Privacy Statement

Privacy Statement BMW Financial Services Nederland B.V.

BMW Financial Services Nederland B.V. (h.o.d.n. Alphabet) is een dienstverlener in mobiliteitsoplossingen. In die hoedanigheid verwerken wij gegevens van personen. De meeste gegevens die wij verwerken hebben te maken met het aanbieden van onze mobiliteitsoplossingen aan klanten. Zoals de mogelijkheid tot leasen van een auto, LCV of zelfs een fiets, maar ook het verstrekken van een mobiliteitskaart en verhuur van auto’s. Daarbij ontvangen en verwerken wij persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens van klanten (werkgevers), hun werknemers en vennootschappelijke bestuurders en/of vertegenwoordigers van (mogelijke) zakelijke partners. In het geval van B2E (Business to Employee) en private lease verwerken wij ook gegevens van onze klanten. Dit Privacy Statement is van toepassing op persoonsgegevens die wij ontvangen van en over deze individuen.

Verwerking van uw persoonsgegevens begint al bij het acquisitie-proces voor het leasevoertuig, het maken van een offerte voor het leasevoertuig en het besluit om betreffende leasevoertuig te bestellen/accepteren. Hiervoor krijgen wij persoonsgegevens van uw werkgever of van u zelf als medewerker/private lease klant. Daarna volgen nog vele momenten waarbij uw persoonsgegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld als uw voertuig betrokken is bij een ongeval, indien schade gerepareerd moet worden of als wij verkeersboetes voor uw voertuig ontvangen. Ook voor onze aanvullende diensten, zoals het verstrekken van een tankpas, mobiliteitskaart, hulp bij pech en autoverhuur verwerken wij uw persoonsgegevens.

Wij begrijpen dat het gebruik van uw persoonsgegevens uw vertrouwen vereist. We zullen daarom de hoogst mogelijke dataprivacy standaard hanteren en uw data alleen gebruiken voor duidelijk beschreven doeleinden en in overeenstemming met uw dataprivacyrechten.

Dit Privacy Statement beschrijft in de volgende secties hoe Alphabet de persoonsgegevens van haar (potentiële) klanten en gebruikers van onze mobiliteitsoplossingen verzamelt, verwerkt en gebruikt.

Alphabet kan dit Privacy Statement wijzigen (laatste aanpassing 6 augustus 2025). We raden u aan om dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen, in ieder geval als u (opnieuw) persoonsgegevens aan Alphabet verstrekt. Indien Alphabet een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop Alphabet persoonsgegevens verwerkt zal Alphabet dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website.

Zoals gedefinieerd in de algemeen geldende privacywetgeving is BMW Financial Services Nederland B.V. (h.o.d.n. Alphabet) gevestigd op Takkebijsters 59, 4802 HW Breda, verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

Alphabet heeft ook diverse Rent vestigingen in Amsterdam, Boxtel, Breda, Den Haag, Nieuwegein, Rotterdam en Zwolle. Daarnaast maakt Alphabet gebruik van een innamecentrum in Breda voor inname van alle leasevoertuigen waarvan de leasetermijn is vervallen, of voertuigen die tijdelijk gestald/geschorst worden op locatie Breda.

Alphabet is onderdeel van de BMW Group AG. Op basis daarvan kunnen wij gegevens delen met BMW Group. Alphabet International is de moedermaatschappij van Alphabet. Ook met deze entiteit kunnen wij uw gegevens delen.

Alphabet is verantwoordelijk voor al uw persoonsgegevens die worden verwerkt via de websites

www.alphabet.com/nl-nl
www.alphabet.com/en-nl
https://flexiblefleet.alphabet.com
https://ontdek.alphabet.com/mobility-scan-wizard
https://ontdek.alphabet.com/zakelijk-lease-berekenen
https://ontdek.alphabet.com/feedback-widget
https://www.alpharent.com/nl
www.mijnschademelding.nl
www.alphabet.career.emply.com
https://configurator.alphabet.com/nl/
https://configurator.alphabet.com/nl/en-NL/
corporate carsharing websites:
- www.admin.topology.nl
- https://portal.topology.nl
Ons klantportaal My Alphabet en onze mobiele applicaties zoals de Alphabet Carbon Tracker, Fleet Reporting en de Alphabet App.

Alphabet verwerkt uw persoonsgegevens als deze worden doorgegeven door Sales Partners en Service Partners zoals garages, pechhulp, dealervestigingen. De Sales Partners en servicepartners zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die u aan hen ter beschikking stelt op het gebied van dienstverlening. Het is ook mogelijk dat Alphabet uw persoonsgegevens verstrekt aan een Sales Partner of servicepartner. Daarnaast is het mogelijk dat een Sales Partner of servicepartner andere persoonsgegevens verzamelt. Wij raden u aan om het Privacy Statement van de desbetreffende Sale Partner of servicepartner te raadplegen voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.

Alphabet verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens onder andere in de volgende gevallen:

Wanneer uw werkgever Alphabet gebruikt als leasemaatschappij en deze uw persoonsgegevens aan ons heeft doorgegeven voor de afname van producten of diensten;
Wanneer u rechtstreeks contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via onze website, via de drivers desk of via My Alphabet, via Alphabet Assistance voor schade en SOS/ pechhulp en indien wij via dealers/salespartners uw persoonsgegevens hebben ontvangen omdat u geïnteresseerd bent bijvoorbeeld in onze producten of diensten of indien u vragen heeft;
Wanneer u direct producten van ons afneemt (bijv. via de website Alphabet.com, configurator.alphabet.com);
Wanneer u mobiliteitsdiensten van ons afneemt (bijvoorbeeld Alphabet Carbon Tracker, Carbon Manager, Fleet Reporting, Alphabet Flexible Fleet, Alphabet Fiets Lease, Alphabet Share, Alphabet Private Lease of Pool beheer);
Voor onderhoud en/of reparatie van uw voertuig in een vestiging van een servicepartner;
Wanneer u informatie aanvraagt over onze producten en diensten (bijv. door toezending van brochure of prijsaanvraag);
Wanneer u reageert op onze direct marketing acties bijvoorbeeld wanneer u een antwoordkaart invult of uw persoonsgegevens online op een van onze websites verstrekt;
Wanneer uw persoonsgegevens naar ons worden doorgestuurd door servicepartners of derden;
Wanneer wij (management)rapportages opstellen over de diensten die uw werkgever bij ons afneemt gebruiken wij uw persoonsgegevens in deze overzichten (bijvoorbeeld Fleet Reporting en de Alphabet Carbon Tracker.
Wanneer wij in het kader van de dienstverlening persoonsgegevens over brandstofverbruik, verkeers- en parkeerboetes, schadebeheer, of verzekeringsinformatie van u of onze servicepartners ontvangen;
Wanneer u ons uw voertuiggegevens (kenteken/voertuigidentificatienummer) doorgeeft, in het kader van de dienstverlening en onderhouds- en reparatiewerkzaamheden van onze erkende werkplaatsen/dealervestigingen;
Wanneer andere BMW Group entiteiten of business partners persoonsgegevens van u ter beschikking stellen op een wijze die is toegestaan;
Wanneer derde partijen (zoals erkende verkopers) persoonsgegevens van u ter beschikking stellen op een manier die is toegestaan.

Wij vragen u vriendelijk om ons te helpen om uw persoonsgegevens actueel te houden door ons op de hoogte te houden van wijzigingen in uw persoonsgegevens, in het bijzonder van uw contact- / NAW-gegevens.

Alphabet kan de volgende gegevens van u verzamelen:

Contactgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres (en indien van toepassing werkgever);
Interesses: informatie die u heeft gegeven over interesses bijv. voor voertuigen;
Andere persoonlijke gegevens: informatie die u heeft verstrekt, zoals geboortedatum, geslacht, opleiding, grootte van het huishouden of beroepssituatie;
Contractuele data: klantnummer, contractnummer, leasebedrag, VIN nummer, kenteken, contract start en einddatum;
Aanvullende voorbeelden: mobiliteitswagenparkgegevens in klantportaal (bijvoorbeeld Fleet Reporting, 360 Fleet Portal, Alphabet Carbon Tracker, Carbon Manager, Alphabet Flexible Fleet, of Alphabet Share)waarin al uw relevante contract gerelateerde gegevens voor (internationale) klantenrapportagediensten worden beschreven, zoals contractnummer, kenteken, chassisnummer, merk/model, gecontracteerde leveringstermijn en -kilometers, CO2-uitstoot, kostenplaats voor klanten, vereiste IFRS 16-gegevens, werkelijke kilometerstand incl. afwijkingen, verwachte afloopdatum van het contract, brandstofverbruik (verwacht versus werkelijk), boetestatistieken, service- en onderhoudsstatistieken).
Gegevens met betrekking tot uw online account: accountinformatie in klantportaal (My Alphabet) en betalingsgegevens die u hebt ingesteld (bijvoorbeeld bankrekeningnummer);
Gebruik van website en communicatie: Informatie over hoe u de website gebruikt en of u berichten van ons opent of doorstuurt, inclusief gegevens die zijn verzameld door middel van cookies. Meer informatie over Cookies vindt u in ons Cookie statement.
Transactie en interactiegegevens: Onderhoudsgegevens, brandstofverbruik (in geval van een tankkaart), schadegegevens, informatie over aankopen van producten en diensten, interactie met driversdesk en/of sales support (uw verzoeken en klachten) en (sales) partners en dealervestigingen, alsmede deelname aan marktonderzoeken;
Gegevens i.v.m. het toetsen van uw kredietwaardigheid en identiteit*: gegevens om uw identiteit vast te stellen (bijv. rijbewijs), voor de beoordeling van de kredietwaardigheid verwerken wij uw persoonsgegevens zoals een loonstrook, IBAN-gegevens; informatie over fraude, strafbare feiten, verdachte transacties, informatie over PEP’s en sanctielijsten die uw gegevens bevatten.
Alphabet toetst voorafgaand aan het accepteren van de aanvraag uw financiële positie. Dat doen wij om een beeld te vormen van eventuele betalingsrisico's. Het helpt ons te bepalen of wij een overeenkomst met u kunnen aangaan en welke voorwaarden van toepassing zijn.
- Voor alle natuurlijke personen (inclusief eigenaren van Eenmanszaken / VOF / Maatschap) doen wij een toetsing bij het Bureau Krediet Registratie (BKR). Ook registreren wij jouw overeenkomst bij het BKR als die tot stand gekomen is.
- Is sprake van een rechtspersoon? Dan vragen wij om inzage in uw bedrijfsgegevens en verstrekken wij de gegevens van de achterliggende natuurlijk persoon (eigenaar / UBO) aan Economic Data Resources B.V.(EDR). EDR controleert uw persoons- en financiële gegevens en levert ons een kredietinformatierapport met risicoprofiel.
- Uw persoonsgegevens worden opgeslagen door Alphabet en zij gebruikt uw gegevens alleen voor het uitbrengen van een offerte. Wilt u de offerte omzetten in een aanvraag, dan worden uw gegevens ook voor de aanvraag gebruikt. In het aanvraagproces kunnen wij nog aanvullende gegevens bij u opvragen.
- Meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens vind u ook in het privacy statement van EDR. Daarin staat ook hoe u uw rechten, zoals recht op inzage, bezwaar, verbetering en wissing kunt uitoefenen.
Gegevens i.v.m. het gebruik van Alphabet Apps en services: gegevens over uw gebruik van de apps van Alphabet (op uw mobiele telefoon) Alphabet App/Alphabet Share.
Technische gegevens van het voertuig: gegevens die zijn aangemaakt en/of verwerkt in het voertuig dat door u wordt gebruikt. Om de privésfeer van onze klanten te beschermen is de verwerking van technische gegevens over het algemeen specifiek, zonder directe verwijzing naar de klant.
Onlinediensten (van derden): Als uw voertuig verbinding heeft met een mobiele telefoonnetwerk, kunnen hiermee gegevens worden uitgewisseld tussen uw voertuig en andere systemen. De verbinding met het mobiele telefoonnetwerk wordt mogelijk gemaakt door de eigen zender en ontvanger van het voertuig of een mobiel apparaat (zoals een smartphone) dat u meeneemt in het voertuig. Over dit mobiele telefoonnetwerk kunnen online functies worden gebruikt. Dit omvat online diensten en applicaties/apps die worden geleverd door de fabrikant of andere aanbieders. Als u deze diensten gebruikt, vallen deze diensten onder de verantwoordelijkheid van de respectievelijke aanbieder en zijn deze onderworpen aan de voorwaarden voor gegevensbescherming en gebruiksvoorwaarden van deze aanbieder. Alphabet heeft geen invloed op de via deze diensten uitgewisselde inhoud. U moet daarover informatie verkrijgen van betreffende derde van wie u de dienst af neemt over de aard, het toepassingsgebied en het doel van de verzameling en het gebruik van persoonsgegevens in het kader van de dienst van deze derden.
Gegevens ten behoeve van lokalisering van het voertuig:
Wanneer de afspraken uit het leasecontract niet worden nagekomen of als er een rechterlijk bevel is dat ons toestaat de auto terug te halen, dan hebben wij het recht om de auto te zoeken en te lokaliseren met behulp van de functionaliteit die in de auto is ingebouwd. Het lokaliseren van de auto kan betekenen dat we persoonlijke gegevens verwerken. Zoals bijvoorbeeld een locatie of adres.

Alphabet heeft geen toegang tot de operationele gegevens in het voertuig, gegevens over comfort (bijv. positie van stoel en stuur) en infotainment. Indien u inzage wilt in deze gegevens kun u contact opnemen met het merk van uw voertuig. Contactgegevens kunt u terugvinden in het Privacy Statement van de desbetreffende merken.

* Voor al onze zakelijke mobiliteitsoplossingen wordt voor financiële toetsing en acceptatie gebruik gemaakt van Economic Data Resources B.V. .

Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Alphabet zal uw persoonsgegevens alleen verwerken indien dit nodig is voor onze dienstverlening. Wij verwerken uw persoonsgegevens in de volgende gevallen:

Voor het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst met u of uw werkgever;
Omdat we daar toestemming van u voor hebben gekregen;
Omdat wij (of een derde) daar een gerechtvaardigd belang bij hebben; (alleen van toepassing als uw belangen niet zwaarder wegen dan die van ons in afzonderlijke gevallen);
Omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn;
Omdat dit noodzakelijk is voor uw vitale belangen.

De persoonsgegevens die worden verzameld voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst of het leveren van diensten worden voor onderstaande doeleinden verwerkt:

Het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst

Beoordelen van uw kredietwaardigheid[1];
Voor het afleveren van een mobiliteitsoplossing;
Voor het correct afhandelen van reparatie, onderhoud en bandenwissel volgens de overeenkomst.
Onderzoek en ontwikkeling van onze producten en diensten om nog betere diensten te leveren;

Toestemming

Marketinggebruik – om diensten van Alphabet te promoten en nieuws en aanbiedingen met u te delen en aan uw profiel aan te passen;
Onderzoek en ontwikkeling van onze producten en diensten om nog betere diensten te leveren door middel van enquêtes;
Alle gebruiken waarvoor wij u toestemming nodig hebben staan vermeld in uw dashboard in My Alphabet; u kunt die voorkeur daar ook aanpassen.

Gerechtvaardigd belang

In verband met het voorkomen van fraude en criminele activiteiten – om onze organisatie en de samenleving te beschermen tegen criminaliteit en de gevolgen hiervan.
Onderzoek en ontwikkeling van onze producten en diensten om nog betere diensten te leveren door middel van enquêtes;
Wanneer de afspraken uit het leasecontract niet worden nagekomen of als er een rechterlijk bevel is dat ons toestaat de auto terug te halen, dan hebben wij het recht om de auto te zoeken met behulp van de trackingsystemen die in de auto zijn ingebouwd.

Wettelijke verplichting

Om te reageren op bindende verzoeken van autoriteiten of regelgevende partijen.

Vitaal belang

In het kader van pechhulp.

Hieronder geven wij per mobiliteitsoplossing of dienst weer welke persoonsgegevens worden verwerkt en welke derde partijen hierbij betrokken kunnen zijn:

[1] Voor onze zakelijke mobiliteitsoplossingen wordt voor financiële toetsing en acceptatie gebruik gemaakt van Economic Data Resources B.V. Meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door EDR vind u in het privacy statement van EDR. Daarin staat ook hoe u uw rechten, zoals recht op inzage, bezwaar, verbetering en wissing kunt uitoefenen.

Operational Lease (algemeen)

Dit kan het operationeel leasen van een auto betreffen, maar ook van een LCV, een Alphabet Bike (opvouwbare fiets) of scooter of motor. Hierbij betaalt de klant een afgesproken maandelijks bedrag (waarin de leaseperiode en aantal gereden kilometers zijn verrekend). Full operational lease omvat operationele kosten, zoals bijvoorbeeld onderhoud, reparatie, verzekering, vervanging/ wisseling van banden etc.

Indien u deze mobiliteitsoplossing afneemt verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant (werkgever): NAW-gegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf, KvK nummer en bankrekeningnummer, voorletters en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.

Van bestuursleden en/of tekeningsbevoegden: voorletters en achternaam, geboortedatum, adres en woonplaats, telefoonnummer, rijbewijsnummer; deze persoonsgegevens gebruiken wij om contact met u op te nemen over onze overeenkomst met u, over de onderliggende individuele leasecontracten en om tekeningsbevoegdheid te verifiëren.

Van de bestuurder van het voertuig: voorletters en achternaam van berijder, geslacht (optioneel), geboortedatum, adres en woonplaats, mobiel nummer, e-mailadres (zakelijk en/of privé), kostenplaats, personeelsnummer, indicatie zakelijk/privé gebruik, leasecategorie, datum in dienst en uit dienst, datum start leaseregeling, verdeling jaarkilometrage, maar ook het kenteken van uw leasevoertuig.

Delen met derden:

Persoonsgegevens zoals voorletters en achternaam, adres en woonplaats, mobiel nummer, e-mailadres, werkgever, kenteken en leasecontract worden gedeeld met dealers/ verkopers voor het afleveren van uw voertuig/LCV/fiets.
Persoonsgegevens zoals informatie over het gewenste voertuig en vooraf gecalculeerde leaseprijs, uw voor- en achternaam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres worden gedeeld met Economic Data Resources B.V.;

Grondslag voor verwerking: Deze persoonsgegevens gebruiken wij voor het uitvoeren van ons leasecontract met u, voor het aanleveren van rapportages aan uw werkgever, maar ook voor het voldoen aan onze wettelijke rapportageverplichtingen aan de belastingdienst.

Alphabet Carbon Manager

In samenwerking met onze Carbon Accounting Software partner Plan A, heeft Alphabet de Carbon Manager ontwikkeld. Deze intuïtieve softwareoplossing is ontworpen om de emissies van een wagenpark nauwkeurig te meten, te documenteren en te beheren. Onze consultants kunnen met deze data en inzichten helpen bij het opzetten van strategische initiatieven om de CO₂-uitstoot van het wagenpark te reduceren en de ecologische voetafdruk van de organisatie te verkleinen.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij en de leverancier van de app de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf, btw-nummer en bankrekeningnummer, voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.

Grondslag van de verwerking:

Grondslag voor deze verwerking is uitvoeren van onze overeenkomst met u en het gerechtvaardigd belang

Doel van de verwerking: Deze persoonsgegevens gebruiken we om uw reservering in het systeem te registreren, het afwikkelen van onze contractuele afspraken met de klant (uw werkgever) en het vervaardigen van management rapportages. Hierbij zullen wij uiteraard zorgvuldig omgaan met privacygevoelige data zoals locatiegegevens (zie ook Veiligheidsmaatregelen en locatiegegevens).

Alphabet Carbon Tracker

Voor organisaties met 100 of meer medewerkers is het verplicht om te voldoen aan de CO₂-rapportageverplichting, die de registratie van woon-werkverkeer en zakelijk verkeer van personeel omvat. Met de Alphabet Carbon Tracker biedt Alphabet een eenvoudige oplossing om inzicht te krijgen in zakelijke mobiliteit, waardoor je deze verplichtingen moeiteloos kunt beheren.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij en de leverancier van de app de volgende persoonsgegevens van u:

Van de bestuurder van het voertuig: voorletters en achternaam, geboortedatum, adresgegevens, mobiel telefoonnummer, zakelijk e-mailadres, kostenplaats, personeelsnummer, foto, rijbewijsnummer, maar ook voertuiggegevens zoals kenteken en VIN nummer.

Grondslag van de verwerking:

Grondslag voor deze verwerking is uitvoeren van onze overeenkomst met u en het gerechtvaardigd belang

Alphabet Consulting biedt bedrijven die klant zijn bij Alphabet expertise op het gebied van mobiliteit. Onze deskundige medewerkers verdiepen zich in de behoeften van een bedrijf en informeren over de nieuwste wet- en regelgeving.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij en de leverancier van de app de volgende persoonsgegevens van u:

Grondslag van de verwerking: Grondslag voor deze verwerking is uitvoeren van onze overeenkomst met u en het gerechtvaardigd belang

Fietslease is een mogelijkheid om de reiskostenvergoeding geheel of gedeeltelijk te vervangen voor een (elektrische) fiets. Een fiets van de zaak maakt het mogelijk om een (elektrische) fiets te gebruiken voor woon-werkverkeer. De werknemer hoeft dan niet zelf een fiets te kopen. Alphabet biedt Fietslease aan in samenwerking met Fietsvoordeelshop.nl, één van de grootste fietswinkels in Nederland me een eigen servicenetwerk.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij en de leverancier van de app de volgende persoonsgegevens van u:

Grondslag van de verwerking: Grondslag voor deze verwerking is uitvoeren van onze overeenkomst met u en het gerechtvaardigd belang

Alphabet Financial Lease en Alphabet Flex Finance zijn zakelijke financieringen met een vaste looptijd en rente. U kunt elke maand een vast bedrag budgetteren voor uw auto. Indien u deze mobiliteitsoplossing afneemt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant / bestuurder van het voertuig: wij kunnen onder andere de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

Contactgegevens: naam, telefoonnummer en e-mailadres.
Contractgegevens: klantnummer, contractnummer.
Voertuiggegevens: kenteken, chassisnummer, merk en model.
Andere persoonlijke gegevens: informatie die u hebt verstrekt met betrekking tot uw geboortedatum en geslacht.
Transactie- en interactiegegevens: informatie over het afsluiten en aangaan van producten en diensten, interactie met onze klantenservice (uw verzoeken en klachten) en dealers, maar ook deelname aan marktonderzoeken.
Gegevens met betrekking tot kredietwaardigheid: informatie met betrekking tot uw kredietwaardigheid, transacties of betalingen die nog niet aan ons zijn verricht.
- Is sprake van een rechtspersoon? Dan vragen wij om inzage in jouw bedrijfsgegevens en verstrekken wij de gegevens van de achterliggende natuurlijk persoon (eigenaar / UBO) aan Economic Data Resources B.V.(EDR). EDR controleert jouw persoons- en financiële gegevens en levert ons een kredietinformatierapport met risicoprofiel.
Gegevens met betrekking tot geografische locatie voertuig: informatie met betrekking tot de geografische locatie van uw voertuig door middel van voertuigvolging.

Delen met derden:

Persoonsgegevens zoals informatie over het gewenste voertuig en vooraf gecalculeerde leaseprijs, uw voor- en achternaam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres worden gedeeld met Economic Data Resources B.V.;

Grondslagen voor verwerking: We gebruiken uw persoonsgegevens voor het uitvoeren van de overeenkomst met u, de naleving van wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigd belang. Andere doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens kunnen zijn: het garanderen van productkwaliteit, onderzoek en ontwikkeling van nieuwe producten of services en promotionele communicatie.

Alphabet Flexible Fleet

Alphabet Flexible Fleet is een Corporate Car Leasing product van Alphabet. Flexible Fleet maakt het eenvoudiger voor werkgevers om meer flexibiliteit te bieden aan medewerkers met een leasecontract van de werkgever. Gedurende de duur van een leaseovereenkomst is het met Alphabet Flexible Fleet mogelijk om twee maal kosteloos te wisselen van auto. Mits een werkgever een overeenkomst heeft met Alphabet voor Flexible Fleet kunnen de werknemers middels een webportaal inloggen om een andere auto aan te vragen. Alle activiteiten voor deze dienstverlening worden volledig beheerd door Alphabet.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij en de leverancier van de app de volgende persoonsgegevens van u:

Van bestuursleden en of tekeningsbevoegden: voorletters en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en identificatiegegevens, deze persoonsgegevens gebruiken wij om contact met u op te nemen over onze samenwerking en om tekeningsbevoegdheid te verifiëren. Voor al onze zakelijke mobiliteitsoplossingen wordt voor financiële toetsing en acceptatie gebruik gemaakt van Economic Data Resources B.V.

Tijdens het gebruik van een Alphabet Flexible Fleet voertuig worden tijdstip van vertrek, aankomst en gereden kilometers vastgelegd. Locatiegegevens worden vastgelegd en kunnen alleen door de gebruiker worden opgevraagd voor de ritregistratie. Tenzij uw werkgever een gerechtvaardigd belang heeft, zoals bijvoorbeeld bij vermoedens van niet naleving van de gebruiksvoorwaarden, misbruik of fraude.

Delen met derden:

Persoonsgegevens zoals informatie over het gewenste voertuig en vooraf gecalculeerde leaseprijs, uw voor- en achternaam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres worden gedeeld met Economic Data Resources B.V.;

Grondslag van de verwerking: Grondslag voor deze verwerking is uitvoeren van onze overeenkomst met u en het gerechtvaardigd belang

De Alphabet Fleet Reporting rapportagetool geeft wagenparkbeheerders die een contract hebben bij Alphabet en gebruik maken van Fleet Reporting direct inzage in- en over het wagenpark middels intuïtieve rapportages en A- gedreven dashboards. De inzichten die de tool geeft helpen bedrijven bij het besparen van kosten, het verhogen van efficiëntie en het maken van de juiste strategische keuzes. De AI assistent binnen Fleet Reporting maakt het bovendien mogelijk om slimmer, sneller en efficiënter te navigeren door jouw wagenparkdata.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij en de leverancier van de app de volgende persoonsgegevens van u:

Grondslag van de verwerking:

Grondslag voor deze verwerking is uitvoeren van onze overeenkomst met u en het gerechtvaardigd belang

Alphabet Mobiliteitsbudget

Met deze mobiliteitsoplossing krijgt u (via werkgever) de mogelijkheid tot een maandelijks budget. Hiermee kunt u zelf kiezen hoe u gaat reizen. Dit kan met openbaar vervoer, deelauto of -scooter, de fiets of toch het leasevoertuig. Het mobiliteitsbudget beweegt mee met de vervoersbehoefte hetgeen zorgt voor flexibiliteit en efficiënt gebruik van vervoersmiddelen. Met deze mobiliteitsoplossing krijgt u (via werkgever) de mogelijkheid alle soorten mobiliteit die door Alphabet worden aangeboden online te (laten) beheren. Hiermee kunt u zelf kiezen hoe u gaat reizen. Alle soorten mobiliteit die door Alphabet worden aangeboden kunnen hierin worden verwerkt. Hiernaast bestaat de mogelijkheid om mobiliteit die wordt afgenomen van derden te beheren (NS Business Card met diensten zoals bus, tram, metro, OV-fiets, NS Fietsenstalling, taxi, GreenWheels deelauto én diensten die -naar uw keuze afzonderlijk besteld kunnen worden, waaronder een deelauto, deelscooter, taxi en taxi-app). Ook kan uw werkgever deze mobiliteitsoplossing gebruiken voor werkplekreservering of als carpoolfunctionaliteit.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres van het bedrijf, btw-nummer en bankrekeningnummer, voorletters en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.

Van de mobiliteitsgebruiker: voor- en achternaam, geslacht (optioneel), geboortedatum, adres en woonplaats, mobiel nummer, e-mailadres (zakelijk en/of privé), kostenplaats, personeelsnummer. Als gebruik wordt gemaakt van een leasevoertuig komen hier ook voertuiggegevens bij zoals kenteken en VIN nummer.

Delen met derden: Bepaalde persoonsgegevens zoals contactgegevens van het bedrijf en voor- en achternaam delen wij mogelijk met externe leveranciers van mobiliteitsoplossingen (o.a. Fynch, Mobility Concept, NS, MultiTankCard, Amber, Felyx, Uber, TCA-taxi). Voor meer informatie hierover kunt u terecht bij betreffende mobiliteitsaanbieders.

Grondslag voor de verwerking: Deze persoonsgegevens verwerken wij voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.

Alphabet Poolbeheer

Alphabet Poolbeheer is een dienst waarbij het volledige beheer van vrij inzetbare leaseauto’s van een bedrijf wordt overgenomen. Dit voor zowel personenauto’s als bedrijfswagens. Alphabet ontfermt zich over alle administratieve handelingen, het transport, het reinigen en het onderhouden van de auto's, zodat ze weer volledig rijklaar zijn voor de volgende leaserijder. Het actuele aanbod van poolauto's is real-time online beschikbaar via MyAlphabet voor zowel klant als bestuurders.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken de volgende persoonsgegevens van u:

Grondslag van de verwerking:

Grondslag voor deze verwerking is uitvoeren van onze overeenkomst met u en het gerechtvaardigd belang.

Doel van de verwerking: Het afwikkelen van onze contractuele afspraken met de klant (uw werkgever) en het vervaardigen van management rapportages.

Alphabet Private Finance

Met Alphabet Private Finance financiert u uw auto privé tegen een vaste looptijd en rente. Dat betekent dat u iedere maand hetzelfde vaste bedrag betaalt. Zaken zoals onderhoud, eventuele reparaties en de verzekering blijven in eigen beheer en regelt u zelf.

Indien u deze mobiliteitsoplossing afneemt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant / bestuurder van het voertuig: wij kunnen onder andere de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken voor de uitvoering van de overeenkomst:

Contactgegevens: naam, telefoonnummer en e-mailadres.
Contractgegevens: klantnummer, contractnummer.
Voertuiggegevens: kenteken, chassisnummer, merk en model.
Andere persoonlijke gegevens: informatie die u hebt verstrekt met betrekking tot uw geboortedatum en geslacht.
Transactie- en interactiegegevens: informatie over het afsluiten en aangaan van producten en diensten, interactie met onze klantenservice (uw verzoeken en klachten) en dealers, maar ook informatie over deelname aan marktonderzoeken.
Gegevens met betrekking tot kredietwaardigheid: informatie met betrekking tot uw kredietwaardigheid, transacties of betalingen die nog niet aan ons zijn verricht. Het helpt ons te bepalen of wij een overeenkomst met u kunnen aangaan en welke voorwaarden van toepassing zijn.
- Voor alle natuurlijke personen (inclusief eigenaren van Eenmanszaken / VOF / Maatschap) doen wij een toetsing bij het Bureau Krediet Registratie (BKR). Ook registreren wij uw overeenkomst bij het BKR als die tot stand gekomen is.
- Is sprake van een rechtspersoon? Dan vragen wij om inzage in uw bedrijfsgegevens en verstrekken wij de gegevens van de achterliggende natuurlijk persoon (eigenaar / UBO) aan Economic Data Resources B.V.(EDR). EDR controleert uw persoons- en financiële gegevens en levert ons een kredietinformatierapport met risicoprofiel.
Gegevens met betrekking tot geografische locatie voertuig: informatie met betrekking tot de geografische locatie van uw voertuig door middel van voertuigvolging.

Delen met derden:

Persoonsgegevens zoals informatie over het gewenste voertuig en vooraf gecalculeerde leaseprijs, uw voor- en achternaam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres worden gedeeld met Economic Data Resources B.V.;

Grondslagen voor de verwerking: We gebruiken uw persoonsgegevens voor het uitvoeren van de overeenkomst met u, de naleving van wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigd belang. Andere doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens kunnen zijn: het garanderen van productkwaliteit, onderzoek en ontwikkeling van nieuwe producten of services en promotionele communicatie.

Alphabet Rent

Alphabet biedt ook de mogelijkheid tot het huren van een leasevoertuig al dan niet in samenhang met overige producten.

Als u gebruikt maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van bestuursleden en/of tekeningsbevoegden: voorletters en achternaam, e-mailadres, en telefoonnummer. Deze persoonsgegevens gebruiken wij om contact met u te kunnen opnemen en om tekeningsbevoegdheid te verifiëren. Voor al onze zakelijke mobiliteitsoplossingen wordt voor financiële toetsing en acceptatie gebruik gemaakt van Economic Data Resources B.V.

Van de bestuurder van het voertuig: naam, geslacht (optioneel), geboortedatum, mobiel telefoonnummer, e-mailadres (zakelijk en/of privé), kostenplaats, personeelsnummer, maar ook voertuiggegevens zoals het kenteken en VIN gegevens, gegevens over de huurperiode.

Delen met derden:

Persoonsgegevens zoals contactgegevens van klant (werkgever), voor- en achternaam en adresgegevens van bestuurder van het voertuig delen wij mogelijk met externe verhuurbedrijven die door ons worden ingeschakeld voor verhuur (en eventueel om een huurvoertuig te kunnen afleveren).
Persoonsgegevens zoals informatie over het gewenste voertuig en vooraf gecalculeerde leaseprijs, uw voor- en achternaam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres worden gedeeld met Economic Data Resources B.V.;

Grondslag voor verwerking: Deze persoonsgegevens verwerken wij voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.

Alphabet Share

Alphabet Share is het Corporate Car sharing product van Alphabet. Alphabet Share maakt het zakelijk delen van auto's eenvoudig en efficiënt. Medewerkers kunnen op elk gewenst moment een Alphabet Share auto reserveren en er gebruik van maken middels de app van onze partner Skopei, genaamd Topology. Sleutelregistratie en andere administratieve handelingen behorende bij dit proces zijn geautomatiseerd. Alle activiteiten worden volledig beheerd door Alphabet.

Alphabet is verantwoordelijk voor al uw persoonsgegevens die worden verwerkt via de websites:

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij en de leverancier van de app de volgende persoonsgegevens van u:

Tijdens het gebruik van een Alphabet Share voertuig: leggen wij het tijdstip van vertrek, aankomst en gereden kilometers vast. Locatiegegevens worden vastgelegd en kunnen alleen door de gebruiker worden opgevraagd voor de ritregistratie. Tenzij uw werkgever een gerechtvaardigd belang heeft, zoals bijvoorbeeld bij vermoedens van niet naleving van de gebruiksvoorwaarden, misbruik of fraude.

Voor de (management) rapportages: Wij bieden maandelijks reserveringsoverzichten aan de werkgever over het gebruik van de deelauto’s. Wij verwerken alleen volledige naam en zakelijke mailadres.

Delen met derden: Persoonsgegevens zoals informatie over het gewenste voertuig en vooraf gecalculeerde leaseprijs, uw voor- en achternaam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres worden gedeeld met Economic Data Resources B.V.;

Grondslag van de verwerking: Grondslag voor deze verwerking is uitvoeren van onze overeenkomst met u en het gerechtvaardigd belang

Doel van de verwerking: Deze persoonsgegevens gebruiken we om uw reservering in het systeem te registreren, het afwikkelen van onze contractuele afspraken met de klant (uw werkgever) en het vervaardigen van management rapportages. Hierbij zullen wij uiteraard zorgvuldig omgaan met privacygevoelige data zoals locatiegegevens (zie ook Veiligheidsmaatregelen en locatiegegevens).

Alphabet Private lease

Met private lease kunt u gebruik maken van een nieuwe auto voor een vast bedrag per maand. Dit maandbedrag is inclusief de meeste kosten die bij een auto horen zoals afschrijving, reparaties, onderhoud, banden, verzekering, motorrijtuigenbelasting, pechhulp en eventueel vervangend vervoer.

As u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing, alleen wanneer sprake is van een contract overname, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant / bestuurder van het voertuig: in eerste instantie gegevens over het gewenste voertuig, uw voor- en achternaam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;

Deze persoonsgegevens gebruiken wij om een e-mail bericht te maken waarin wij uw verzoek om een private lease aanvraag bevestigen en de vervolgstappen uitleggen.

Waarvoor hebben wij uw gegevens nodig?

Voordat we een overeenkomst met u sluiten, willen wij een beeld vormen van eventuele betalingsrisico's. Zo bepalen wij of we een overeenkomst met u aangaan en welke voorwaarden wij toepassen. We zullen uw persoonsgegevens daarvoor ook verstrekken aan EDR Credit Services B.V. , samen met een door ons gecalculeerde leaseprijs/ leasetermijn op basis van de in het aanvraagformulier geselecteerde auto.

EDR Credit Services B.V. voert voor ons de financiële toetsing en acceptatie uit. EDR gebruikt de persoonsgegevens die wij doorgeven om een e-mail bericht te sturen met een link naar het leaseportaal van EDR - om persoonsgegevens voor deze financiële toetsing te kunnen uploaden. Deze toetsing is onder voorbehoud van finale acceptatie door Alphabet.

Voor de financiële toetsing heeft EDR de volgende persoonsgegevens van u nodig:

Kopie rijbewijs;
Kopie van op naam gestelde bankafschriften van de laatste maand (waarop inkomsten en woonlasten) zijn vermeld;
Kopie van de meest recente loonstrook (indien sprake is van loondienst);
Positieve intentie-/werkgeversverklaring indien sprake is van een tijdelijk dienstverband;
Kopie van uitkerings-/pensioenspecificatie indien er sprake is van uitkering en/of pensioen,
Recente jaarcijfers indien er sprake is van inkomen uit een eigen onderneming;
Indien sprake is van andere inkomsten per maand, bewijs hiervan:
Gezinssituatie;
Eventuele financiële verplichtingen die niet uit BKR blijken.

Betreffende persoonsgegevens worden opgeslagen in het klantportaal van Alphabet bij EDR en worden niet doorgestuurd naar Alphabet.

Daarna verzamelen wij nog de volgende persoonsgegevens die wij van EDR retour ontvangen: nummer rijbewijs, geboortedatum, BKR-score, status aanvraag, datum statuswijziging, creditrating cijfer vanuit EDR, advies EDR, besteedbaar inkomen. Daarnaast verwerken wij gegevens over uw type contract (merk, type auto en leasetermijn) en na het afsluiten van een leaseovereenkomst ook voertuiggegevens zoals kenteken en VIN nummer.

Van uw partner (als medecontractant) / borgsteller (indien van toepassing): voor- en achternaam, geslacht (optioneel), geboortedatum, adres en woonplaats. Deze persoonsgegevens verwerken wij voor het afronden van de finale acceptatie na de toetsing van EDR en voor het aangaan van het leasecontract met u.

Delen met derden:

Persoonsgegevens zoals informatie over het gewenste voertuig en vooraf gecalculeerde leaseprijs, uw voor- en achternaam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres worden gedeeld met EDR Credit Services B.V. zoals hierboven beschreven;
Persoonsgegevens zoals naam, kenteken en voertuiggegevens uit het leasecontract worden gedeeld met dealers/verkopers voor het afleveren van uw voertuig.
Als leasemaatschappij zijn wij verplicht om in het geval van het aangaan van een private leasecontract het leasecontract en uw persoonsgegevens en ook die van uw partner en/of borgsteller (indien van toepassing) bij het Bureau Krediet Registratie (BKR) te registeren.

Grondslag voor de verwerking: Grondslag voor deze verwerking is uitvoeren van onze overeenkomst met u, het gerechtvaardigd belang en de naleving van onze wettelijke verplichtingen.

Brandstofpas

Als u bij Alphabet een leasecontract inclusief brandstof afsluit, ontvangt u een brandstofpas. We maken hierbij gebruik van merk gebonden kaarten en van niet merk gebonden kaarten.

Als u gebruik maakt van dit product verwerken wij de volgende gegevens van u:

Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf.

Van de bestuurder van het voertuig: voor- en achternaam, e-mailadres, contractnummer, personeelsnummer, het nummer van uw tankkaart, het kenteken van uw voertuig, datum tankbeurt, informatie over de soort brandstof, de locatie van uw tankbeurten, de kilometerstand en de bijbehorende kosten.|

Deze persoonsgegevens kunnen wij delen met onze klant (uw werkgever) via ons klantportaal / CRM-systeem My Alphabet. In My Alphabet komen rapportages beschikbaar voor uw werkgever met daarin informatie over het gebruik van deze diensten (behoudens locatiegegevens – zie hiervoor ‘hoe beschermen wij uw persoonsgegevens’); tevens kunt u zelf in My Alphabet uw persoonsgegevens over uw tankbeurten inzien.

Delen met derden: Gegevens zoals contactgegevens bedrijf, voor- en achternaam mobiliteitsgebruiker delen wij met externe leveranciers van brandstofpassen. Zij zijn verantwoordelijk voor het verwerken van transactiegegevens via de brandstofpas. Meer informatie hierover vindt u bij betreffende brandstofpasleveranciers.

Grondslag voor verwerking: De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst.

Mobiliteitspas

De Alphabet Mobiliteitspas is een kaart waarmee uw werkgever u de mogelijkheid biedt om gebruik te maken van openbaar vervoer (trein, taxi, vliegtuig). Tevens dient deze pas als brandstofpas. De Alphabet Mobiliteitspas wordt door Alphabet in samenwerking met derden aangeboden. Door het gebruik van de kaart zijn alle mobiliteitskosten inzichtelijk. Per werknemer is het mogelijk voor uw werkgever een budget in te stellen en diensten op de kaart modulair aan- of uit te zetten. Alle transacties gaan via de Alphabet Mobiliteitspas en er zijn geen declaraties/bonnetjes meer nodig.

Als u deze mobiliteitsoplossing gebruikt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf, btw-nummer en bankrekeningnummer, voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.
Van bestuursleden en/of tekeningsbevoegden: voorletters en achternaam, e-mailadres, en telefoonnummer. Deze persoonsgegevens gebruiken wij om contact met u te kunnen opnemen en om tekeningsbevoegdheid te verifiëren.
Van de mobiliteitsgebruiker: voor- en achternaam, geslacht (optioneel), geboortedatum, adres en woonplaats, mobiel nummer, e-mailadres (zakelijk en/of privé), kostenplaats, personeelsnummer.

Doel van de verwerking: Deze persoonsgegevens (met uitzondering van privacygevoelige gegevens zoals locatie en in- en uitchecktijden) gebruiken wij voor het afwikkelen van onze contractuele afspraken met uw werkgever. Daarnaast zullen deze gegevens worden verwerkt in management rapportages richting uw werkgever. Voor u als gebruiker is deze informatie zichtbaar in My Alphabet.

Delen met derden: Gegevens zoals contactgegevens bedrijf, voor- en achternaam mobiliteitsgebruiker delen wij met externe leveranciers van mobiliteitspassen. Zij zijn verantwoordelijk voor het verwerken van transactiegegevens via de mobiliteitskaart of het mobiliteitsbudget. Meer informatie hierover vindt u bij de betreffende mobiliteitskaartleveranciers.

Grondslag voor verwerking: Grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst.

NS Business card

Door middel van de NS Business Card kunt u gebruik maken van de openbaar vervoer faciliteiten van de NS.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de mobiliteitsgebruiker: voorletters en achternaam, adres, woonplaats, geboortedatum, pasfoto, locatiegegevens, in- en uitcheck tijdstippen en andere reisinformatie.

Deze persoonsgegevens verwerken wij om bij NS de kaart voor u aan te vragen en om onze contractuele afspraken met uw werkgever over het gebruik van deze kaart te rapporteren. In de rapportages richting onze klant (uw werkgever) houden wij (indien mogelijk) rekening met de verwerking van privacygevoelige persoonsgegevens zoals locatiegegevens en tijdstippen.

Grondslag voor verwerking: Grondslag voor deze verwerking is uitvoering van de overeenkomst.

Onderhoud en reparatie

Om u te informeren over het onderhoud en reparatie van uw voertuig gebruiken wij eveneens uw persoonsgegevens. Bij het uitvoeren van deze mobiliteitsdienst verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de bestuurder van het voertuig: voor- en achternaam, adres, e-mailadres accountgegevens (klantnummer, kenteken, bankgegevens)

Servicepartners die uw voertuig behandelen hebben via een beveiligd portaal toegang tot kenteken, voor- en achternaam. Het kan zijn dat u tijdens uw bezoek verdere informatie (persoonsgegevens) verstrekt aan service partner (garage / schadeherstelbedrijf). Alphabet heeft geen toegang noch controle over deze persoonsgegevens.

In het kader van onderhouds- en/of reparatiewerkzaamheden en/of diensten bij door Alphabet erkende werkplaatsen en dealervestigingen worden speciale diagnose-units gebruikt om technische gegevens met betrekking tot service aan het voertuig uit te lezen van de elektronische bedieningsunits waarmee het voertuig is uitgerust. Deze persoonsgegevens worden in de werkplaatsen verwerkt en gebruikt door technici die zijn opgeleid in diagnostiek en herstel van eventuele storingen. Deze technische gegevens met betrekking tot het voertuig bestaan voornamelijk uit:

Basisgegevens van het voertuig (zoals voertuigidentificatienummer, type voertuig, bouwjaar, voertuigapparatuur);
Gegevens over de toestand van het voertuig (gemeten waarden, zoals kilometerstand);
Invoeren in het foutgeheugen (zoals storing van de indicator van de richtingaanwijzer);
Onderhouds- en werkplaatsgegevens (zoals onderhoudseisen, uitgevoerd werk, aangebrachte onderdelen, garantiegevallen, werkplaatsrapporten).

Grondslag voor verwerking: Grondslag voor deze verwerking is uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Pechhulp

Bij pech tijdens uw reis met uw leasevoertuig, waaronder een lekke band of een ander technisch probleem kunt u ons benaderen voor hulp. Voor de uitvoering van deze mobiliteitsservice verwerken wij hiervoor de volgende persoonsgegevens van u:

Van de bestuurder van het voertuig: uw NAW- en contactgegevens, het kenteken en VIN nummer, merk en model auto, de locatie van waar deze pech is ontstaan en waar hulp is verleend.

Gebruik van derden: Voor het uitvoeren van deze dienst maken wij gebruik van derden (zoals bijvoorbeeld alarmcentrale, sleepdiensten of pechhulpdiensten), waarmee wij de noodzakelijke gegevens over uw situatie zullen delen. Met deze derden hebben wij daarvoor contractuele afspraken gemaakt om uw persoonsgegevens adequaat te beschermen.

Grondslag voor verwerking: Grondslag voor deze verwerking is uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Schade en ongeval meldingen / Verzekering

Bij schade aan uw voertuig als gevolg van een aanrijding of anders of bij het melden van een ongeval waar uw leasevoertuig bij betrokken is, kunt u ons benaderen (of benaderen wij u) voor herstel van deze schade of eventueel vervangend vervoer en de daarmee samenhangende afwikkeling bij verzekering of reparateur.

Bij het uitvoeren van deze mobiliteitsdienst verwerken wij via onze website www.mijnschademelding.nlen onze leverancier de volgende persoonsgegevens van u:

Van de bestuurder van het voertuig: uw voorletters en achternaam, contactgegevens, geboortedatum, voertuiggegevens (kenteken, merk, model etc.), gegevens van het ongeval, eventuele foto’s van de schade / ongeval, aantal inzittenden (indien van belang), eventuele informatie van getuigen (indien van toepassing) en alle andere informatie die we van u ontvangen over de schade en/of het ongeval (informatie over gewonden).

Deze persoonsgegevens delen wij afhankelijk van de met de klant gemaakte afspraken over de van toepassing zijnde verzekering met de betrokken verzekeringmaatschappijen.

Van derden die bij de schade of het ongeval betrokken waren kunnen we ook persoonsgegevens verwerken, zoals de identiteit van deze derden. Ook kunnen we informatie verwerken over getuigen, betrokken passagiers, persoonsgegevens vanuit politie (zoals proces-verbaal en getuigenverklaringen) en verzekeringsgegevens over het schade en/of ongeval, waaronder informatie en schadeclaims van derden.

Deze persoonsgegevens delen wij met onze klant (uw werkgever) in rapportages. Ook delen wij deze persoonsgegevens met schadeherstelbedrijven, verzekeringsmaatschappijen (zowel de eigen verzekeringsmaatschappij als die van derden) en indien nodig met (schade) experts die betrokken zijn bij het afwikkelen van de schade en/of het ongeval.

Grondslag voor verwerking: Grondslag voor verwerking van deze persoonsgegevens is uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang.

Verkeers- en parkeerboetes

In het geval van operational lease kan Alphabet geregistreerd staan als eigenaar van het voertuig. Verkeers- en/of parkeerboetes (zowel uit binnen als buitenland worden daardoor rechtstreeks aan Alphabet gericht door de instanties die deze boetes hebben opgelegd (politie, justitie, of gemeente). We verwerken hiervoor de volgende persoonsgegevens om betaling van deze boetes te verwerken en te beheren en indien noodzakelijk ook door onze klant (uw werkgever) te laten terugbetalen:

Gegevens vermeld op de boetes: de persoonsgegevens die we van het CJIB, de politie, gemeente of buitenlandse instantie ontvangen, zoals het kenteken van het voertuig, de aard van de overtreding, de plaats en het tijdstip van de overtreding en de hoogte van de opgelegde boete.

Van de bestuurder: voor- en achternaam, geboortedatum en kenteken van het voertuig.

In de factuur en overzichten richting klant (uw werkgever) zullen wij privacygevoelige persoonsgegevens (zoals aard, plaats en tijdstip van de overtreding) niet rapporteren.

Deze persoonsgegevens zullen wij in bepaalde situaties echter wel met onze klant (uw werkgever) moeten delen, namelijk ingeval er sprake is van car sharing (meerdere bestuurders per leasevoertuig) of indien bij ons niet bekend is wie de bestuurder is op het moment van de overtreding.

Grondslag voor verwerking: Grondslag voor deze verwerking is wettelijke verplichting of het gerechtvaardigd belang.

Drivertraining / Fleetmanagementtraining

Op verzoek van de klant kan Alphabet een berijders training of Fleetmanagementtraining aanbieden. Dit is in combinatie met bestaande productafname.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsservice verwerken we de volgende persoonsgegevens van u:

Van de bestuurder van het voertuig: Uw voor- en achternaam, uw e-mailadres en mogelijk uw geboortedatum.

Delen met derden: Deze persoonsgegevens delen wij met het trainingsbureau dat de betreffende trainingen geeft.

Grondslag voor verwerking: Grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst.

Artificiële Intelligentie (“AI”)

Alphabet kan AI-oplossingen gebruiken bij de verwerking van bepaalde persoonsgegevens, zoals het gebruik van ‘machine learning algorithms’, natuurlijke taalverwerking of andere AI-aangedreven technologieën. Dit om de persoonsgegevens die we verwerken te helpen analyseren, verbeteren of categoriseren.

Het doel van het gebruik van deze AI-oplossingen is om de nauwkeurigheid en efficiëntie van onze interne processen te verbeteren. Door gebruik te maken van de mogelijkheden van AI, streven we ernaar de kwaliteit van onze diensten te verbeteren.

Het gebruik van AI-oplossingen is onderworpen aan strikte beveiligings- en privacy maatregelen. Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en op een ethische en verantwoorde manier.

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor verwerking is hier het gerechtvaardigd belang, of toestemming.

My Alphabet

My Alphabet is het Customer Relation Management (CRM) systeem waarin onze klant, medewerkers (berijders) en wagenparkbeheerders hun persoonsgegevens kunnen terugvinden. Hierin staan ook declaratieformulieren, formulieren om uw schade door te geven. De toegang tot dit systeem kan worden verkregen door middel van een aan u toegekende autorisatie inlogcode. My Alphabet wordt beheerd door Alphabet, deze site voldoet aan de vereisten zoals uitgelegd onder ‘Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens’.

Indien u deze mobiliteitsdienst gebruikt verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf, voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.

Van de bestuurder van het voertuig: voor- en achternaam, geslacht (optioneel), geboortedatum, (mobiel) telefoonnummer, e-mailadres (zakelijk en/of privé), kostenplaats, personeelsnummer.

Tevens worden hier ook alle voertuig gerelateerde gegevens zoals kenteken en VIN nummer, merk en model auto vastgelegd. Maar ook gegevens die in de loop van het contract kunnen ontstaan zoals onderhoudsgegevens, schade en tankbeurten.

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor deze verwerking is uitvoering van een overeenkomst.

Drivers Desk / Customer Care:

We gebruiken uw persoonsgegevens voor contractbeheer (zoals het bestellen van voertuigen, het indienen van werkplaats-/reparatieaanvragen en het boeken van bepaalde diensten) of om een door u ingediend verzoek af te handelen (zoals een offerteaanvraag).

Met betrekking tot alle aspecten van contractbeheer of het afwikkelen van een probleem nemen we zonder toestemming contact met u op, bijvoorbeeld schriftelijk, telefonisch, per sms of per e-mail, afhankelijk van de keuze van contact die u hebt aangegeven.

Wij nemen ook contact met u op als uw voertuig wordt getroffen door een zgn. technische campagne of terugroepactie (gewoonlijk maatregelen van groot belang om bijvoorbeeld gevaar te voorkomen voor inzittenden of het voertuig), zodat we kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichting tot informatieverschaffing.

We nemen ook contact met u op in zorgvuldig overwogen gevallen van promotionele communicatie (bijvoorbeeld voor het versturen van het welkomstpakket of communicatie rondom het einde van de leasetermijn en een daarbij behorende aanbieding) indien en voor zover is voldaan aan de vereisten zoals benoemd in de geldende privacywetgeving en indien u geen bezwaar heeft gemaakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor deze promotionele doeleinden.

Alphabet verwerkt uw persoonsgegevens ook op deze grondslag om onze klantenservice te optimaliseren zoals bijvoorbeeld om u correct te identificeren wanneer u contact met ons opneemt.

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor verwerking is hier de uitvoering van een overeenkomst / toestemming.

Management rapportages

Voor het vervaardigen van management rapportages kunnen wij persoonsgegevens verwerken ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden, of ter verbetering van de kwaliteit van onze producten en diensten. Deze verwerking gebeurt op een anonieme basis en is niet te herleiden naar individuele personen.

Daarnaast voorzien wij onze klant van basisrapportages met als doel klant inzicht te geven in het wagenpark en mogelijk sturingsinformatie daaruit te genereren; in deze rapportages zullen wij privacygevoelige persoonsgegevens zoals locatiegegevens en aard van overtredingen behandelen conform hetgeen wordt gesteld in het onderdeel ‘Hoe beschermen we uw persoonsgegevens’.

Grondslag voor verwerking:

Grondslag voor verwerking is hier uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Naleving van wettelijke verplichtingen waaraan Alphabet is onderworpen

Alphabet zal ook persoonsgegevens verwerken als dit wettelijk verplicht is. Dit kan het geval zijn, bijvoorbeeld als we contact met u opnemen als uw voertuig het onderwerp is van een technische campagne of terugroepactie.

Verzamelde persoonsgegevens worden ook verwerkt in het kader van intern beheer en controle op naleving daarvan, waarbij we bijvoorbeeld controleren of de door ons geselecteerde servicepartners voldoen aan door ons gestelde eisen.

Indien dit wettelijk verplicht is geven wij uw persoonsgegevens indien nodig door aan de autoriteiten (die verantwoordelijk zijn in kader van de wettelijke verplichtingen tot kennisgeving).

We verwerken uw persoonsgegevens ook in geval van een juridisch conflict, indien dit juridische conflict de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk maakt.

Grondslag voor verwerking

Grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken is wettelijke verplichting.

Bezoek van Alphabet locaties - toegangscontrole en beveiliging

Als u een van onze vestigingen bezoekt kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u te voorzien van een toegangsbadge, voor controles op deze toegang en om beveiliging van onze locaties te waarborgen.

Hiervoor kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken: uw naam, uw contactgegevens en de naam van de persoon binnen Alphabet die u bezoekt.

Grondslag voor verwerking:

Grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken is gerechtvaardigd belang.

Bezoek van Alphabet locaties – Videobewaking

Daarnaast maakt Alphabet gebruik van cameratoezicht. Betreffende camera’s zijn alleen opgesteld ter beveiliging van specifieke locaties en de persoonsgegevens zullen ook alleen voor dit doeleinde worden gebruikt. Via de camerabeelden kunnen we informatie verkrijgen over uw gedrag.

Doeleinden van verwerking:

De video-opnamen wordt uitgevoerd voor uw eigen veiligheid, de veiligheid van onze werknemers en om als bewijsmateriaal te worden gebruikt. De video-opnamen worden gebruikt om de veiligheid te waarborgen, klachten te onderzoeken en om diefstal en andere schadelijke activiteiten te voorkomen en op te lossen, zoals vandalisme en andere handelingen die erop gericht zijn eigendommen te beschadigen of schade toe te brengen aan personen. Als er een vermoeden is van een misdrijf dan kunnen we de opnamen beschikbaar stellen aan de vervolgingsinstanties.

Grondslag voor verwerking en bewaartermijn

Het valt binnen ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid van onze klanten, medewerkers en eigendommen te waarborgen en video-opnames te gebruiken bij het onderzoek naar misdrijven of om misdrijven te voorkomen. De bewaartermijn is niet langer dan een maand, tenzij het noodzakelijk is voor verder onderzoek.

Telefonische communicatie met Alphabet

Alphabet kan telefoongesprekken opnemen en/of elektronische communicatie bewaren.

De volgende persoonsgegevens van u kunnen hiervoor worden verwerkt: uw naam, contactgegevens, telefoonnummer, mobielnummer, gegevens over uw voertuig (waaronder uw kenteken), andere persoonsgegevens zoals gegevens over een geschil, of claim.

Alphabet gebruikt deze persoonsgegevens voor het evalueren van de kwaliteit van de dienstverlening, voor trainings-, coaching en beoordelingsdoeleinden; voor het verzamelen van bewijsmateriaal bij geschillen en voor het verrichten van onderzoek naar en opsporing van misdrijven.

Vastgelegde elektronische communicatie kan door Alphabet worden verstrekt aan de overheid, dan wel aan die afdeling binnen de BMW Group die is belast met veiligheidszaken en/of speciale medewerkers die zich bezighouden met de handhaving van bedrijfsregels.

Grondslag voor verwerking:

Grondslag voor verwerking van deze persoonsgegevens is gerechtvaardigd belang en/of wettelijke verplichting.

Communicatie via e-mail of contactformulieren

Persoonsgegevens die worden ingevuld in contactformulieren, chatbot of via info e-mailadres of via berichten of formulieren op onze officiële social mediakanalen, worden doorgegeven aan de bevoegde afdelingen binnen Alphabet.

Marketingcommunicatie en marktonderzoek

Wij informeren u graag persoonlijk en op het moment dat dit voor u relevant is. Deze informatie kan bestaan uit nieuwsbrieven, aanbiedingen, klanttevredenheidsonderzoeken, of anderszins. Mogelijk kunnen daar voor u voordelen aan verbonden zijn; daarom wijzen wij u graag op deze voordelen.

Indien u toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens te gebruiken voor direct marketing doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens alleen voor marketing specifieke doeleinden gebruiken.

Wij kunnen uw toestemming vragen voor het aanbieden van informatie over de volgende activiteiten:

evenementen van Alphabet;
kortingen of andere aanbiedingen bij Alphabet;
klanttevredenheids- en marktonderzoeken van Alphabet;
nieuwe producten en diensten van Alphabet;
de algemene nieuwsbrief van Alphabet.

Toestemming kunt u geven in My Alphabet door een specifieke keuze te maken bij de productinformatie die u graag van ons wenst te ontvangen. Uw toestemming kunt u overigens net zo gemakkelijk weer intrekken.

Wij beroepen ons op de juridische basis, het gerechtvaardigd belang, wanneer wij u voor klanttevredenheidsonderzoeken benaderen, dit gebeurt alleen nadat u gebruik heeft gemaakt van onze dienst.

Grondslag voor verwerking:

Grondslag voor het verwerken van uw persoonsgegevens is hier gerechtvaardigd belang of toestemming.

Social media (gepersonaliseerde content)

We verwerken persoonsgegevens (IP-adres, social-ID en cookie-ID) en surfgedrag om op basis van deze gegevens relevante content aan te kunnen bieden. Ook personaliseren wij hiermee advertenties via sociale media, zoals Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube en Pinterest. We maken hiervoor gebruik van aangepaste doelgroepen binnen de sociale media. Deze doelgroepen zijn opgebouwd op basis van surfgedrag op onze website en/of interacties met bepaalde eerder getoonde advertenties. We doen dit om je zo goed mogelijk van dienst te zijn en je te voorzien van relevante content die aansluit bij jouw interesses.

Naleving van verkoop – service- en administratieprocessen van Alphabet

Om voortdurend de klantervaring en samenwerking met partners en klantenservice te optimaliseren, stellen we op basis van contractinformatie beoordelingen en rapporten op en delen we deze met de verantwoordelijke partners. Het belangrijkste doel van deze beoordelingen is om aanvraagprocedures en verkoopprocessen te verbeteren. We stellen de hierboven beschreven rapporten op in geaggregeerde en geanonimiseerde vorm, d.w.z. dat de ontvangers van de rapporten geen conclusies kunnen trekken met betrekking tot u als persoon uit de gegevens die zij ontvangen.

Er worden ook delen van de verzamelde voertuig specifieke gegevens verwerkt – indien nodig – teneinde te voldoen aan de serviceprocessen (waaronder reparaties, garantie en goodwill). Deze verwerking is in het rechtmatige belang van Alphabet om onze klanten de best mogelijke serviceprocessen te bieden. Om de privésfeer van onze klanten te beschermen is de verwerking van technische gegevens over het algemeen voertuig specifiek zonder directe verwijzing naar de klant.

Grondslag voor verwerking
Grondslag voor verwerking is hier gerechtvaardigd belang.

Om uw persoonsgegevens te beschermen treffen wij verschillende beveiligingsmaatregelen zoals versleuteling en authenticatie tools die in lijn zijn met de actuele stand van de techniek om de veiligheid, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens te beschermen en te behouden.

We kunnen geen 100% bescherming tegen ongeoorloofde toegang garanderen in geval van gegevensoverdracht via het internet of een website, maar wij en onze dienstverleners en zakelijke partners doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming door middel van fysieke, elektronische en procesgerichte veiligheidsmaatregelen overeenkomstig de actuele stand van de techniek. We gebruiken onder meer de volgende voorzieningen:

Strikte criteria voor de toestemming om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens overeenkomstig het beginsel van ‘noodzaak tot kennisname’ (beperking tot zo min mogelijk mensen) en uitsluitend voor de gespecificeerde doeleinden;
Uitsluitend overdracht van verzamelde persoonsgegevens in versleutelde vorm;
Bescherming met een firewall van IT-netwerk om bescherming te bieden tegen ongeoorloofde toegang, bijvoorbeeld door hackers;
Permanente bewaking van toegang tot IT-systemen om misbruik van persoonsgegevens te detecteren en te voorkomen.

Als u van ons een wachtwoord hebt ontvangen of zelf een wachtwoord hebt gemaakt om toegang te krijgen tot bepaalde gedeelten van onze website of andere portals, apps of diensten die we exploiteren, bent u er zelf verantwoordelijk voor om dit wachtwoord vertrouwelijk te houden en om te voldoen aan alle overige beveiligingsprocedures waar we u op wijzen. We vragen u met name uw wachtwoord met niemand anders te delen.

Bepaalde diensten kunnen alleen worden aangeboden als u uw locatie prijsgeeft of de locatie van uw voertuig bekend maakt. We nemen de vertrouwelijkheid van deze locatiegegevens uiterst serieus.

Uw locatiegegevens (inclusief gegevens die worden ingezien in het kader van onderhoudswerkzaamheden aan het voertuig) zijn daarom beveiligd met de volgende veiligheidsmaatregelen:

Ze worden uitsluitend opgeslagen in een vorm die naar u of uw voertuig kan worden teruggeleid voor zover dat is vereist om te voldoen aan het beoogde doel waarvoor opslag noodzakelijk is;
Persoonsgegevens worden uitsluitend verzameld en geopend in deze vorm wanneer deze zijn vereist om de gevraagde diensten te leveren;
Persoonsgegevens worden ook verzameld en geopend in deze vorm voor zover we wettelijk verplicht zijn om de persoonsgegevens op te slaan of door te geven;
Persoonsgegevens voor de lokalisering van het voertuig en persoonsgegevens voor de lokalisering van een mobiel apparaat/uw mobiele apparaat worden uitsluitend gekoppeld indien dat nodig is om de gevraagde diensten te leveren;
Enig ander gebruik van locatiegegevens ten behoeve van analyse vindt plaats met behulp van gegevensbestanden die van tevoren zijn geanonimiseerd.

Indien het voor de uitvoering van onze overeenkomst met uw werkgever niet

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

In overeenstemming met artikel 17 van de AVG bewaren we uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor de desbetreffende doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken. Als we persoonsgegevens voor meerdere doeleinden verwerken, worden deze automatisch verwijderd of opgeslagen in een formaat waardoor deze persoonsgegevens niet direct terug te leiden zijn naar u als persoon zodra de laatste taak is uitgevoerd. Om ervoor te zorgen dat al uw persoonsgegevens worden verwijderd in overeenstemming met het principe van gegevensminimalisering en artikel 17 van de AVG, heeft Alphabet interne procedures voor verwijdering ontwikkeld. De fundamentele principes waarop uw persoonsgegevens worden verwijderd zijn hieronder beschreven.

Gebruik voor naleving van een contract

Om te voldoen aan contractuele verplichtingen, kunnen van u verzamelde persoonsgegevens worden bewaard zo lang het contract van kracht is en – afhankelijk van de aard en de omvang van het contract – gedurende 5 tot 15 jaar daarna teneinde te voldoen aan de wettelijke vereisten voor bewaring en om enige vragen te kunnen beantwoorden of klachten te kunnen oplossen na beëindiging van het contract.

Bovendien zijn er contracten voor de levering van producten en diensten waarvoor langere bewaartermijnen nodig zijn; zie ook “Gebruik voor de beoordeling van vorderingen” hieronder.

Gebruik voor de beoordeling van vorderingen
Persoonsgegevens die naar onze mening nodig zijn om vorderingen tegen ons te beoordelen en te voorkomen of om strafrechtelijke procedures in te stellen of om vorderingen tegen u, ons of derden te voorkomen, kunnen door ons worden bewaard zo lang de betreffende procedures zouden kunnen worden ingesteld.

Gebruik voor klantenservice- en marketingdoeleinden
De van u verzamelde persoonsgegevens voor klantenservice- en marketingdoeleinden kunnen gedurende 3 tot 10 jaar worden bewaard, tenzij u wilt dat deze persoonsgegevens worden verwijderd en er geen contractuele of wettelijke verplichting is voor bewaring die dit verzoek om verwijdering in de weg staat.

Alphabet is onderdeel van de BMW Group. In sommige gevallen sturen wij uw persoonsgegevens, na een zorgvuldige controle door naar BMW Group, die vervolgens verantwoordelijk zijn voor verdere verwerking. Een dergelijke gegevensoverdracht kan zich voordoen onder de volgende omstandigheden en voor de volgende doeleinden:

Als u van tevoren uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens te delen met andere ondernemingen van de BMW Group voor promotionele of marketing doeleinden;
Tijdens groepsrapportages is het mogelijk dat we persoonsgegevens doorgeven; we dragen bijvoorbeeld gegevens over voor de respectievelijke voertuigidentificatienummers in geval van leasevoertuigen voor de beoordeling van de restwaarden. Om uw belangen te beschermen worden er extra veiligheidsmaatregelen en controles geïmplementeerd waar dat nodig is, zoals strikte beperkingen op toegang tot persoonsgegevens, beperkingen in gegevensgebruik, veiligheidsmaatregelen, bewaartermijnen, evenals maatregelen tot besparing van persoonsgegevens zoals het uitsluitend verzamelen van relevante persoonsgegevens;
In sommige gevallen is het noodzakelijk om uw persoonsgegevens te verwerken en te bewaren bijvoorbeeld vanwege een gezamenlijk geconsolideerde boekhouding in overeenstemming met de International Financial Reporting Standards (IFRS) voor bedrijven.

Persoonsgegevens die door ons en/of BMW Group worden verwerkt worden bij voorkeur verwerkt binnen de EU.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt in landen buiten de EU, gebruikt Alphabet standaardcontracten van de EU, inclusief passende technische en organisatorische maatregelen, om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens op hetzelfde niveau worden verwerkt als geldt volgens Europese gegevensbescherming.

In sommige landen buiten de EU, zoals Canada en Zwitserland, heeft de EU reeds een niveau van gegevensbescherming vastgesteld dat vergelijkbaar is met dat van Europa. Een vergelijkbaar niveau van gegevensbescherming betekent dat voor gegevensoverdracht naar deze landen geen speciale toestemming of overeenkomst nodig is.

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor het verwerken is hier toestemming, wettelijke grondslag en gerechtvaardigd belang.

U heeft toegang tot de persoonsgegevens die we van u bewaren via My Alphabet, ons online CRM-portal. Indien toegestaan is het ook mogelijk uw persoonsgegevens daar te wijzigen.

U kunt hier ook de door u gegeven toestemming voor promotionele communicatie, nieuwsbrieven, en overige marketingcommunicatie inzien en eventueel ook wijzigen.

De instellingen voor het gebruik van uw persoonsgegevens door servicepartners kunnen echter niet worden gewijzigd in uw online account. Om deze te wijzigen of indien u hier vragen hebt over het gebruik van deze persoonsgegevens, moet u daarom rechtstreeks contact opnemen met de respectievelijke servicepartners.

Contact met ons, uw privacy rechten en uw recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens

Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door ons, de manier waarop wij daarmee omgaan of over dit Privacy Statement dan kunt u contact opnemen met de verantwoordelijke functionaris gegevensbescherming (FG) via onderstaande adresgegevens:

E-mailadres: data_privacy@bmw.nl

In overeenstemming met de AVG heeft u als individu de volgende rechten die u in uw relatie tot ons kunt gebruiken. In de volgende sectie worden uw rechten toegelicht zoals deze zijn gedefinieerd in de AVG. Afhankelijk van het type en de omvang van uw verzoek, kunnen we u vragen om uw verzoek schriftelijk in te dienen.

Overeenkomstig de AVG hebt u als betrokkene met name de volgende rechten ten aanzien van Alphabet:

Recht op inzage en correctie (artikel 15 en 16 AVG)

U kunt ons altijd vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken. Deze informatie heeft onder andere betrekking op de gegevenscategorieën die we verwerken, de doeleinden voor de verwerking, de herkomst van de persoonsgegevens (indien we deze niet rechtstreeks van u ontvangen hebben) en, indien van toepassing, de ontvangers aan wie we uw persoonsgegevens hebben doorgestuurd.

Indien u inzicht wil hebben in de persoonsgegevens die van u door Alphabet worden verwerkt, verwijzen wij u in eerste instantie naar de portal My Alphabet. Hier kunt u de persoonsgegevens inzien die wij van u hebben ontvangen en ook uw de door u ontvangen persoonsgegevens t.a.v. uw voertuig (zoals tankbeurten, schades en verkeers- en parkeerboetes).

Inzicht in gemaakte keuzes (toestemming):

Wij bieden u de mogelijkheid om zelf aan te geven of wij uw persoonsgegevens mogen gebruiken /verwerken voor commerciële benadering (aanbiedingen) of analysedoeleinden (surveys). Een overzicht van de keuzes die u wij van u hebben geregistreerd vindt u eveneens in de portal My Alphabet. Hier bieden wij ook de mogelijkheid om uw eerder gemaakte keuzes op ieder moment eenvoudig te wijzigen.

Recht op correctie

U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren. Wij zullen de juiste maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die wij van u hebben op een correcte manier te verwerken en om deze zo actueel mogelijk te houden, gebaseerd op de meest recente informatie die wij ter beschikking hebben.

Verzoek tot inzage

Kunt u de informatie die u zoekt niet vinden dan kunt u een verzoek tot inzage indienen. Deze informatie wordt gratis verstrekt. Als u geïnteresseerd bent in extra overzichten houden wij het recht voor om u een vergoeding te vragen voor deze extra kopieën.

U kunt dit overzicht ontvangen door een brief te sturen naar:

BMW Financial Services Nederland B.V.

T.a.v. de afdeling Compliance/Functionaris voor de Gegegevensbescherming

Takkebijsters 59
Postbus 6890
4802 HW Breda

Hierbij moet een kopie van een geldig wettelijk identiteitsbewijs worden meegestuurd; deze dient te worden aangeleverd conform instructies van de rijksoverheid (zie bijgaande link: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs).

Recht om uw persoonsgegevens te verwijderen (artikel 17 AVG):

U kunt een verzoek indienen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Wij kunnen alleen aan dit verzoek voldoen als aan bepaalde wettelijke vereisten is voldaan. In overeenstemming met artikel 17 van de AVG kan dit het geval zijn indien:

Uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij werden verkregen of verwerkt;
U uw toestemming intrekt, die de basis was voor het verwerken van de persoonsgegevens en er geen andere wettelijke grondslag is om deze te verwerken
U bezwaar heeft tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er geen andere legitieme reden is om deze te verwerken of indien u bezwaar heeft tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing;
Indien de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt.

Of indien de verwerking niet noodzakelijk is

Om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan een wettelijke verplichting waardoor wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens te verwerken;
In het bijzonder in verband met wettelijke bewaartermijnen
Om rechtsvorderingen te doen gelden / uit te oefenen of ter verwering / verdediging tegen juridische claims.

Recht om uw data te blokkeren / op beperking van verwerking (artikel 18 AVG):

U kunt ons verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken / te blokkeren indien:

U de juistheid van uw persoonsgegevens betwist - dit kan alleen voor de periode die wij nodig hebben om de juistheid van uw gegevens te controleren
Verwerking van de persoonsgegevens onrechtmatig is, maar u de persoonsgegevens niet wilt laten verwijderen en in plaats daarvan om een beperking van gebruik vraagt.
Wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u deze persoonsgegevens wel nodig heeft om rechtsvorderingen te doen gelden of uit te oefenen of tegen rechtsvorderingen te verweren;
U een bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking, maar er nog niet besloten is of onze rechtmatige gronden zwaarder wegen dan uw redenen.

Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (Dataportabiliteit artikel 20 AVG)

Op uw verzoek sturen wij, indien dat technisch mogelijk is door naar een andere verantwoordelijke entiteit of kunt u bepaalde persoonsgegevens van ons meekrijgen op een overdraagbare gegevensdrager. Dit recht is alleen van toepassing indien de gegevensverwerking gebaseerd is op uw toestemming of vereist is om een contract uit te voeren.

Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

U kunt op elk gewenst moment bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, om redenen die voortkomen uit een bijzondere situatie voor u, vooropgesteld dat de gegevensverwerking is gebaseerd op uw toestemming of ons rechtmatig belang of dat van een derde. In dat geval zullen wij niet langer uw persoonsgegevens verwerken. Dit laatste is niet van toepassing indien wij kunnen aantonen dat er dwingende, verdedigbare redenen voor verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen. Of indien we uw persoonsgegevens nodig hebben om rechtsvorderingen te doen gelden of uit te oefenen of tegen rechtsvorderingen te verweren.

Rechten bij geautomatiseerde besluitvorming (artikel 22 AVG)

Bij het aangaan of wijzigen van een financierings- en leasecontract verwerken wij gegevens met behulp van geautomatiseerde besluitvorming. Wij doen dit alleen voor de beoordeling van de kredietwaardigheid, om een financierings- of leasevoorstel te doen, of een aanbieding voor wijziging van het afbetalingsplan.

Wij mogen geautomatiseerde besluiten nemen als het besluit:

Noodzakelijk is ter uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld voor de aanvraag van Alphabet Private lease),
Is toegestaan op grond van een unierechtelijke of lidstatelijke bepaling (bijvoorbeeld voor opsporing van fraude) of
Wij hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen.

Wanneer u het niet eens bent met het besluit dan kunt u contact met ons opnemen. U heeft daarbij de volgende mogelijkheden:

Een aanvraag voor een nieuwe beoordeling door een van onze medewerkers (recht op menselijke tussenkomst);
Het recht om uw standpunt kenbaar te maken; en
Het om bezwaar tegen het besluit aan te tekenen.

Tijdslijnen om te voldoen aan uw individuele rechten

Over het algemeen zullen wij ons best doen om binnen 30 dagen aan uw verzoek te voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkene / afhankelijk van de reden die ten grondslag ligt aan een specifiek individueel recht of vanwege de complexiteit van uw verzoek.

Beperking in het voorzien aan informatie ten aanzien van uw rechten

Als u een verzoek met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten tot ons richt, zullen wij spoedig laten weten of en in hoeverre wij aan uw verzoek kunnen voldoen. In sommige gevallen mogen wij dit verzoek namelijk weigeren, bijvoorbeeld als u ons vraagt persoonsgegevens te wissen die wij nog nodig hebben vanwege belastingtechnische redenen of andere wettelijke vereisten. Als dit het geval is zullen wij uitleggen waarom wij niet geheel aan uw verzoek kunnen voldoen.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Alphabet neemt uw opmerkingen/ bezwaren en rechten ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens serieus. Als u echter van mening bent dat wij uw opmerking of bezwaar hierover niet naar behoren hebben behandeld, hebt u het recht om hierover een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag

BMW Financial Services Nederland B.V. (trading under the name Alphabet) is a service provider in mobility solutions. BMW Financial Services (hereinafter BMW FS) collects and processes personal data, as well as controls the data processing if such is performed by a third party provider. Most of the processed data relates to the provision of our mobility solutions to customers, such as the possibility of leasing a car, LCV or even a bicycle, but also the provision of a mobility card and car rental. The data we process includes data of customers (employers), their employees and company directors and/or representatives of (potential) business partners. In the case of B2E (Business to Employee) and private lease, we also process data of our customers. This Privacy Statement applies to personal data we receive from and about these individuals.

Processing of your personal data already starts with the acquisition process for the lease vehicle, making a quotation for the lease vehicle and the decision to order/accept said lease vehicle. For this purpose, we receive personal data from your employer or from you yourself as an employee/private lease customer. This is followed by many other times when your personal data is processed, for example, if your vehicle is involved in an accident, if damage needs to be repaired or if we receive traffic fines for your vehicle. We also process your personal data for our additional services, such as the provision of a fuel card, mobility card, roadside assistance and car rental.

We understand that the use of your personal data requires your trust. We will therefore maintain the highest possible data privacy standard and use your data only for clearly described purposes and in accordance with your data privacy rights.
In the following sections this Privacy Statement describes how Alphabet collects, processes and uses the personal data of its (potential) customers and users of our mobility solutions. The present privacy statement is based on and fully aligned with the legal provisions contained in the General Data Protection Regulation (GDPR).

Alphabet may change this Privacy Statement (last update 05 November 2025). We recommend that you consult this Privacy Statement periodically, and whenever you provide personal data to Alphabet (again). When Alphabet makes an important change that has consequences for the processing of personal data by us, Alphabet will inform you of this by means of a notification on our website.

BMW Financial Services Nederland B.V. (trading under the name Alphabet), who has its registered office at Takkebijsters 59, 4802 HW Breda is the data controller of your personal data.

Alphabet also has various rent branches in Amsterdam, Boxtel, Breda, The Hague, Nieuwegein, Rotterdam and Zwolle. In addition, Alphabet uses a collection centre in Breda to collect all lease vehicles whose lease term has expired, or vehicles which are temporarily parked/suspended at the Breda location.

Alphabet and BMW FS are a part of the BMW Group AG. On this basis, we may share our customers’ data within the BMW Group. Alphabet International is the parent company of Alphabet. We may also share your data with this entity. Alphabet is responsible for the data processing of our customers’ data, which is processed through the following websites:

Corporate car-sharing websites:

Additionally, Alphabet processes the data collected from our customer portal My Alphabet and our mobile applications such as the Alphabet Carbon Tracker, Fleet Reporting and the Alphabet App.

Alphabet will process your personal data if it is transferred by Sales Partners and Service Partners such as service stations, breakdown assistance, dealerships. The Sales Partners and Service Partners are responsible for the processing of personal data provided by you in connection with the provision of services. Likewise, Alphabet may also provide your personal data to a Sales Partner or Service Partner if such is necessary. In addition, a Sales Partner or Service Partner may collect other personal data. We recommend that you consult the Privacy Statement of the relevant Sale Partner or Service Partner before providing your personal data.

Alphabet collects and processes your personal data, inter alia, in the following cases:

When your employer uses Alphabet as a leasing company and has communicated your personal data to us for the purchase of products or services;
When you contact us directly, for example via our website, via the drivers’ desk or via My Alphabet, via Alphabet Assistance for damage and SOS/breakdown assistance and if we have received your personal data via dealers/sales partners because you are interested, for example, in our products or services or if you have questions;
When you purchase products directly from us (e.g. via the Alphabet.com website, configurator.alphabet.com);
When you purchase mobility services from us (e.g. Alphabet Carbon Tracker, Carbon Manager, Fleet Reporting, Alphabet Flexible Fleet, Alphabet Bicycle Lease, Alphabet Share, Alphabet Private Lease or Pool management);
For maintenance and/or repair of your vehicle at a service partner's facility;
When you request information about our products and services (e.g. by sending a brochure or price request);
When you respond to our direct marketing actions, for example, when you fill out a reply card or provide your personal data online on one of our websites;
When your personal data is forwarded to us by service partners or third parties;
When we prepare (management) reports on the services your employer purchases from us we use your personal data in these reports (e.g. Fleet Reporting and the Alphabet Carbon Tracker.
When we receive personal data on fuel consumption, traffic and parking fines, claims management, or insurance information from you or our service partners as part of the provision of services;
When you provide us with your vehicle data (registration number/vehicle identification number), in the context of the services and maintenance and repair activities of our authorized workshops/dealer locations;
When other BMW Group entities or business partners provide us with your personal data in a permitted manner;
When third parties (such as authorized resellers) make personal data of you available in a permitted manner.

We kindly ask you to help us keep your personal data up to date by informing us of changes to your personal data, in particular your contact, name and address details. This allows us to remain compliant with the GDPR and ensure the appropriate security and safety of your personal data.

Alphabet may collect the following information from you:

Contact information: first name, last name, address, phone number, email address (and the one of the employer if applicable);
Interests: information you have provided about interests e.g. for vehicles;
Other personal data: information you have provided such as date of birth, gender, education, household size or occupation;
Contract data: customer number, contract number, lease amount, VIN number, license plate number, contract start and end date;
Additional examples: mobility vehicle fleet data in customer portal (e.g. Fleet Reporting, 360 Fleet Portal, Alphabet Carbon Tracker, Carbon Manager, Alphabet Flexible Fleet, or Alphabet Share) describing all your relevant contract-related data for (international) customer reporting services, such as contract number, license plate number, chassis number, make/model, contracted delivery period and mileage, CO2 emissions, customer cost centre, required IFRS 16 data, actual mileage incl. deviations, expected contract expiration date, fuel consumption (expected versus actual), penalty statistics, service and maintenance statistics).
Data related to your online account: account information in customer portal (My Alphabet) and payment data you have set up (e.g. bank account number);
Website use and communication: Information about how you use the website and whether you open or forward messages from us, including data collected through Cookies. More information about Cookies can be found in our Cookie statement.
Transaction and interaction data: Maintenance data, fuel consumption (in case of a fuel card), damage data, information about purchases of products and services, interaction with drivers’ desk and/or sales support (your requests and complaints) and (sales) partners and dealerships, as well as participation in market surveys;
Data relating to the assessment of your creditworthiness and identity*: data to establish your identity (e.g. driving license). For the assessment of creditworthiness we process your personal data such as a pay slip, IBAN data; information on fraud, criminal offenses, suspicious transactions, information on PEPs and sanction lists containing your data.

*Alphabet tests your financial position prior to accepting the application. We do this to form a picture of any payment risks. It helps us determine whether we can enter into an agreement with you and what terms and conditions apply.

For all natural persons (including owners of Sole Proprietorships, General Partnerships or Commercial Partnerships) we do a test at the Bureau of Credit Registration (Dutch: Bureau Krediet Registratie (BKR)). We also register your agreement with BKR if it has been concluded.

Is it a legal entity? Then we request access to your company data and provide the data of the underlying natural person (owner / UBO) to Economic Data Resources B.V.(EDR). EDR checks your personal and financial data and provides us with a credit information report with a risk profile.

Your personal data are stored by Alphabet, and it uses your data only for the purpose of providing a quotation. If you wish to convert the quotation into an application, your data will also be used for the application. We may request additional data from you during the application process.

Data relating to the use of Alphabet Apps and services: data relating to your use of Alphabet's apps (on your cell phone) Alphabet App/Alphabet Share.
Vehicle technical data: data created and/or processed in the vehicle used by you. To protect the privacy of our customers, the processing of technical data is generally specific, without direct reference to the customer.
Online services (from third parties): If your vehicle is connected to a cell phone network, this can be used to exchange data between your vehicle and other systems. Connection to the cell phone network is made possible by the vehicle's own transmitter and receiver or a mobile device (such as a smartphone) that you carry in the vehicle. Over this cell phone network, online functions can be used. This includes online services and applications/apps provided by the manufacturer or other providers. If you use these services, these services are the responsibility of the respective provider and are subject to the data protection terms and conditions of use of this provider. Alphabet has no influence on the data exchanged via these services. In this regard, you must obtain information from relevant third party from whom you purchase the service about the nature, scope and purpose of the collection and use of personal data as part of the service from these third parties.
Data for the purpose of locating the vehicle: If the agreements in the lease contract are not fulfilled or if there is a court order allowing us to retrieve the car, we have the right to search and locate the car using the functionality built into the car. Locating the car may mean that we process personal data. For example, a location or address.

Alphabet does not have access to operational data in the vehicle, data on comfort (e.g. position of seat and steering wheel) and infotainment. If you would like to access this data, please contact the make of your vehicle. Contact details can be found in the Privacy Statement of the respective brands.

* For all our business mobility solutions, Economic Data Resources B.V. is used for financial verification and acceptance.

More information about the processing of your personal data can also be found in EDR's privacy statement. This statement also explains how you can exercise your rights, such as rights of inspection, objection, correction and deletion.

Alphabet will only process your personal data if this is necessary for our services. We process your personal data based on the following lawful bases:

1. Consent (Article 6(1)(a) GDPR):

Marketing use - to promote Alphabet services and share news and offers with you and tailor them to your profile,
Research and development of our products and services to deliver even better services through surveys,
All uses for which we require your consent are listed in your dashboard in My Alphabet.

! You can always change or withdraw your consent towards individual data processing activities in your My Alphabet App!

2. For entering into or performing the agreement (Article 6(1)(b) GDPR):

(This also extends to the agreements with you or your employer)

Assessing your creditworthiness[1];
To deliver a mobility solution;
For properly handling repair, maintenance and tire change according to the agreement.
Research and development of our products and services to provide even better services;

[1] For our business mobility solutions, Economic Data Resources B.V. is used for financial verification and acceptance. More information on the processing of your personal data by EDR can be found in EDR's privacy statement. It also explains how you can exercise your rights, such as right to inspection, objection, correction and deletion

3. Legal obligation (Article 6(1)(c) GDPR):

To respond to binding requests from authorities or regulatory parties.

4. Vital interest (Article 6(1)(d) GDPR):

In the context of roadside assistance.

5. Legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR):

In connection with the prevention of fraud and criminal activity - to protect our organization and society from crime and its consequences.
Research and development of our products and services to provide even better services through surveys;
If the agreements in the lease contract are not fulfilled or if there is a court order allowing us to retrieve the car, we have the right to search for the car using the tracking systems built into the car.

Operational Lease (general)

This can involve the operational leasing of a car, but also an LCV, an Alphabet Bike (folding bike), scooter or motorcycle. Here the client pays an agreed monthly amount (which includes the lease period and number of miles driven). Full operational lease includes operational costs, such as maintenance, repair, insurance, replacement/change of tires, etc.

If you purchase this mobility solution, we process the following personal data:

From the customer (employer): name and address details company, company telephone number, company e-mail address, Chamber of Commerce number and bank account number, initials and surname, e-mail address and telephone number of contact persons.
From board members and/or signing agents: initials and last name, date of birth, address and residence, phone number, driver's license number. We use this personal data to contact you about your agreement with Alphabet, about the underlying individual lease contracts and to verify signing authority.
From the driver of the vehicle: initials and last name of rider, gender (optional), date of birth, address and residence, mobile number, e-mail address (business and/or private), cost centre, employee number, indication of business/private use, lease category, date in service and out of service, date of start of lease, distribution of annual mileage, as well as the registration number of your leased vehicle.

Sharing with third parties:

Personal data, such as initials and last name, address and city, mobile number, email address, employer, license plate number and lease contract are shared with dealers/sellers for delivery of your vehicle/LCV/bicycle.
Personal data such as information about the desired vehicle and pre-calculated lease price, your first and last name, address and residence, telephone number and e-mail address are shared with Economic Data Resources B.V.;

Basis for processing: We use this personal data for the performance of our lease contract with you, for providing reports to your employer, and for fulfilling our legal reporting obligations to the tax authorities.

Alphabet Carbon Manager

In collaboration with our Carbon Accounting Software partner Plan A, Alphabet has developed the Carbon Manager. This intuitive software solution is designed to accurately measure, document and manage a fleet's emissions. Our consultants can use this data and insights to help create strategic initiatives to reduce fleet carbon emissions and reduce the organization's carbon footprint.

If you use this mobility solution, we and the app provider process the following personal data:

From the customer (employer): contact details company, phone number company, email address company, VAT number and bank account number, first and last name, email address and phone number of contact persons.
From board members and or signing authorizations: initials and last name, email address, phone number and identification data, we use this personal data to contact you about our cooperation and to verify signing authority.

Basis for this processing: performance of our agreement with you and legitimate interest.

Purpose of processing: We use this personal data to register your reservation in the system, to settle our contractual agreements with the client (your employer) and to produce management reports. In doing so, we will of course handle privacy-sensitive data such as location data with care (see also Security measures and location data).

Alphabet Carbon Tracker

For organizations with 100 or more employees, it is mandatory to comply with the carbon reporting requirement, which includes the recording of staff commuting and business travel. With the Alphabet Carbon Tracker, Alphabet offers a simple solution to understand business mobility, allowing you to manage these obligations effortlessly.

If you use this mobility solution, we and the app provider process the following personal data:

From the customer (employer): contact details company, phone number company, email address company, VAT number and bank account number, first and last name, email address and phone number of contact persons.
From board members and or signing authorities: initials and last name, email address, phone number and identification data, we use this personal data to contact you about our cooperation and to verify signing authority.
Of the driver of the vehicle: initials and surname, date of birth, address data, mobile phone number, business email address, cost centre, employee number, photo, driving license number, as well as vehicle data such as license plate and VIN number.

Basis of processing: Performance of our agreement with you and legitimate interest.

Purpose of the processing: We use these personal data to register your reservation in the system, to settle our contractual agreements with the customer (your employer) and to produce management reports. In doing so, we will of course handle privacy-sensitive data such as location data with care (see also Security measures and location data).

Alphabet Consulting

Alphabet Consulting provides Alphabet client companies with expertise in the field of mobility. Our expert staff delves into a company's needs and informs about the latest laws and regulations.

If you use this mobility solution, we and the app provider process the following personal data:

From the customer (employer): contact details company, phone number company, email address company, VAT number and bank account number, first and last name, email address and phone number of contact persons.
From board members and or authorized signatories: initials and last name, email address, phone number and identification data, we use this personal data to contact you about our cooperation and to verify signing authority.

Basis of the processing: Performance of our agreement with you and the legitimate interest.

Alphabet Bicycle Lease

Bicycle leasing is an option to replace all or part of your travel allowance with a (electric) bicycle. The present product makes it possible to use a (electric) bicycle for commuting to and from work. The employee then does not have to buy a bicycle himself. Alphabet offers bicycle lease in cooperation with Fietsvoordeelshop.nl, one of the largest bicycle stores in the Netherlands with its own service network.

If you use this mobility solution, we and the supplier of the app process the following personal data:

From the customer (employer): contact details company, phone number company, email address company, VAT number and bank account number, first and last name, email address and phone number of contact persons.
From the driver of the vehicle: initials and last name, date of birth, address information, mobile phone number, business email address, cost centre, employee number, photo, driver's license number, as well as vehicle information such as license plate and VIN number.
Of board members and or signatories: initials and surname, email address, phone number and identification data, we use this personal data to contact you about our cooperation and to verify signatory authority.

Basis of the processing: Performance of our agreement with you and the legitimate interest.

Alphabet Financial Lease and Alphabet Flex Finance

Alphabet Financial Lease and Alphabet Flex Finance are business financing with a fixed term and interest rate. You can pay a fixed amount each month for your car. If you take out this mobility solution, we process the following personal data from you:

From the customer/driver of the vehicle: we may collect the following categories of personal data, among others:

Contact data: name, phone number and email address.
Contract details: customer number, contract number.
Vehicle data: license plate number, chassis number, make and model.
Other personal data: information you have provided regarding your date of birth and gender.
Transaction and interaction data: information about concluding and entering into products and services, interaction with our customer service (your requests and complaints) and dealers, as well as participation in market surveys.
Data relating to creditworthiness: information relating to your creditworthiness, transactions or payments that have not yet been made to us.
In the case of a legal entity? Then we request access to your company data and provide the data of the underlying natural person (owner / UBO) to Economic Data Resources B.V.(EDR). EDR checks your personal and financial data and provides us with a credit information report with risk profile.
Data related to geographical location vehicle: information related to the geographical location of your vehicle through vehicle tracking.

Sharing with third parties:

Personal data such as information about the desired vehicle and pre-calculated lease price, your first and last name, address and residence, telephone number and e-mail address are shared with Economic Data Resources B.V.;

Basis for processing: We use your personal data for the performance of the agreement with you, compliance with legal obligations and legitimate interest.

Purpose of processing: We process the mentioned data to be able to provide you with the requested service. Other purposes for processing personal data may include ensuring product quality, research and development of new products or services and promotional communications.

Alphabet Flexible Fleet

Alphabet Flexible Fleet is a Corporate Car Leasing product of Alphabet. Flexible Fleet makes it easier for employers to offer more flexibility to employees with employer leases. During the term of a lease agreement, Alphabet Flexible Fleet allows employees to change cars twice free of charge. Provided an employer has an agreement with Alphabet for Flexible Fleet, employees can use a web portal to log in to request a different car. All activities for this service are fully managed by Alphabet.

If you use this mobility solution, we and the app provider process the following personal data from you:

From the customer (employer): contact details company, phone number company, email address company, VAT number and bank account number, first and last name, email address and phone number of contact persons.
From board members and or signing agents: initials and last name, email address, phone number and identification data, we use this personal data to contact you about our cooperation and to verify signing authority. For all our business mobility solutions, Economic Data Resources B.V. is used for financial verification and acceptance.
From the driver of the vehicle: initials and last name, date of birth, address information, mobile phone number, business email address, cost centre, employee number, photo, driver's license number, as well as vehicle information such as license plate and VIN number.

While using an Alphabet Flexible Fleet vehicle, time of departure, arrival and mileage are recorded. Location data is recorded and can only be retrieved by the user for trip recording purposes. Unless your employer has a legitimate interest, as for example in case of suspicions of non-compliance with the terms of use, abuse or fraud.

Sharing with third parties:

Personal data such as information about the desired vehicle and pre-calculated lease price, your first and last name, address and residence, telephone number and e-mail address are shared with Economic Data Resources B.V.

Basis for processing: The basis for this processing is the performance of our agreement with you and the legitimate interest.

Purpose of the processing: We use this personal data to register your reservation in the system, to settle our contractual agreements with the client (your employer) and to produce management reports. In doing so, we will of course handle privacy-sensitive data such as location data with care (see also Security measures and location data).

Alphabet Fleet Reporting

The Alphabet Fleet Reporting tool gives fleet managers who have a contract with Alphabet and use Fleet Reporting instant insight into and about the fleet through intuitive reports and A-driven dashboards. The insights provided by the tool help companies save costs, increase efficiency and make the right strategic choices. The AI assistant within Fleet Reporting also allows you to navigate your fleet data smarter, faster and more efficiently.

If you use this mobility solution, we and the app provider process the following personal data:

From the customer (employer): contact details company, phone number company, email address company, VAT number and bank account number, first and last name, email address and phone number of contact persons.
From board members and or signing authorizations: initials and last name, email address, phone number and identification data, we use this personal data to contact you about our cooperation and to verify signing authority.

Basis of processing: Performance of our agreement with you and legitimate interest.

Alphabet Mobility Budget

This mobility solution gives you (via your employer) the option of a monthly budget. This allows you to choose how you will travel. You can use public transport, a shared car or scooter, a bicycle or a leased vehicle. The mobility budget moves with the need for transport which ensures flexibility and efficient use of means of transport. This mobility solution allows you (via your employer) to manage (or have managed) all types of mobility offered by Alphabet online. All types of mobility offered by Alphabet can be incorporated in this solution. It is also possible to manage mobility purchased from third parties (NS Business Card with services such as bus, streetcar, metro, OV-fiets, NS Bicycle Parking, cab, GreenWheels shared car and services that can be ordered separately, including a shared car, shared scooter, cab and cab app). Your employer can also use this mobility solution for workplace reservations or as carpool functionality.

If you use this mobility solution, we process the following personal data:

From the customer (employer): contact details company, company phone number, company email address, VAT number and bank account number, initials and surname, email address and phone number of contact persons.
From board members and/or signatories: initials and last name, email address, and phone number. We use this personal data to contact you and verify signing authority.
From the mobility user: first and last name, gender (optional), date of birth, address and residence, mobile number, e-mail address (business and/or private), cost centre, employee number. If a leased vehicle is used, this includes vehicle details such as registration number and VIN number.

Sharing with third parties:

We may share certain personal data such as company contact details and first and last name with external suppliers of mobility solutions (including Fynch, Mobility Concept, NS, MultiTankCard, Amber, Felyx, Uber, TCA cab). For more information, please contact relevant mobility providers.

Basis for processing: Performance of our agreement with you.

Purpose of processing: We process the mentioned data to execute the service you opted for.

Alphabet Pool Management

Alphabet Pool Management is a service that takes over the full management of a company's freely deployable lease cars. This applies to both cars and company cars. Alphabet takes care of all administrative tasks, transport, cleaning and maintenance of the cars so that they are ready for the next lease driver. The current supply of pool cars is available real-time online via MyAlphabet for both customer and drivers.

If you use this mobility solution, we process the following personal data:

From the customer (employer): contact details company, company phone number, company email address, VAT number and bank account number, first and last name, email address and contact phone number.
From the driver of the vehicle: initials and surname, date of birth, address details, mobile phone number, business email address, cost centre, employee number, photo, driving license number, as well as vehicle details such as license plate and VIN number.

Basis of processing: Performance of our agreement with you and legitimate interest.

Purpose of processing: The settlement of our contractual agreements with the customer (your employer) and the production of management reports.

Alphabet Private Finance

With Alphabet Private Finance, you finance your car privately for a fixed term and interest rate. This means that you pay the same fixed amount every month. You take care of matters such as maintenance, any repairs and insurance yourself.

If you purchase this mobility solution, we will process the following personal data:

From the customer/driver of the vehicle: we may collect and process the following categories of personal data, among others, for the performance of the agreement:

Contact data: name, phone number and email address.
Contract data: customer number, contract number.
Vehicle data: license plate number, chassis number, make and model.
Other personal data: information you have provided regarding your date of birth and gender.
Transaction and interaction data: information about the conclusion and conclusion of products and services, interaction with our customer service (your requests and complaints) and dealers, as well as information about participation in market surveys.
Credit data: information related to your creditworthiness, transactions or payments not yet made to us. It helps us determine whether we can enter into a contract with you and what terms and conditions apply.

For all natural persons (including owners of Sole Proprietorships / VOF / Partnership) we do a check with the Bureau of Credit Registration (Dutch: Bureau Krediet Registratie (BKR)). We also register your agreement with BKR if it has been concluded.

Is it a legal entity? Then we request access to your company data and provide the data of the underlying natural person (owner / UBO) to Economic Data Resources B.V. (EDR). EDR checks your personal and financial data and provides us with a credit information report with risk profile.

Data relating to geographical location vehicle: information relating to the geographical location of your vehicle through vehicle tracking.

Sharing with third parties:

Personal data such as information about the desired vehicle and pre-calculated lease price, your first and last name, address and residence, telephone number and e-mail address are shared with Economic Data Resources B.V.;

Basis for processing: Performance of the agreement with you, compliance with legal obligations and legitimate interest.

Other purposes for processing personal data may include ensuring product quality, research and development of new products or services and promotional communications.

Alphabet Rent

Alphabet also offers the option of renting a leased vehicle whether or not in conjunction with other products.

If you use this mobility solution, we process the following personal data:

From the customer (employer): company contact details, company telephone number, company e-mail address, VAT number and bank account number, first and last name, e-mail address and telephone number of contact persons.
From board members and/or signatories: initials and last name, email address, and phone number. We use this personal data to contact you and verify signing authority. All of our business mobility solutions use Economic Data Resources B.V. for financial verification and acceptance.
Of the driver of the vehicle: name, gender (optional), date of birth, mobile phone number, email address (business and/or private), cost center, employee number, as well as vehicle data such as the license plate and VIN data, rental period data.

Sharing with third parties:

We may share personal data such as contact information of customer (employer), first and last name and address information of driver of the vehicle with external rental companies engaged by us for rental (and possibly to deliver a rental vehicle).
Personal data such as information about the desired vehicle and precalculated lease price, your first and last name, address and place of residence, telephone number and e-mail address are shared with Economic Data Resources B.V.;

Basis for processing: We process these personal data for the performance of our agreement with you.

Alphabet Share

Alphabet Share is Alphabet's Corporate Car sharing product. Alphabet Share makes corporate car sharing easy and efficient. Employees can reserve and use an Alphabet Share car at any time using an app called Topology, provided by our partner Skopei. Key registration and other administrative actions associated with this process are automated. All activities are fully managed by Alphabet.

Alphabet is responsible for all your personal data processed through the websites:

If you use this mobility solution, we and the supplier of the app will process the following personal data:

From the customer (employer): contact details company, phone number company, email address company, VAT number and bank account number, first and last name, email address and phone number of contact persons.
From board members and or signing agents: initials and last name, email address, phone number and identification data, we use this personal data to contact you about our cooperation and to verify signing authority. For all our business mobility solutions, Economic Data Resources B.V. is used for financial verification and acceptance.
From the driver of the vehicle: initials and surname, date of birth, address details, mobile phone number, business email address, cost centre, employee number, photo, driving license number, as well as vehicle details such as license plate and VIN number.

While using an Alphabet Share vehicle: we record the time of departure, arrival and mileage driven. Location data is recorded and can only be retrieved by the user for trip recording purposes. Unless your employer has a legitimate interest, such as in case of suspicion of non-compliance with the terms of use, abuse or fraud.

For (management) reports: We provide monthly reservation statements to the employer on the use of the shared cars. We process only full name and business mail address.

Sharing with third parties:

Personal data such as information about the desired vehicle and pre-calculated lease price, your first and last name, address and residence, phone number and email address are shared with Economic Data Resources B.V.;

Basis for processing: The basis for this processing is the performance of our agreement with you and the legitimate interest.

Purpose of the processing: We use these personal data to register your reservation in the system, the settlement of our contractual agreements with the client (your employer) and the production of management reports. In doing so, we will of course handle privacy-sensitive data such as location data with care (see also Security measures and location data).

Alphabet Private Lease

With private lease, you can use a new car for a fixed amount per month. This monthly amount includes most of the costs associated with a car such as depreciation, repairs, maintenance, tires, insurance, vehicle tax, roadside assistance and, if necessary, replacement transportation.

If you use this mobility solution, only when there is a contract takeover, we process the following personal data:

From the customer/driver of the vehicle: initially data about the desired vehicle, your first and last name, address and residence, telephone number and e-mail address. We use this personal data to create an e-mail message in which we confirm your request for a private lease application and explain the next steps.

What do we need your data for?

Before we enter into an agreement with you, we want to form a picture of any payment risks. This is how we determine whether to enter into an agreement with you and what conditions we apply. For this purpose, we will also provide your personal data to EDR Credit Services B.V. , together with a lease price/lease term calculated by us on the basis of the car selected in the application form.

EDR Credit Services B.V. performs the financial assessment and acceptance for us. EDR uses the personal data we provide to send an e-mail message with a link to EDR's leasing portal - to upload personal data for this financial review. This review is subject to final acceptance by Alphabet.

For the financial review, EDR requires the following personal data from you:

Copy of driver's license;
Copy of named bank statements for the last month (showing income and living expenses);
Copy of most recent pay stub (if salaried);
Positive letter of intent/employer statement if temporary employment is involved;
Copy of benefit/pension statement if benefits and/or pension are involved,
Recent annual figures if there is income from own business;
If other income per month, proof of this:
Family situation;
Any financial obligations that are not apparent from BKR.

This personal data is stored in the Alphabet customer portal at EDR and are not forwarded to Alphabet.

We then collect the following personal data which we receive back from EDR: driving license number, date of birth, BKR score, application status, status change date, credit rating from EDR, advice from EDR, disposable income. In addition, we process data on your contract type (make, type of car and lease term) and after the conclusion of a lease agreement also vehicle data such as registration number and VIN number.

From your partner (as co-contractor) / guarantor (if applicable): first and last name, gender (optional), date of birth, address and place of residence. We process this personal data for completing the final acceptance after EDR's review and for entering into the lease contract with you.

Sharing with third parties:

Personal data such as information about the desired vehicle and pre-calculated lease price, your first and last name, address and residence, telephone number and e-mail address are shared with EDR Credit Services B.V. as described above;
Personal data such as name, registration number and vehicle details from the lease contract are shared with dealers/sellers for the delivery of your vehicle.
As a leasing company we are obliged, in case of entering into a private lease contract, to register the lease contract and your personal data and also those of your partner and/or guarantor (if applicable) with the Bureau of Credit Registration (Dutch: Bureau Krediet Registratie (BKR)).

Basis for processing: Basis for this processing is performance of our agreement with you, legitimate interest and compliance with our legal obligations.

Fuel card

If you take out a lease contract with Alphabet including fuel, you will receive a fuel card. We use both brand-related cards and non-brand-related cards.

If you use this product, we will process the following data:

From the customer (employer): company contact details.
From the driver of the vehicle: first and last name, email address, contract number, employee number, your fuel card number, vehicle registration number, refuelling date, information about the type of fuel, location of your refuelling, mileage and associated costs.

Sharing with third parties:

We share data such as company contact details, first and last name of mobility user with external suppliers of fuel cards. They are responsible for processing transaction data via the fuel card. You can find more information about this at the relevant fuel card suppliers.
We may share this personal data with our customer (your employer) through our customer portal / CRM system My Alphabet. In My Alphabet, reports will be made available to your employer containing information on the use of these services (except for location data - see 'How do we protect your personal data'); you yourself can also view your personal data on your refuelling transactions in My Alphabet.

Basis for processing: The basis for this processing is the performance of an agreement.

Mobility Pass

The Alphabet Mobility Pass is a card that allows your employer to allow you to use public transportation (train, cab, plane). This pass also serves as a fuel card. The Alphabet Mobility Pass is offered by Alphabet in cooperation with third parties. By using the card, all mobility costs are transparent. It is possible for your employer to set a budget per employee and to enable or disable modular services on the card. All transactions take place via the Alphabet Mobility Card and no declarations/receipts are required.

If you use this mobility solution, we will process the following personal data:

From the customer (employer): company contact details, company telephone number, company e-mail address, VAT number and bank account number, first and last name, e-mail address and telephone number of contact persons.
From board members and/or signatories: initials and last name, email address, and phone number. We use this personal data to contact you and verify signing authority.
From the mobility user: first and last name, gender (optional), date of birth, address and residence, mobile number, e-mail address (business and/or private), cost centre, employee number.

Sharing with third parties: We share data such as company contact details, first and last name of mobility user with external suppliers of mobility cards. They are responsible for processing transaction data via the mobility card or mobility budget. More information about this can be found at the respective mobility card suppliers.

Basis for processing: The basis for this processing is the performance of the agreement.

Purpose of processing: We use this personal data (with the exception of privacy-sensitive data such as location and check-in and check-out times) to settle our contractual agreements with your employer. In addition, this data will be processed in management reports to your employer. For you as a user, this information is visible in My Alphabet.

NS Business card

Through the NS Business card, you can use the public transport facilities of the NS.

If you use this mobility solution, we process the following personal:

From the customer (employer): contact details company, telephone number company, e-mail address company, VAT number and bank account number, first and last name, e-mail address and telephone number of contact persons.
From board members and/or signatories: initials and last name, email address, and phone number. We use this personal data to contact you and verify signing authority.
From the mobility user: initials and surname, address, place of residence, date of birth, passport photo, location data, check-in and check-out times and other travel information.

We process this personal data to apply for the card for you at NS and to report our contractual agreements with your employer on the use of this card. In the reports to our client (your employer), we take into account (if possible) the processing of privacy-sensitive personal data such as location data and check-out times.

Basis for processing: Performance of the agreement.

Maintenance and repair

To inform you about the maintenance and repair of your vehicle, we also use your personal data. When performing this mobility service, we process the following personal data from you:

From the driver of the vehicle: first and last name, address, e-mail address account data (customer number, registration number, bank details).
Service partners who handle your vehicle have access to license plate number, first and last name via a secure portal. You may provide further information (personal data) to service partner (garage / repair station) during your visit. Alphabet has neither access nor control over this personal data.

In the context of maintenance and/or repair work and/or services at Alphabet authorized workshops and dealerships, special diagnostic units are used to read out technical data relating to vehicle service from the electronic control units with which the vehicle is equipped. This personal data is processed in the workshops and used by technicians trained in diagnostics and repair of any malfunctions. These technical data related to the vehicle mainly consist of:

Basic vehicle data (such as vehicle identification number, vehicle type, year of construction, vehicle equipment);
Vehicle condition data (measured values, such as mileage);
Fault memory entries (such as indicator malfunction);
Maintenance and workshop data (such as maintenance requirements, work performed, parts fitted, warranty cases, workshop reports).

Basis for processing: Basis for this processing is performance of the agreement and legitimate interest.

Breakdown assistance

In case of a breakdown during your journey with your leased vehicle, including a flat tire or other technical problem, you can contact us for assistance. To perform this mobility service, we process the following personal data:

From the driver of the vehicle: your name and contact details, registration number and VIN number, make and model of car, the location from where this breakdown occurred and where assistance was provided.

Third party use: To carry out this service, we use third parties (e.g. emergency call centre, towing services or breakdown services), with whom we will share the necessary data about your situation. We have made contractual agreements with these third parties to adequately protect your personal data.

Basis for processing: Performance of the agreement and legitimate interest.

Damage and accident reports / Insurance

When your vehicle is damaged as a result of a collision or otherwise or when reporting an accident involving your leased vehicle, you can approach us (or we will approach you) for repair of this damage or possible replacement transportation and the related settlement with insurance or repairer.

In performing this mobility service, we process the following personal data from you via our website www.mijnschademelding.nlen our supplier:

From the customer (employer): Name and address details company, company phone number, company email address, Chamber of Commerce number and bank account number, initials and surname, email address and contact phone number.
From the driver of the vehicle: your initials and last name, contact details, date of birth, vehicle details (registration number, make, model, etc.), accident details, any photos of the damage/accident, number of occupants (if relevant), any information from witnesses (if applicable) and any other information we receive from you about the damage and/or accident (information about injured persons).

We share this personal data depending on the agreements made with the customer regarding the applicable insurance with the insurance companies involved.

From third parties who were involved in the damage or accident, we may also process personal data, such as the identity of these third parties. We may also process information about witnesses, passengers involved, personal data from police (such as police reports and witness statements) and insurance data about the damage and/or accident, including information and claims from third parties.

We share this personal data with our client (your employer) in reports. We also share these personal data with damage repair companies, insurance companies (both our own insurance company and those of third parties) and, if necessary, with (damage) experts involved in settling the damage and/or accident.

Basis for processing: Performance of an agreement, legal obligation, legitimate interest.

Traffic and parking fines

In the case of operational leasing, Alphabet may be registered as the owner of the vehicle. Traffic and/or parking fines (both domestic and foreign) are therefore addressed directly to Alphabet by the authorities who have imposed these fines (police, judiciary, or municipality). We process the following personal data in order to process and manage payment of these fines and, if necessary, also have them reimbursed by our client (your employer):

Data mentioned on the fines: the personal data we receive from the CJIB, the police, municipality, or foreign authority, such as the license plate number of the vehicle, the nature of the offense, the place and time of the offense, and the amount of the fine imposed.
From the driver: first and last name, date of birth and license plate number of the vehicle.

In the invoice and statements to the customer (your employer) we will not report privacy-sensitive personal data (such as nature, place and time of the violation).

However, in certain situations we will have to share these personal data with our client (your employer), namely in case of car sharing (multiple drivers per lease vehicle) or if we do not know who the driver is at the time of the violation.

Basis for processing: Legal obligation or legitimate interest.

Driver training / Fleet management training

At the customer's request, Alphabet can offer driver training or Fleet management training. This is in combination with existing product purchase.

If you use this mobility service, we process the following personal data:

From the driver of the vehicle: Your first and last name, your e-mail address and possibly your date of birth.

Sharing with third parties:

We share this personal data with the training agency that provides the relevant training courses.

Basis for processing: The basis for this processing is the performance of the agreement.

Artificial Intelligence ("AI")

To welcome innovation and improve daily operations, Alphabet uses various AI solutions in some cases of personal data processing. These solutions may include machine learning algorithms, natural language processing or other AI-powered technologies. The intended functions of AI use is to help analyse, improve and categorize the personal data we process.

The purpose of using these AI solutions is to improve the accuracy and efficiency of our internal processes. By using the capabilities of AI, we strive to improve the quality of our services and provide a better-tailored customer support.

The use of AI solutions is subject to strict security and privacy measures. Your personal data is processed in accordance with applicable laws and regulations and in an ethical and responsible manner.

Basis for processing: legitimate interest, or consent.

My Alphabet

My Alphabet is the Customer Relation Management (CRM) system in which our customer, employees (drivers) and fleet managers can find their personal data. It also contains claim forms, forms to report your damage. Access to this system can be obtained by means of an authorization login code assigned to you. My Alphabet is operated by Alphabet, this site meets the requirements as explained under 'How we protect your personal data'.

If you use this mobility service, we will process the following personal data:

From the customer (employer): company contact details, company phone number, company email address, first and last name, contact email address and phone number.
From the driver of the vehicle: first and last name, gender (optional), date of birth, (mobile) phone number, email address (business and/or private), cost centre, employee number.
Also recorded here are all vehicle-related data such as registration number and VIN number, make and model of car. But also data that may arise in the course of the contract such as maintenance data, damage and refuelling.

Basis for processing: Performance of an agreement.

Drivers Desk / Customer Care:

We use your personal data for contract management (such as ordering vehicles, submitting workshop/repair requests and booking certain services) or to handle a request submitted by you (such as a quote request).

With respect to all aspects of contract management or settling a problem, we will contact you without consent, such as in writing, by telephone, by text message or by email, depending on the choice of contact you have indicated.

We will also contact you if your vehicle is affected by a so-called technical campaign or recall (usually measures of great importance to prevent danger to occupants or the vehicle, for example), so that we can fulfil our legal obligation to provide information.

We will also contact you in carefully considered cases of promotional communication (for example, for sending the welcome package or communication around the end of the lease term and a corresponding offer) if and to the extent that the requirements as named in the applicable privacy legislation are met and if you have not objected to the use of your personal data for these promotional purposes.

Alphabet also processes your personal data on this basis to optimize our customer service such as, for example, to correctly identify you when you contact us.

Basis for processing: Performance of an agreement and consent.

Management reports

To produce management reports, we may process personal data for statistical and scientific purposes, or to improve the quality of our products and services. This processing takes place on an anonymous basis and cannot be traced back to individual persons.

In addition, we provide our customer with basic reports for the purpose of giving customer insight into the fleet and possibly generating management information from it; in these reports we will treat privacy-sensitive personal data such as location data and nature of violations in accordance with what is stated in the section 'How do we protect your personal data'.

Basis for processing: Performance of an agreement and legitimate interest.

Compliance with legal obligations to which Alphabet is subject

Alphabet will also process personal data if required to do so by law. This may be the case, for example, when we contact you if your vehicle is the subject of a technical campaign or recall.

Personal data collected will also be processed within the scope of internal management and compliance monitoring, where we check, for example, whether the service partners we select meet requirements set by us.

If required by law, we transfer your personal data to the authorities (who are responsible within the framework of legal notification obligations) if necessary.

We also process your personal data in the event of a legal conflict, if this legal conflict necessitates the processing of personal data.

Visiting Alphabet locations - access controls and security

If you visit one of our locations, we may use your personal data to provide you with an access badge, for access controls and to ensure security at our locations.

For this purpose, we may process the following personal data from you: your name, your contact details and the name of the person within Alphabet that you visit.

Basis for processing: legitimate interest.

Visiting Alphabet locations - Video surveillance

In addition, Alphabet makes use of camera surveillance. The cameras in question are only set up to secure specific locations and personal data will also only be used for this purpose. Through the camera images, we can obtain information about your behaviour.

Basis for processing: It is within our legitimate interest to ensure the safety of our customers, employees and property and to use video recordings in the investigation of crimes or to prevent crimes. The retention period is no longer than one month unless it is necessary for further investigation.

Purposes of processing: The video recording is carried out for your own safety, the safety of our employees and to be used as evidence. The video recordings are used to ensure security, investigate complaints and to prevent and resolve theft and other harmful activities, such as vandalism and other acts aimed at damaging property or harming persons. If a crime is suspected, we may make the recordings available to prosecuting authorities.

Telephone communications with Alphabet

Alphabet may record telephone calls and/or store electronic communications.

The following personal data of yours may be processed for this purpose: your name, contact details, telephone number, mobile number, data about your vehicle (including your license plate number), other personal data such as data about a dispute, or claim.

Alphabet uses this personal data to evaluate the quality of service, for coaching and assessment purposes; to gather evidence in disputes and to conduct investigations and detect crimes.

Captured electronic communications may be provided by Alphabet to the public authorities or to that department within the BMW Group in charge of security matters and/or special employees concerned with the enforcement of company regulations.

Basis for processing: legitimate interest and/or legal obligation.

Communication via email or contact forms

Personal data entered in contact forms, chatbot or info email address or through messages or forms on our official social media channels will be transmitted to the appropriate departments within Alphabet.

Marketing communication and market research

We like to inform you personally and at the time relevant to you. This information may consist of newsletters, offers, customer satisfaction surveys, or otherwise. It is possible that there may be benefits for you; therefore, we would like to point out these benefits to you.

If you have consented to us using your personal data for direct marketing purposes, we may use your personal data for marketing-specific purposes only.

We may request your consent to offer you information about the following activities:

Alphabet events;
discounts or other offers at Alphabet;
Alphabet customer satisfaction and market surveys;
Alphabet's new products and services;
Alphabet's general newsletter.

You can give your consent in My Alphabet by making a specific choice in the product information you would like to receive from us. You can also revoke your consent just as easily.

We invoke the legitimate interest as the legal basis when we approach you for customer satisfaction surveys. This only occurs after you have used our service.

Basis for processing: Legitimate interest or consent.

Social media (personalized content).

We process personal data (IP address, social ID and cookie ID) and browsing behaviour in order to offer relevant content based on this data. We also use this to personalize ads through social media, such as Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube and Pinterest. We use customized target groups within social media for this purpose. These target groups are built based on browsing behaviour on our website and/or interactions with certain previously shown ads. We do this to best serve you and provide you with relevant content that matches your interests.

Compliance with sales - service and administration processes of Alphabet

To continuously optimize the customer experience and cooperation with partners and customer service, we compile assessments and reports based on contract information and share them with the responsible partners. The main purpose of these reviews is to improve application procedures and sales processes. We compile the reports described above in aggregated and anonymized form, i.e. the recipients of the reports cannot draw any conclusions regarding you as an individual from the data they receive.

Portions of the vehicle-specific data collected are also processed - if necessary - in order to comply with service processes (including repairs, warranty and goodwill). This processing is in Alphabet's legitimate interest to provide our customers with the best possible service processes. To protect the privacy of our customers, the processing of technical data is generally vehicle specific without direct reference to the customer.

Basis for processing: legitimate interest.

To protect your personal data, we take various security measures such as encryption and authentication tools in line with the current state of the art to protect and maintain the security, integrity and availability of your personal data.

We cannot guarantee 100% protection against unauthorized access in the event of data transmission via the Internet or a website, but we and our service providers and business partners make every effort to protect your personal data in accordance with applicable data protection regulations through physical, electronic and process-oriented security measures in line with the current state of the art. Among other things, we use the following provisions:

Strict criteria for consent to access your personal data in accordance with the principle of "need to know" (limitation to as few people as possible) and only for the specified purposes;
Only transmission of collected personal data in encrypted form;
Protection with a firewall of IT network to protect against unauthorized access, for example by hackers;
Permanent monitoring of access to IT systems to detect and prevent misuse of personal data.

If you have received a password from us or created your own password to access certain areas of our website or other portals, apps or services we operate, you are responsible for keeping this password confidential and for complying with any other security procedures we remind you of. In particular, we ask that you do not share your password with anyone else.

Security measures for location information

Certain services can only be offered if you reveal your location or disclose the location of your vehicle. We take the confidentiality of this location data extremely seriously.

Your location data (including data accessed as part of vehicle maintenance work) are therefore protected by the following security measures:

They are stored only in a form that can be traced back to you or your vehicle to the extent required to fulfil the intended purpose for which storage is necessary;
Personal data is collected and accessed in this form only when required to provide the requested services;
Personal data is also collected and accessed in this form to the extent we are required by law to store or transmit the personal data;
Personal data for locating the vehicle and personal data for locating a mobile device/your mobile device are linked only when required to provide the requested services;

Any other use of location data for the purpose of analysis will take place using data files that have been anonymized in advance.

In accordance with Article 17 of the GDPR, we keep your personal data only for the period necessary for the relevant purposes of data processing. If we process personal data for multiple purposes, it will be automatically deleted or stored in a format that does not allow this personal data to be directly traced back to you as an individual once the last task has been completed. To ensure that all your personal data is deleted in accordance with the principle of data minimization and Article 17 of the GDPR, Alphabet has developed internal procedures for deletion. The fundamental principles upon which your personal data will be deleted are described below.

Use for the performance of a contract

To comply with contractual obligations, personal data collected from you may be retained for as long as the contract is in effect and - depending on the nature and scope of the contract - for 5 to 15 years thereafter in order to comply with legal requirements for retention and to be able to answer any questions or resolve complaints after termination of the contract. Some contracts for the provision of products and services require longer retention periods; see also "Use for the assessment of claims" below.

Use for the assessment of claims

According to Article 17(3)(e) GDPR, the personal data that we believe is necessary to assess and prevent claims against us or to institute criminal proceedings or to prevent claims against you, us or third parties may be retained by us for as long as the relevant proceedings might be instituted.

Use for customer service and marketing purposes.

Personal data collected from you for customer service and marketing purposes may be retained for 3 to 10 years, unless you want this personal data to be deleted and there is no contractual or legal obligation for retention that prevents this request for deletion.

Use for training purposes

Your data collected via a phone call and email communication between you and Alphabet can be used for the purpose of training of our employees. We retain the phone call recordings and the email communication for no longer than 3 months after the date of collecting the data.

Use for application processing

We will retain your data if you decide to join the BMW team by send us a job application. If you as an applicant are successful in your application, the data you provided may be kept for up to 2 years after the employment termination. Yet, if it is not a match, your data will be deleted after 1 year in case you consent to data processing, and after 4 weeks if you do not consent to data processing, from the date of rejection.

Alphabet is part of the BMW Group. In some cases, after careful review, we transfer your personal data to BMW Group, which is then responsible for further processing. Such a data transfer may occur under the following circumstances and for the following purposes:

If you have previously given your express consent to share your personal data with other BMW Group companies for promotional or marketing purposes;
During group reporting, it is possible that we transfer personal data; for example, we transfer data for the respective vehicle identification numbers in the case of leased vehicles for the assessment of residual values. To protect your interests, additional security measures and controls are implemented where necessary, such as strict limitations on access to personal data, restrictions on data use, security measures, retention periods, as well as personal data saving measures such as collecting only relevant personal data;
In some cases it is necessary to process and retain your personal data for example due to joint consolidated accounting in accordance with International Financial Reporting Standards (IFRS) for companies.

Personal data processed by us and/or BMW Group is preferably processed within the EU.

If personal data is processed in countries outside the EU, Alphabet uses standard EU contracts, including appropriate technical and organizational measures, to ensure that your personal data is processed at the same level as applies under European data protection.

In some countries outside the EU, such as Canada and Switzerland, the EU has already established a level of data protection comparable to that of Europe. A comparable level of data protection means that no special consent or agreement is required for data transfers to these countries.

Basis for processing: consent, legal basis and legitimate interest.

You can access the personal data we hold about you through My Alphabet, our online CRM portal. If permitted, it is also possible to change your personal data there.

You can also view and possibly also change your consent for promotional communications, newsletters, and other marketing communications here.

However, the settings for the use of your personal data by service partners cannot be changed in your online account. To change them or if you have any questions about the use of this personal data here, you should therefore contact the respective service partners directly.

In accordance with the GDPR, you as an individual have the following rights that you may use in your relationship with us. The following section explains your rights as defined in the AVG. Depending on the type and scope of your request, we may ask you to submit your request in writing.

Your consent and changes to your preferences:

We offer you the possibility to indicate yourself whether we may use/process your personal data for commercial approach (offers) or analysis purposes (surveys). An overview of the choices we have registered from you can also be found in the My Alphabet portal. Here we also offer the possibility of easily changing your previously made choices at any time.

Right of inspection (Article (15 GDPR)

Under this right, you can always ask us about your personal data that we possess. In particular, you can inquire about the categories of data, processing activities, purpose of processing, origin of personal data, and, if applicable, the recipients to whom we forward your data to.

If you would like to understand the personal data that are processed about you by Alphabet, we would first refer you to the My Alphabet portal. Here you can view the personal data we have received from you and your personal data relating to your vehicle (such as refuelling, damage and traffic and parking fines).

If you cannot find the information you are looking for you can request to see it. This information is provided free of charge. If you are interested in additional overviews, we reserve the right to charge you a fee for these additional copies. You can receive this overview by sending a letter to:

BMW Financial Services Netherlands B.V.
Attn: Compliance Department/Data Protection Officer
Takkebijsters 59
P.O. Box 6890
4802 HW Breda

Please enclose a copy of a valid legal proof of identity; this should be provided in accordance with instructions from the central government (see attached link:

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs).

Right to rectification (Article 16 GDPR)

If you found a mistake in your data, it got outdated, or changed, you can, and you are encouraged to ask us to correct your personal data. We will take appropriate measures to ensure that the personal data we hold about you are processed correctly and kept as up to date as possible, based on the latest information available to us.

Right to delete your personal data (Article 17 GDPR)

You can make a request to delete your personal data. We can comply with this request if one of the further listed legal requirements are met. In accordance with Article 17 of the AVG, we can delete your data if:

Your personal data are no longer necessary for the purpose for which they were obtained or processed,
You withdraw your consent, which was the basis for processing the personal data and there is no other legal basis for processing,
You object to the processing of your personal data and there is no other legitimate reason to process them or if you object to the processing of your personal data for direct marketing,
If the personal data have been processed unlawfully.
Or if the processing is not necessary

However, there are instances in which we can reserve the right to retain your personal data despite your deletion requests. We continue to process your personal data if is necessary for:

Exercising the right of freedom of expression and information
Compliance with a legal obligation
Reasons of public interest in the area of public health
Archiving purposes
Establishment, exercise or defence of legal claims.

Right to block your data / to restrict processing (Article 18 GDPR)

You can request us to restrict / block the processing of your personal data if:

You contest the accuracy of your personal data - this can only be done for the period we need to verify the accuracy of your data
Processing of the personal data is unlawful, but you do not wish to have the personal data deleted and instead request a restriction of use.
We no longer need your personal data, but you need the personal data to assert or exercise legal claims or defend against legal claims;
You have lodged an objection to the processing, but it has not yet been decided whether our lawful grounds outweigh your reasons.

Right to data portability (Article 20 GDPR)

At your request, and if technically feasible, we may transfer your personal data to another responsible entity, or you can obtain certain personal data from us on a transferable data carrier. This right applies only if the data processing is based on your consent or is required to perform a contract.

Right of objection (Article 21 GDPR)

You may object to the processing of your personal data at any time for reasons arising from a particular situation for you, provided that the data processing is based on your consent or our legitimate interest or that of a third party. In this case, we will no longer process your personal data. The latter does not apply if we can demonstrate that there are compelling, defensible reasons for processing that outweigh your interests. Or if we need your personal data to assert or exercise legal claims or defend against legal claims.

Rights with regards to automated decision-making (Article 22 GDPR)

When entering into or amending a financing and leasing contract, we process data using automated decision-making. We do this only for the purpose of assessing creditworthiness, to make a financing or leasing proposal, or an offer to change the instalment plan.

We may make automated decisions if the decision:

Is necessary for the performance of a contract (e.g. for the application for Alphabet Private Lease),
Is permitted under a provision of Union law or Member State law (e.g. for fraud detection) or
We have obtained your express consent to do so.

If you do not agree with the decision, you can contact us. You have the following options in doing so:

A request for a new assessment by one of Our employees (right to human intervention);
The right to express your point of view; and
The right to object to the decision.

Timelines to meet your individual rights

Generally, we will do our best to comply with your request within 30 days. However, this time limit may be extended for reasons related to the specific rights of data subjects / depending on the reason underlying a specific individual right, due to the complexity of your request or due to unforeseen circumstance which may prevent us from addressing your request

Limitation in providing information regarding your rights

If you make a request regarding the exercise of your rights to us, we will soon let you know whether and to what extent we can fulfil your request. In some cases, we may refuse this request, for example, if you ask us to delete personal data that we still need for tax reasons or other legal requirements. If this is the case, we will explain why we cannot fully comply with your request.

Contacting us

If you have any questions about our use of your personal data, how we handle it or about this Privacy Statement, please contact the responsible Data Privacy Protection Officer (DPPO) using the address details below:

Email address: data_privacy@bmw.nl

Complaint to the Personal Data Authority

Alphabet takes your comments/concerns and rights regarding the processing of personal data seriously. However, if you are of the opinion that we have not properly handled your comment or objection in this regard, you have the right to submit a complaint about this to the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).

Data Protection Authority

P.O. Box 93374

2509 AJ The Hague

Hoe kunnen we helpen?