Internationale Ausschreibung effizient durchgeführt

veröffentlicht am 03. November 2016

Martin Cernansky, Key Account Manager International Clients

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auf internationaler Ebene ist die Selektion des richtigen Leasinganbieters ausschlaggebend. Wie sollte demnach eine Ausschreibung aufgesetzt und durchgeführt werden, sodass alle Provider ein gleiches Verständnis über Anforderungen und Rahmenbedingungen erhalten und die Erwartungen des Kunden erfüllen können?

Bei einer internationalen Ausschreibung ist eine gute Vorbereitung nicht nur die halbe Miete, sie ist matchentscheidend. Darum ist es ratsam, bereits im Vorfeld eine dezidierte Arbeitsgruppe in der Unternehmungszentrale zu bestimmen. Dieses Team braucht die Unterstützung aller Entscheidungsträger aus den betreffenden Abteilungen, um im weiteren Verlauf eine effiziente Implementierung zu gewährleisten. In einem ersten Schritt werden die internationalen Bedürfnisse sowie die darauf basierenden Ziele der Ausschreibung definiert und ein entsprechender Zeitplan erstellt. Parallel dazu wird auch die internationale Car Policy angepasst und aktualisiert. Erst nach Erstellung dieser Basis befasst sich die Arbeitsgruppe mit Ausschreibungs-Modellen, Anbietern, Arbeitsdokumenten und Vorgehensweisen. Dabei ist speziell bei der Erstellung der Arbeitsunterlagen eine eindeutige und verständliche Formulierung wichtig, damit den an der Ausschreibung teilnehmenden Anbietern möglichst wenig Spielraum für Interpretationen bleibt. Dies wird die spätere Auswertung und Umsetzung der Ausschreibung immens erleichtern. Und als letzte Massnahme sollte jeder teilnehmende Anbieter eine geeignete Ansprechperson auf internationaler Ebene wählen, welche die Ausschreibung einschliesslich Umsetzung von Anfang an bis zum Ende begleitet.

Gute Kommunikation führt zu guten Ergebnissen

Bei der Vermittlung von Inhalten spielt die Kommunikation eine zentrale Rolle. Nach dem Versand der Unterlagen – meistens Request for Information und Request for Proposal – müssen die eingeladenen Provider das gleiche Verständnis für die Ausschreibung und die verlangten Ziele haben. Dafür lohnt es sich, einen Termin mit den Beteiligten zu vereinbaren, um alle offenen Fragen zu klären. Eine aus Zeitgründen alternative Möglichkeit ist, die an der Ausschreibung teilnehmenden Provider alle gemeinsam für einen halben Tag aufzubieten und Ziele, Vorgehensweise sowie Zeitplan der Ausschreibung in einer Präsentation vorzustellen. Daneben bleibt genügend Zeit in kurzen Meetings für das Beantworten von individuellen Fragen der einzelnen Anbieter. Während des Tenders sollten die Zwischenergebnisse und das weitere Vorgehen an alle Beteiligten immer transparent und klar kommuniziert werden.

Auch in der letzten Ausschreibungsrunde ist es empfehlenswert, weiterhin persönliche Termine mit den Leasing-Anbietern zu vereinbaren, um die inkludierten Dienstleistungen und Ergebnisse zu besprechen. Dies trägt viel dazu bei, ein gegenseitiges Verständnis für die künftige Zusammenarbeit zu fördern. Die finale Entscheidung soll allen Anbietern schliesslich professionell verkündet werden. Dazu gehören sowohl Zusagen für die Gewinner ebenso wie konstruktive Feedbacks an die nicht gewählten Provider. Ein klar formuliertes International Framework und Service Level Agreement helfen, die vereinbarten Dienstleistungen in den verschiedenen Ländern umzusetzen und eine gute Basis für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zu schaffen.

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