourrait bien évoluer. »

 

Depuis combien de temps utilisez-vous Fleet Agent ?

« Nous utilisons Fleet Agent depuis le début. Nos collaborateurs ont même encore utilisé la version démo ! Notre avis sur Fleet Agent jusqu’à présent ?

« Fleet Agent est un outil incroyablement pratique et simple à utiliser. »

 

L’outil offre beaucoup de fonctionnalités. Lesquelles utilisez-vous le plus souvent ?

Fleet Agent vous permet de...

• calculer facilement des tarifs de leasing ;
• créer et comparer des devis ;
• commander des véhicules ;
• faire le suivi de votre commande ;
• consulter les détails du contrat ;
• exporter des informations de gestion en Excel ;
• chercher la valeur fiscale de vos véhicules de leasing ;
• calculer facilement les apports personnels ;
• faire le suivi des déclarations de sinistre.

« La réponse est simple : nous utilisons TOUTES les fonctionnalités, car elles sont toutes bien utiles.

Il est aussi important que nous puissions orienter nos conducteurs vers Fleet Agent. Ils peuvent y voir des données sur les sinistres et la consommation, le nombre d'amendes, … Cela a un effet de sensibilisation.



En plus, nos conducteurs peuvent - certes uniquement en dehors des heures de travail - configurer leur voiture et calculer certaines options. Et s’ils ont déjà une voiture de société : contacter eux-mêmes le Drivers’ Desk chez Alphabet, faire des déclarations d’accident, prendre un rendez-vous pour leurs pneus d'hiver, télécharger une nouvelle carte blanche pour leur assurance… Une à une des opérations qui alourdiraient la charge de travail des RH. »

« Fleet Agent permet de déléguer bon nombre d’opérations à vos collaborateurs. »

Et s’il y a une question sur Fleet Agent ?

« Alors nous pouvons faire appel à l’Helpdesk. Il fonctionne très bien. Ce serait bien s’il était aussi accessible en dehors des heures de travail. C’est peut-être une suggestion ? »

« Dans l’ensemble, les services associés à Fleet Agent sont bons, voire très bons. »

« Ce serait bien aussi si nous pouvions nous-mêmes adapter (assouplir) temporairement les paramètres de Fleet Agent, selon les règles de notre car policy. Par exemple, au moment de créer un nouveau conducteur. »

 

En résumé, quels sont selon Ter Beke les principaux avantages de Fleet Agent ?

« Pour nos conducteurs, c’est surtout l’accessibilité (en dehors des heures de travail), la simplicité pour choisir-calculer-commander, les offres disponibles en temps réel et les nombreuses fonctionnalités que l’on peut utiliser de façon autonome. Tout peut être calculé. Cela permet éviter aussi de nombreuses discussions.



Et pour nous, en tant que responsable de flotte, c’est fort appréciable de retrouver toutes les données nécessaires à un seul endroit. Complet et clair. Un bon outil pour la gestion de flotte. Fleet Agent nous permet aussi de déléguer bon nombre de tâches aux collaborateurs et de garder quand même le contrôle, afin de respecter notre car policy. »