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ENGIE plein d’éloges pour Fleet Agent, notre outil de gestion de flotte en ligne

ENGIE vol lof over Fleet Agent, onze online fleet management tool

En collaboration avec l'équipe d’ENGIE Fleet, Eddy Van dycke gère une flotte de 8 600 véhicules et offre les services nécessaires depuis cette société séparée. Ce service est offert à tous les départements au sein du groupe ENGIE, mais aussi aux clients externes. Après 30 ans d’expérience dans le métier - dont presque 20 ans chez ENGIE - il parle toujours de sa ‘passion’. Une passion dans laquelle l’outil Fleet Agent s'inscrit parfaitement. L’histoire d’un grand consommateur professionnel depuis le tout début.

C’est un outil complet, intuitif et complétement intégré dans nos processus de commande.

 

8 600 véhicules, dont 2 300 véhicules utilitaires et 6 000 véhicules particuliers : c’est la flotte de matériel roulant qu’Eddy Van dycke gère en tant que Business Support Manager chez ENGIE Fleet. Non seulement pour les différents départements d'ENGIE, mais aussi pour d’autres entreprises souhaitant des services de flotte allant de la commande de véhicules de leasing à l’accompagnement complet de la gestion de flotte, jusqu’au conseil.  

Une passion

Quand Eddy Van dycke porte sa casquette de Business Support - qui n'est pas la seule, car il est aussi Supplier Relations Manager - il soutient les clients internes et externes avec son équipe de cinq personnes. Leur domaine, c’est le service à la clientèle, la gestion de sinistres, l’énergie et tout ce qui y est lié.

C’est un domaine qui évolue fortement.

Dans le passé, la politique de gestion du parc automobile ou car policy restait souvent inchangée pendant des années. Aujourd’hui, il faut s’adapter en permanence. Pour gérer une flotte, il faut connaître le marché, mais aussi avoir des compétences en matière de RH et savoir exactement comment fonctionne la fiscalité belge. Mais si les voitures et la gestion de flotte sont votre passion, vous n'avez pas l'impression de travailler. Nous partageons tous cette passion.”

Il faut être passionné, car le défi est grand. Chaque client demande un niveau de service différent, a son propre profil, sa propre politique de gestion du parc automobile et sa méthode de calcul. La taille de la flotte fait également une différence. En plus, la mobilité se trouve dans une phase de transition. Par exemple, une plus grande diversité de motorisations avec des clients qui préparent leur flotte pour l’avenir à des vitesses différentes.

Il faut souvent agir rapidement, mais ce n’est pas toujours facile. L’expertise que nous avons acquise ici nous aide certainement. Grâce au volume de notre flotte, nous pouvons profiter de synergies. En résumé : les meilleures pratiques pour un client peuvent être appliquées à un autre. Avec 2 000 demandes de devis par an, nous ne devons pas faire d’étude de benchmarking séparée.”

Fleet Agent depuis 2012

La collaboration d’ENGIE Fleet et d’Alphabet remonte déjà à 2005. C’était encore sous le nom d'ING Car Lease. Au centre de cette collaboration, se trouvait - et se trouve toujours - le leasing de voitures, où les utilisateurs choisissent et commandent les véhicules. La gestion totale de ces véhicules de société est soutenue par l’outil Fleet Agent. ENGIE Fleet l’a découvert en 2011 et a commencé à l’utiliser à partir de 2012.

Fleet Agent en résumé

L’outil en ligne Fleet Agent d’Alphabet vous permet

  • 24h/24 et 7j/7
  • de gérer votre flotte facilement

Fleet Agent contient plusieurs fonctions, par exemple :

  • l’option de calcul et la gestion des commandes ;
  • la facturation et les paiements ;
  • les informations sur tous les véhicules de votre flotte ;
  • certaines fonctions en libre-service pour effectuer rapidement des changements, tels que les changements de conducteur, les changements d’adresse.

Les conducteurs ont accès à certaines fonctions, afin de :

  • configurer leur propre véhicule ;
  • faire des simulations de prix ;
  • consulter la politique de gestion du parc automobile ;
  • introduire une demande d’indemnisation ;
  • modifier leurs données personnelles.

 

Entre-temps, Fleet Agent est entièrement intégré dans nos processus et nous utilisons une même méthode de calcul pour tous nos clients finaux avec leurs différents systèmes. C’était beaucoup de travail, mais le résultat vaut la peine. Alphabet a apporté des idées et des solutions pour l'intégration de l’outil à tous les niveaux."

Je peux dire que nous sommes très satisfaits de Fleet Agent. Depuis presque dix ans.”

Fleet Agent: quelles fonctions ?

L’outil offre beaucoup de fonctions. Quelles sont les fonctions que vous utilisez ?

Tout d’abord, Fleet Agent est un outil très complet. Nous utilisons presque toutes les fonctions en permanence. Il n'y a que la gestion des sinistres qui est traitée séparément chez nous. Plus précisément, il s’agit de ceci :

  • Calculer facilement des tarifs de leasing
  • Créer et comparer des devis
  • Commander des véhicules
  • Faire le suivi des commandes
  • Consulter les détails du contrat
  • Exporter des informations de gestion en Excel
  • Chercher la valeur fiscale de véhicules de leasing
  • Calculer facilement les apports personnels

Les principaux avantages ?

Je peux les résumer en trois mots clés :

Fleet Agent est complet, intuitif et facile à intégrer dans les processus de commande

Ce sont les 3 arguments clés que nous mentionnerions pour convaincre d'autres entreprises.”

Qu’en pensent les utilisateurs finaux ?

Nous avons environ 3 500 utilisateurs finaux qui sont unanimement positifs, chez tous nos clients, internes et externes. Récemment, j’ai dû choisir ma nouvelle voiture et donc, j’ai encore été une fois utilisateur final.

Un grand avantage est que vous voyez immédiatement l’impact de certains choix sur le montant de leasing mensuel et le TCO lors de la configuration. C’est utile pour vous en tant qu'utilisateur, mais aussi pour le gestionnaire de flotte ou le responsable des RH. Sinon, il devrait expliquer beaucoup plus et mener plus de discussions. Ce n’est plus le cas, grâce à Fleet Agent !

Les devis demandés sont disponibles en temps réel. Vous voyez donc immédiatement l'impact de certains choix. C’est plus facile à comprendre par tous ceux qui ne s’occupent pas tous les jours de la gestion de flotte. En plus, le conducteur peut comparer sur la base de chiffres corrects et choisir parmi des motorisations/types de carburant différents. C’est aussi un avantage. 

L’accessibilité 24h/24 et 7j/7 est souvent citée comme un avantage. Il faut ajouter que c'est l’employeur qui décide ce qui est accessible ou non pour l’employé. Vous verrez par exemple que l’accès à Fleet Agent pour configurer une voiture est parfois indisponible de 8 à 17 heures. C’est possible.

Nous savons par expérience que choisir, calculer et commander une voiture se fait de façon rapide et facile. C’est positif, parce qu’en général on est très impatient de recevoir la nouvelle voiture (rires).

Reporting

Fleet Agent permet de générer régulièrement des rapports, comme il se doit pour un outil de gestion. À ce niveau, ENGIE Fleet en tant que client important d'Alphabet a demandé et obtenu une solution particulière.

Chaque semaine, nous recevons un rapport le plus détaillé possible. Il contient toutes les informations détaillées des commandes, mais aussi de tous les véhicules en circulation et arrêtés. Nous demandons un rapport similaire à tous nos partenaires de leasing. C’est pour vérifier et alimenter notre base de données, pour faire les analyses nécessaires et ainsi de suite.”

La hiérarchie financière, les RH, les conducteurs et même nos partenaires syndicaux sont très positifs sur Fleet Agent. Cela signifie quelque chose.”

Encore une dernière question : que faire en cas de problème ?

“Fleet Agent est soutenu par le service Web Support d’Alphabet qui est à notre service en cas de questions ou de problème. Avec 3 500 utilisateurs qui font des configurations, un problème ne peut pas être exclus. C’est vrai. Nous sollicitons donc intensément le département Web Support (rires). Mais ils arrivent toujours à tout réglé au plus vite. Et ça c'est fort apprécié !”

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