Lexique

Ce lexique vous aidera à vous familiariser avec la terminologie généralement employée autour de la Location Longue Durée et de la gestion de flotte.

Les définitions sont données à titre indicatif de façon à faciliter la compréhension de la LLD : produits et services, véhicules, fiscalité, aspects contractuels.

A

AlphaCity

AlphaCity est la solution d'autopartage d’Alphabet pour les entreprises :

- innovante, pensée et développée pour répondre aux attentes des sociétés

- simple d’utilisation et permettant aux collaborateurs de disposer en quelques clics d’un véhicule à la demande pour leurs trajets occasionnels, qu’ils soient professionnels ou personnels

AlphaElectric

AlphaElectric est une solution complète pour accompagner l’électrification des flottes de véhicules d’entreprise.

Alphabet guide ses clients à travers trois étapes :

1 – Analyse de la flotte et choix de véhicules électriques

2 – Choix et installation d’une infrastructure de charge appropriée

3 – Choix de services innovants permettant de simplifier la mobilité électrique (véhicule thermique à la demande, carte de recharge, …)

AlphaGuide

AlphaGuide est une application pour Smartphone développée par Alphabet en version iOS, Android et Windows Phone (disponible sur l’AppStore, Play store et Windows Store).
AlphaGuide est un véritable assistant personnel de mobilité avec son agenda de mobilité incluant tous les rendez-vous de votre calendrier. Elle permet également aux conducteurs d’avoir en permanence à portée de main les outils et informations utiles concernant leur véhicule de fonction.

Amortissement

Constatation en écriture de la dépréciation définitive que subissent, par suite de l’usure, du temps ou pour tout autre motif, de nombreux éléments corporels et parfois incorporels de l’entreprise. L’amortissement peut être linéaire ou dégressif.

Pour ce qui est des véhicules, le seuil est désormais de 9 000 € ou 18 300 € selon que le véhicule dégage plus ou moins de 200 g de CO2 par km. Pour les véhicules utilitaires (dont les véhicules de société), l’amortissement se fait sur la totalité du prix d’acquisition. Par exemple, pour un véhicule acheté 21 000 € TTC le 1er janvier, amorti sur 5 ans, l’annuité comptable d’amortissement est :

21 000 x 20 % = 4 200 €. L’amortissement est déductible du revenu imposable, sous certaines conditions

Amortissement Non Déductible (AND)

Pour le calcul de l’impôt sur les sociétés, les entreprises peuvent, de manière générale, déduire de leur revenu imposable les loyers de leurs véhicules en LLD.

Deux exceptions cependant :

L’article 39-4 du Code Général des Impôts exclut des charges déductibles pour le calcul de l’impôt sur les sociétés l’amortissement des voitures particulières (VP) pour la fraction de leur prix d’acquisition qui dépasse 18 300 €, ces véhicules étant considérés comme somptuaires. Par exemple, pour une voiture achetée 21 000 € TTC le 1er janvier, amortie sur 5 ans, l’annuité comptable d’amortissement est : 21 000 x 20 % = 4 200 €. La somme à réintégrer à la déclaration de revenu est donc : (21 000 – 18 300) x 20 % = 540 €
L’article 18 de la Loi de Finances 2006 modifie cet article 39-4 pour les véhicules dont les émissions de CO2 dépassent les 200 g/km. Le seuil de prix d’acquisition est alors fixé à 9000 €.

Autopartage

Dispositif permettant à une collectivité à mettre à disposition de ses membres un ou plusieurs véhicules pour leurs déplacements ponctuels. Voir AlphaCity.

Avantage en nature

Selon la définition de l’URSSAF, « les avantages en nature sont constitués par la fourniture par l’employeur à ses salariés de prestations (biens ou services) soit gratuitement, soit moyennant une participation du salarié inférieure à leur valeur réelle ».

Accordés aux dirigeants, collaborateurs ou salariés d’une entreprise, ces suppléments de rémunération font partie intégrante des revenus des personnes concernées. Ils sont soumis à la législation fiscale comme à la législation sociale en vigueur. Les avantages en nature, qui doivent être distingués des remboursements de frais, sont soit pris en compte pour leur coût réel, soit évalués forfaitairement (véhicule de fonction).


B

Bonus écologique

Dispositif gouvernemental destiné à favoriser les véhicules émettant le moins de CO2. Cela se traduit par une réduction sur le prix d’achat, qui doit être défalquée et précisée sur la facture.

Borne de recharge

Une borne (ou station) de recharge est l'infrastructure qui permet la recharge d’un ou plusieurs véhicules électriques.


C

« Car Policy » (politique automobile)

Ensemble des règles de gestion de la flotte automobile d’une entreprise :

  • Conditions d’attribution d’un véhicule à un collaborateur
  • Définition de l’usage autorisé des véhicules : usage privé et/ou professionnel, conducteur(s) autorisés), kilométrage autorisé, loi de roulage, durée d’utilisation…
  • Assurance et responsabilité
  • Prise en charge des différents frais inhérents à l’utilisation du véhicule (assurance, carburant, etc…)

Carte carburant

Mise à la disposition des collaborateurs, la carte carburant permet l’enlèvement de carburant dans les stations-services du réseau de la carte, sans frais pour le conducteur.

Chargé(e) de clientèle

Chez Alphabet, les chargé(e)s de clientèle sont des collaborateurs du département « Service clients ». Leurs missions consistent à garantir la bonne gestion des portefeuilles clients et à apporter du support aux équipes commerciales d'Alphabet présentes sur le terrain.
Les chargé(e)s de clientèle sont donc les premiers interlocuteurs des clients d’Alphabet et assurent la relation commerciale quotidienne en support du chargé d’affaires.

Covoiturage

Utilisation d'une même voiture particulière par plusieurs personnes effectuant le même trajet, afin d'alléger le trafic routier et de partager les frais de transport.

Cotation

Une cotation est une offre éditée par Alphabet pour son client, présentant le montant du loyer mensuel calculé sur la base du prix du véhicule, de la durée du contrat de location longue durée et du kilométrage prévu sur cette durée. La cotation inclut également le coût mensuel des prestations complémentaires qui peuvent être souscrites en complément du contrat de LLD : maintenance, assurance, pneumatiques, carte carburant, véhicules relais.

Carte de service

La carte de service est remise au conducteur lorsqu’il prend livraison de son véhicule. Sur cette carte figurent les identifiants du contrat de Location Longue Durée : nom de l’entreprise, marque, type et immatriculation du véhicule. Cette carte sert d’interface entre les différents prestataires de service (garage, fournisseurs de pneus,…) et la plate-forme technique d’Alphabet. Elle doit être présentée par le conducteur pour toute demande d’intervention.

Catégories de véhicules

Les véhicules sont classés en 3 catégories distinctes :

  • Véhicules Particuliers (VP) : Véhicules à moteur, conçus pour le transport de personnes, ayant au moins 4 roues, comportant, outre le siège du conducteur, 8 places assises au maximum et dont le poids total en charge autorisé est inférieur à 3,5 tonnes. Ce sont les voitures de tourisme de tout un chacun, dénuées d’aménagements spéciaux.
  • Véhicules Utilitaires Légers (VUL) : véhicules destinés à une utilisation professionnelle (commerciale ou industrielle). Les VUL sont aménagés pour transporter du matériel, des marchandises ou des personnes. Le PTAC d’un VUL est inférieur à 3,5 tonnes. la largeur de ces véhicules ne doit pas dépasser 2.55 mètres (2.60 mètres pour les véhicules frigorifiques) et la longueur, 12 mètres.
  • Véhicules Industriels (VI): ce sont tous les véhicules ayant un poids total en charge supérieur à 3,5 tonnes, soit les fourgons nécessitant le permis C, les minibus, autobus, camions avec ou sans remorque, tracteurs et semi-remorques.

CGL - Conditions Générales de Location.

Tout contrat de Location Longue Durée comprend des Conditions Générales de Location.

Celles-ci définissent les conditions commerciales de l’ensemble des prestations proposées par le loueur : mise à disposition des véhicules, conditions d’utilisation, paiement des loyers, garantie, règles d’entretien et de réparation, taxes, frais de remise en état, assurances, conditions de rupture du contrat, etc…

Pour donner un cadre de référence, le SNLVLD a élaboré des CGL-types : http://www.snlvld.com/site/la-lld/conditions-generales-de-location.html

Cheval Fiscal

Le cheval fiscal (« CV ») est une unité élaborée par l’administration pour calculer la puissance fiscale des véhicules. Celle-ci permet d’établir le montant de la taxe sur les certificats d’immatriculation des véhicules.

Basée à l’origine sur la seule puissance du moteur, le calcul de la puissance fiscale combine aujourd’hui cette puissance et les émissions CO2 du véhicule.

Si C représente les émissions CO2 et P la puissance du moteur (en chevaux DIN), alors la puissance fiscale Pf est :

  • Pf = C/45 + (P/40)1,6

Sur une carte grise, le nombre de chevaux fiscaux d’un véhicule est indiqué dans la colonne « P.6 ».
Le montant de la taxe d’immatriculation varie selon le département d’immatriculation.

Pour en savoir plus sur l’imposition liée aux chevaux fiscaux des véhicules :

  • Le texte de loi sur le calcul de la puissance fiscale (art. 62)
  • Les tarifs de la carte grise par région

E

Entretien

L’entretien souscrit dans le cadre d’un contrat de Location Longue Durée prend en charge les opérations suivantes pendant le déroulement du contrat :

  • Opérations d’entretien préconisées par le constructeur,
  • Réparations mécaniques et électriques,

  • Remplacement des pièces d’usure,

  • Fourniture et appoint des lubrifiants,

  • Remplacement des balais essuie-glaces et des ampoules,

  • Contrôles techniques.

La prestation entretien proposée par Alphabet inclut une assistance 24/24

Epave

Automobile accidentée ou trop usagée pour pouvoir être réparée et qui est destinée à la casse.

Expert automobile

L'expert automobile apprécie les dommages subis lors d'un accident, recherche les causes du sinistre, détermine les responsabilités techniques éventuelles et joue un rôle d'arbitre en cas de conflit entre les parties.
Lorsqu'il est désigné par un tribunal, l'expert peut avoir à évaluer le montant des préjudices matériels subis. L'expert automobile maîtrise non seulement la technique automobile, mais également la législation en matière d'assurances, de responsabilité, de code de la route. Il doit être au courant de la valeur d'un véhicule pour évaluer le montant des dégâts et la durée des réparations. L'expert automobile peut travailler pour un bureau d'experts (salarié ou indépendant), seul (indépendant) ou pour une compagnie d'assurances (salarié).

Eco-conduite

Ensemble de techniques et de réflexes de conduite visant à économiser la consommation de carburant mais aussi les émissions de CO2, les pneumatiques, et les éléments mécaniques des véhicules. L’éco-conduite est, de plus, un vecteur de sécurité : les conducteurs qui l’adoptent causent ou subissent moins d’accident que la moyenne.

D'après Smolders et Kampman (2006), elle consiste essentiellement à faire tourner le moteur à bas régime et à maintenir une conduite souple et une vitesse stable en évitant au possible les accélérations et les freinages brutaux.

Etat standard de restitution

A la fin d’un contrat de Location Longue Durée, les véhicules restitués sont sensés se trouver dans un état d’usure entrant dans le cadre de « l’état standard » défini par le SNLVLD (Syndicat National des Loueurs de Véhicules Longue Durée) et normalement repris en annexe des conditions générales de location. Les éventuelles réparations nécessitées par la remise du véhicule en l'état standard sont à la charge du locataire.

Etat standard de restitution défini par le SNLVLD : http://www.snlvld.com/site/la-lld/conditions-generales-de-location.html


F

Frais de remise en état

A la fin d’un contrat de location, les véhicules restitués sont sensés se trouver dans un état d’usure entrant dans le cadre de « l’état standard » définit par le SNLVLD (Syndicat National des Loueurs de Véhicules Longue Durée). Pour tout véhicule présentant une usure anormale ou un entretien déficient, le bailleur peut facturer à son client des frais de remise en état correspondant à l’ensemble des réparations nécessaire pour ramener le véhicule à son état d’usure « normal ».

Les contrats de location prévoient néanmoins une franchise de remise en état en-deçà de laquelle aucun frais de remise en état ne sera facturé. L’écart entre l’état standard de restitution et l’état d’usure constaté d’un véhicule donné est établit par un examen contradictoire conduit par le locataire ou son mandataire et un professionnel désigné par le loueur.

Plus d’information sur les frais de remise en état, consultez la page du SNLVLD concernant la restitution des véhicules : http://www.snlvld.com


G

Gestion de flotte

Les entreprises qui souhaitent se libérer des contraintes liées à une gestion interne de leur flotte de véhicules peuvent externaliser celle-ci. Les véhicules utilisés (VP, VU, VS) sont pris en Location Longue Durée auprès de loueurs spécialisés. Les contrats de location sont mis en place pour des durées allant de 12 à 60 mois et des kilométrages compris entre 15 000 et 150 000 km. Ces contrats sont complétés par des prestations incluses aux loyers, conçues pour optimiser la mobilité des conducteurs : entretien, assistance , assurance, changement des pneumatiques, carte carburant, véhicule de remplacement en cas de panne ou d’accident.

Les contrats de Location Longue Durée sont accessible à toutes les entreprises quelle que soit leur taille et la taille de leur parc, de 1 véhicule à plusieurs milliers.


I

Indemnités kilométriques (IK)

Les indemnités kilométriques (« IK ») sont les indemnités versées par l’entreprise aux collaborateurs pour compenser les frais inhérents à l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles.

Chaque année, l’administration fiscale définit un barème d’indemnisation prenant en compte le nombre de kilomètres réalisés et la puissance fiscale du véhicule (CV).

Plus d’informations sur les indemnités kilométriques : Barème fiscal d’indemnisation


L

Livraison

La livraison de votre véhicule intervient en moyenne entre 2 ou 3 mois après la commande de celui-ci. La location prend effet dès le transfert au locataire de la garde juridique du véhicule, matérialisée par la signature du procès-verbal de livraison.

Au moment de la livraison, le conducteur se voit remettre une "pochette conducteur" contenant les éléments suivants :

  • Procès-verbal de livraison
  • Certificat d'immatriculation
  • "Carte Services" Alphabet
  • Carte Verte d'assurance (si souscrite auprès d'Alphabet)
  • Carte carburant (si souscrite auprès d'Alphabet)
  • Numéros utiles pour joindre vos interlocuteurs chez Alphabet

Location Longue Durée (LLD)

Les entreprises qui souhaitent se libérer des contraintes liées à une gestion interne de leur flotte de véhicules peuvent externaliser celle-ci. Les véhicules utilisés (VP, VU, VS) sont pris en Location Longue Durée auprès de loueurs spécialisés. Les contrats de location sont mis en place pour des durées allant de 12 à 60 mois et des kilométrages compris entre 15 000 et 150 000 km. Ces contrats sont complétés par des prestations incluses aux loyers, conçues pour optimiser la mobilité des conducteurs : entretien, assistance, assurance, changement des pneumatiques, carte carburant, véhicule de remplacement en cas de panne ou d’accident.

Les contrats de Location Longue Durée sont accessibles à toutes les entreprises quelle que soit leur taille et la taille de leur parc, de 1 véhicule à plusieurs milliers.

Location moyenne durée (LMD)

La location moyenne durée concerne la mise à disposition d’un véhicule pour une période allant de 1 à 12 mois. Ce type de location vient souvent en complément de contrats de location longue durée. Il apporte une flexibilité supplémentaire aux entreprises dans la gestion de leur parc. En effet, la location moyenne durée permet de répondre à des besoins ponctuels de véhicules, rencontrés par exemple dans les cas suivants :

  • La livraison d’un nouveau véhicule est reportée et l’entreprise a besoin d’un véhicule d’attente,
  • L’entreprise connaît un accroissement temporaire d’activité,
  • L’entreprise a besoin de mettre un véhicule à la disposition d’un nouveau collaborateur pendant sa période d’essai,
  • Elle a ponctuellement besoin d'équiper en véhicules une force de vente supplétive

Location courte durée (LCD)

La location courte durée concerne la location de véhicule pour des périodes allant de 1 jour à 1 mois. Il s’agit d’une forme très courante de location de véhicule, qui est principalement utilisée par les particuliers.


M

Maintenance

La maintenance (ou entretien) souscrite dans le cadre d’un contrat de Location Longue Durée prend en charge les opérations suivantes pendant le déroulement du contrat :

  • Opérations d’entretien préconisées par le constructeur,
  • Réparations mécaniques et électriques,
  • Remplacement des pièces d’usure,
  • Fourniture et appoint des lubrifiants,
  • Remplacement des balais essuie-glaces et des ampoules,
  • Contrôles techniques.

La prestation maintenance proposée par Alphabet inclut une assistance 24/24


Malus écologique

Le malus écologique est une taxe due à l’achat d’un VP émettant plus de 130g de CO2/km. Les VU sont exonérés de malus écologique. Dans le cadre d’une location longue durée, il est du par le loueur au moment de la première immatriculation d’un véhicule.

Motocyclette

Véhicule de catégorie L3e ou L4e et dont la puissance n'excède pas 73,6 kilowatts (100 ch) ; l'adjonction d'un side-car à une motocyclette ne modifie pas le classement de celle-ci :

  • Véhicule de catégorie L3e : véhicule à deux roues sans side-car, équipé d'un moteur d'une cylindrée supérieure à 50 cm ³ s'il est à combustion interne et /ou dont la vitesse maximale par construction est supérieure à 45 km /h
  • Véhicule de catégorie L4e : véhicule à deux roues avec side-car, équipé d'un moteur d'une cylindrée supérieure à 50 cm ³ s'il est à combustion interne et / ou dont la vitesse maximale par construction est supérieure à 45 km /h

P

Pneumatiques

La prestation pneumatiques prévoit la mise à disposition d’un nombre prédéfini de pneus été et/ou hiver pour les véhicules de votre flotte en fonction de leur loi de roulage ainsi que leur remplacement dans les réseaux agréés.

Une prestation très complète qui comprend :

  • Remplacement des pneumatiques selon le nombre souscrit dans votre contrat de Location Longue Durée et le modèle de première monte (ou équivalent)
  • Montage
  • Equilibrage
  • Réparation crevaison
  • Géométrie

Prix de Revient kilométrique (PRK)
Le prix de revient kilométrique (PRK) renseigne précisément sur le coût d’utilisation de la voiture en fonction de plusieurs paramètres :

  • Durée d’utilisation
  • Consommation
  • Prix du carburant
  • Entretien
  • Assurance
  • Taxes

R

Restitution du véhicule

La restitution du véhicule doit être effectuée par le conducteur à la fin du contrat de location.

Étape finale du déroulement d’un contrat de location longue durée, la procédure de restitution du véhicule est un acte décisif.

En effet, elle détermine et certifie :

  • La date de fin du contrat et par conséquent l’arrêt de la facturation.
  • Le kilométrage total réellement effectué.
  • Le transfert de la garde juridique du véhicule


Restitution Anticipée

On parle de restitution anticipée lorsqu’un véhicule est restituté au loueur avant la date de fin du contrat de Location Longue Durée prévue initialement


S

Sinistre

Le sinistre est un évènement qui englobe tout dommage matériel ou corporel entrainant une indemnisation de la part de l’assurance assurance du conducteur ou de l’assurance du tiers identifié mis en faute. Les différents types de sinistre sont l’accident, le vol, l’incendie, le bris de glace.

Scooter

Véhicule motorisé routier à deux ou trois roues caractérisé par des roues de faible diamètre, un cadre ouvert formant plancher et un carénage.
Jusqu’à 50cm3, le scooter entre dans la catégorie des cyclomoteurs ; au-delà de cette cylindrée, il fait partie des motocyclettes. On parle de maxi-scooter quand la cylindrée dépasse 250 cm3.
Il existe aujourd’hui des scooters à trois roues, qui ont une cylindrée supérieure à 125 cm3 et peuvent se conduire avec un permis de catégorie B.
Historiquement à moteur thermique, les scooters sont de plus en plus proposés avec un moteur électrique.


T

TVA

La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est un impôt général de consommation. L’achat et la location d’un véhicule automobile (VP et VU) sont soumis à la TVA au taux normal (20%). Néanmoins les entreprises peuvent récupérer la TVA lorsqu’elles achètent ou qu’elles louent :

  • Un Véhicule Utilitaire (VU) ou un Véhicule Utilitaire Léger (VUL)
  • Un Véhicule Industriel (VI)
  • Un Véhicule Particulier (VP) destiné à une auto-école ou au transport de personnes (taxi, VSL…)
  • Un VP destiné à la location ou à la revente en l’état, pour autant qu’il constitue un stock et non une immobilisation.

Pour l’ensemble de ces véhicules, la récupération de TVA concerne l’achat mais aussi les loyers (en crédit-bail et en LLD).

TVS

La TVS (Taxe sur les Véhicules de Société) concerne toutes les voitures particulières (VP) de moins de 10 ans utilisées au sein de l’entreprise. Toutes les sociétés à but lucratif, ayant leur siège social ou un établissement en France, sont soumises à la TVS.
Elle s'applique aux véhicules de tourisme, immatriculés ou non en France, que la société possède ou utilise en France, quel que soit leur usage.

Les véhicules émettant moins de 50 g de dioxyde de carbone par kilomètre ne sont pas soumis à la taxe.

Certaines exonérations peuvent être appliquées, soit en fonction de l'activité de l'entreprise (exonération permanente), soit pour les véhicules hybrides (exonération temporaire).

TCO

Le TCO (« Total cost of ownership ») représente le coût total de détention d’un véhicule en location longue durée. Il prend en compte le montant du loyer financier, celui des prestations complémentaires, l’impact de la fiscalité sur le véhicule, la consommation de carburant.

Tricycle à moteur :

Véhicule de catégorie L5e, dont le poids à vide n'excède pas 1 000 kg, et dont la charge utile n'excède pas 1 500 kg pour les tricycles destinés au transport de marchandises et 300 kg pour les tricycles destinés au transport de personnes.


V

Valeur résiduelle

La valeur résiduelle (VR) d’un véhicule correspond à l’estimation de sa valeur de revente à la fin du contrat de location longue durée. Elle est notamment prise en compte pour calculer les montant des loyers au début du contrat

Véhicule Relais

La prestation Véhicule Relais est proposée en complément du contrat de location longue durée. Elle permet de disposer d’un véhicule en cas de panne, accident, vol, destruction du véhicule ou pendant les opérations d’entretien. La prestation Véhicule Relais est intégrée au loyer LLD, ce qui garantit une continuité parfaite des déplacements des collaborateurs pour un coût optimisé.

Véhicule électrique

Une voiture électrique est un véhicule dont le moteur fonctionne grâce des batteries (par opposition au véhicule thermique). Celles-ci doivent être rechargées par une source d’alimentation externe via une borne de recharge.

Véhicule Hybride

Les véhicules hybrides sont équipés d’un moteur combinant une source d'énergie thermique avec une source d'énergie électrique.

Trois architectures d'hybridation sont possibles :

en série (le moteur thermique recharge la batterie sans fournir directement de couple à l'essieu),
en parallèle (le moteur thermique fournit sa puissance à l'essieu via une transmission classique),
à dérivation de puissance (le moteur thermique fournit de la puissance à l'essieu et recharge la batterie).

Véhicule hybride rechargeable

Un véhicule hybride rechargeable est un véhicule équipé à la fois d’une batterie rechargeable sur secteur ET d’un moteur thermique (ICE). Une grande part de l’énergie fournie à la batterie électrique est récupérée en décélération. L’autonomie électrique étant limitée, le véhicule hybride rechargeable peut aussi être chargé à partir d’une source extérieure.

Véhicule particulier (VP)

Cette catégorie regroupe l’ensemble des voitures de tourisme dénuées d’aménagements spéciaux.

Voiture Fiscale (VF)
Aussi appelée voiture de société (VS), la voiture fiscale est un véhicule de tourisme transformé en utilitaire 2 places (retrait de la banquette arrière).